在客户看到信第一眼就看到你所提供的产品，如能提供好的价格来吸引他最好了，要不然，很多人肯定当垃圾不理不睬。做外贸的人员都有这样的体会，开发信一天到晚，发个不停，可是几乎都象石沉大海一样。不知道是不是自己的开发信定得不好，不够吸引人，引不起人阅读的兴趣来？还是措辞方面可能有不当？一般第一次写给客户的开发信，应该如何措辞？要写得详细些好还是简单明了些好？标题应该用什么才不致于被人当作垃圾邮件删掉呢？
每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。他们宁愿写“Your letter has been received”，“Your complaint is being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”。
其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。
想象一下，如果您由于无法准时交货而在电话上跟您的合作伙伴表示歉意时，您会怎么说？我想您会说“I am sorry we cannot deliver the goods today”。既然在电话中您会这样说，为什么在信件中要改成“It is regretted that goods cannot be delivered today”？放弃这种所谓的“生意腔”吧，让您的信也象谈话那样简单，自然，人性化。
跟您一样，您的合作伙伴们每天都要阅读大量信函文件。所以，信函一定要写得简明扼要，短小精悍，切中要点。如果是不符合主题或者对信函的目的不能产生利益的内容，请毫不留情的舍弃它们。因为这些内容不仅不能使交流通畅，反而会混淆视听，非但不能让读者感兴趣，反而会让他们恼火，产生反感。
我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如your kind inquiry，your esteemed order等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。
特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。
还要提醒一点，中国人有句话叫做“过犹不及”。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好“度”，才能达到预期的效果。
就象前面提到的，要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。
在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了“goods have been sent”，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如“forward”“dispatch”等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。
当涉及到数据或者具体的信息时，比如时间，地点，价格，货号等等，尽可能做到精确。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。请在邮件中写上对方公司的名称，或者在信头直接称呼收件人的名字。这样会让对方知道这封邮件是专门给他的，而不是那种群发的通函，从而表示对此的重视。当然，如果您无法确定收信人的名字，那就在称呼一栏里写“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。
前面我们说过，商务信函不需要用华丽的词句。根据西方的语言习惯，他们更愿意使用简练而朴实的语言。所以当我们跟西方人进行商务沟通时，也要尽量避免华丽复杂的词句。比如“We look forward to a bright and glorious future of cooperation”，就不如直接写成“We hope to have the opportunity to work together with you in the future.”，这样才更加符合西方人的语言习惯。
这一点是特别针对写电子邮件的。也许很多人都没有意识到，事实上，E-mail的标题是很重要的一个部分，您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题“How are you?”，“Can we work together?”，建议您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile's Partnership Opportunity”或者“Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports.”这样您的邮件会显得更加专业。
怎样写开发信
分享如何有效地发邮件给国外客户
首先你要保证你的邮箱不在国际反垃圾邮件名录中，也就是你的邮件能顺利抵达客户的邮箱。
再次，掌握好发件时间，主要是时差问题，每个人一上班都会先处理邮件的，而最前面几封邮件即便不是他非常关注的，我相信他也会有心情看下去，堆积在后面的那可不一定了。所以你要算准客户那边上班的时间，尽量控制他打开邮箱的前一刻把邮件发到，那你的邮件曝光率自然会提升啦。
另外，邮件标题是需要随机处理的，一般来说你用best quotation再结合产品名称会比较好。另外标题中注明To：公司名，客户会更重视。
最后就是邮件的内容了，首先格式要规范，让客户一打开就知道出自正规大公司的邮件，这样他自然会多几分重视。开发客户的邮件，内容中要包含几个要素：1、你们公司及你个人的简单介绍 2. 你们的主推产品及比较优势 3. 你们详细的**** 4. 另外，你可以在邮件中注明如果得到他的反馈，你可以提供给多的信息给他参考，比如优惠的参考报价，详细的产品参数等等，以吸引他给你回复。其实还有很多小细节，需要自己去多积累，随机应变。想学好外贸，建议上szfob；
