海门市审计局在“三公经费”审计中，发现多个单位公务用车燃油跑冒滴漏，存在公务用车油卡管理员、驾驶员以及其他持卡人员将油卡用于私车加油等情况。为使审计建议具有可行性，促进被审计单位加强管理，海门市审计局将油费管理问题列为重要研究课题，联手大学教授进行攻关。课题成果论文《行政单位公车用油管理问题与制度设计》被核心期刊《会计之友》2018年第15期刊登。论文提出方法经过多个单位试行证明，极具可行性，值得推广。
一、平时购油财务核算列作存货
平时支付购油资金或给油卡充值时，均增加油费资产即借记存货，并按照油卡号或者公车车牌号登记明细账。同时贷记资产基金，改变目前直接作为费用的做法。2019年1月1日起执行《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》（财会〔2017〕25号），则借记“库存物品——油费资产——###号油卡”，贷记“财政拨款收入”。
二、加强油卡日常管理
办公室专人负责购买、保管、注销、收回或者分配公务用车油卡（包括总卡与分卡），并因地制宜，建立一卡一车、一卡多车等模式，尽量避免多卡多车。如油卡管理人员、持卡人员发生变动，必须办理交接手续。
三、规范持卡人员的加油行为
公车数量多且公车驾驶员经常变动的单位，设专职加油员。人手确实不足单位，驾驶员可持有限定车号的油卡。每次加油尽量将油箱加满。不同油卡不串用，同一公车不混加92号、95号、98号等不同规格的燃油，不用油卡购买清洁剂等。加油时专职加油员或驾驶员详细登记包括油品规格、数量、单价、加油金额及里程表行驶里程数（累计数）等。因为可以打印石油公司对账单，也可简化为只登记加油时点的里程数，月末补填即可，月末登记表上交办公室汇总。
四、月末办公室复核单位里程油耗量情况
月末办公室汇总加油登记表的数据，确定每辆公车的时段行驶里程与油耗总量（现金加油的油量需要加入计算）。需要注意的是上月最后一次加油量列入本月实际油耗量，本月的最后一次加油量则顺延，加入下月实际油耗量。正确计算每辆公车的单位里程油耗量。计算同一型号车辆之间的油耗量差异，判断分析差异原因，并剔除里程表损坏、油箱漏油、车龄较长等特殊因素，检查是否依旧存在异常，从而源头杜绝舞弊行为发生。
五、月末财务部门根据消费记录核减油费资产
月末，财务部门根据油卡消费记录单（即石油公司IC卡对账单）、驾驶员每次加油时登记的公车行驶里程记录及办公室单位里程油耗量（升/百公里）计算表，核减账面油费资产。即借记“资产基金——存货——油费资产”，贷记“存货——油费资产——###号油卡”。如执行新的《政府会计制度》，则借记“业务活动经费”，贷记“库存物品——油费资产——###号油卡”。这样做只是稍微增加了一下工作量，会计人员也能接受。
综上所述，通过创新会计核算方式，加强单位部门自我管理，从而形成财务部门、办公室与持卡人员（包括持卡驾驶员）之间互相制约的机制，能有效杜绝公车油费流失，源头防范与控制腐败行为。同时因会计档案保留了较为完整的公务用车油耗以及里程信息，既为财政部门每年科学合理编制公车油费预算支出提供参考数据，也为日后审计、监察部门利用大数据进行