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花更多的时间在准备上，而真正提笔写信往往就是几分钟的功夫。只有在做好了充分的准备后，才能写一封落地有声的开发信。很多人抱怨说，对着一张白板，不知道从何写起。或者就是把一些开发信模板搬来，填进去一些产品信息，公司信息，****，一发了事，回复率不尽人意。其实我刚开始做外贸的时候也是这样，收集过很多模板，都大同小异。模板中的文字四平八稳，滴水不漏，但是总感觉缺少些什么，并且用模板的人多了，客户看的多了，就会很烦。东坡肉味道很好，但是能一口气吃下一打的我还没遇到过。
1，你认识并信任发件人；
3，邮件标题吸引人。
许多人写的开发信标题，大部分都有这样或那样的问题，写的还算科学的有一小部分，写的让人眼前一亮的就寥寥了。先把几个具有代表性的挑了出来，大家来一起看看：
这个标题是一个外贸销售员写的。我看了以后就问他为什么要这样写，他说写信就像聊天呀，刚一见面首先要打招呼。他的这句话我只同意一半，写信和聊天的确有像的地方，比如我们都应该用生活的语言。但是标题不是用来打招呼的。标题的作用是什么？就一句话：吸引客户的眼球。如果你是客户的话，看到How do you do? 会怎么想呢？会觉得你是一个优质供应商吗？还是会觉得是一封垃圾邮件？
2，manufacturer of cable shelf，ISO9001:2000
这个标题让客户知道你是做什么的,知道你是一个生产商，而且更进一步，说明了产品通过了ISO认证。那这样的标题好吗？比第一个好一点，但是有一个致命的问题，就是不够吸引人。和你同是manufacturer的供应商千千万万，客户为什么要打开你这一封。ISO认证就更是浮云了，大家都知道，花一点钱都能通过，老外客户也不傻。用3个字来形容就是“假大空”。
3，Hangzhou *** Export and Import Co., ltd ，seeking cooperation
和第二个标题类似，也是出现率很高的一种标题。表明了身份和写信的目的，但是还是缺乏新意。客人也许有空的时候打开看一下，忙的时候直接忽略了。
4，Price list for led lamp
这个标题看起来还是蛮有吸引力的。可是如果在开发信中就把价格报了出去，是不是有些操之过急呢？ 价格是我们的最后底牌，过早暴露有害无益。而且被价格吸引过来的客户往往对价格都很敏感和苛求。还有的时候，我们只是把price当作个噱头，当客户点开邮件却找不到价格，这个时候客户的心情就很难说了。
5. Lowest cost, highest quality
这个标题的出现率也很高。我用过很多次，但是效果都不好。原因有2个，一是口说无凭。你想说质量好，价格又低，请拿出证据来。二是这样写标题的人太多了，客人看的会很烦。
1， 简结，通俗，必要时，有名有姓。
2， 秀出你的公司，产品或者个人的亮点。
3， 避免人云亦云，通过新颖的措辞或创意吸引客户注意力，激发好奇心。
4， 具有一定或者相当足够的煽动性。
下面列出几个个人认为比较好的开发信标题供大家参考：
1， Manufacturer of bamboo flooring/Supplier of Wal-Mart
这个标题为什么好呢？前半部分告诉客户我是做什么产品的，后半部分告诉客户我是沃尔玛的供货商。因为我们公司原来和沃尔玛合作过，而能成为它的供货商条件还是很苛刻的。首先付款方式是O/A 90天，每3个月结一次帐，如果中间质量或交货期出了什么问题，货款就要扣下来或者打折了。其次沃尔玛的需求量是很高的，这就需要你的生产能力很强，同时保证质量和交货期符合要求。所以如果能成为沃尔玛的供货商，的确是公司的一大卖点。可以毫不犹豫的把它写到邮件标题里，吸引客户的注意。 Supplier of Wal-Mart 这一句就可以顶十句话。我用4个字概括叫做名人效应？如果告诉大家我认识凤姐，大家是不是也对我刮目相看了。
2，Re: Ecotimber/product catalogue /brief intro.
这个标题后半部分没有什么特别神奇的地方，关键是开头有一个“Re:”。一般我们在回复别人的邮件后，系统自动会在原来邮件前面加一个“Re:”表示这是一封回复邮件。如果在给客人写的第一封信中，就加上了“Re:”会给对方造成一种错觉，以为是自己写了一封邮件，然后你回复他。十有八九客户会点来看一看。这招还是蛮管用的，但是要慎用，属于不得已而为之的方法。
这个标题的杀伤力体现在指名道姓，平易近人。如果你知道你写信对象的姓名，那请你务必把它放到你的标题，正文中去。人多自己的名字总是很敏感。如果人群中有人叫你的名字，你会发现这个时候你的耳朵会特别尖。对于一个人最好的尊重就是首先要记得住他的名字。写邮件同样也如此。客户一眼扫过去，100个标题中，唯独你这一条中出现了他的名字，首先被点击的很可能就是你的邮件。
4, Stay Cool With Us--*** air conditioner supplier
这是一家卖空调的供应商，标题中Stay cool with us是一个英语的俗语， 意思是和我们在一起可以无忧无虑。同时cool又让人联想到空调，所以是一语双关。这就是一种创意，和老外做生意光有精明的头脑的同时，如果能加上一点幽默感和创意。保证你可以脱颖而出。
这个标题中，用了一个反问句，问客户你能立即解决你的问题吗？写信人的身份是一家外贸公司的业务员。外贸公司相对于工厂来说，显然具有一些劣势，但优势也是存在的。比如说提供的服务要更好，更灵活，更全面。从这个问句中就是这种优势的体现。
6, Is there a middle man draining your profit. Get rid of them, it’s information age.
同样的，这个标题大家看的出来适合于哪一类的供应商吗？没错就是工厂。工厂的优势在于物廉价美，在于定制，在于直接。这个标题就是很好的体现。
这是一个SOHO（SMALL OFFICE HOME OFFICE）外贸员写的一个标题，是一个反问句，反问客户凌晨3点你能找到你的供应商吗？因为国内外有时差，有的时候客户白天遇到问题，十万火急，但是我们这里越是深夜，无法及时沟通。但是SOHO就可以做到，因为他们的上班时间很灵活，这是他们的优势。用最直白简介的话把它表达出来，杀伤力非同一般。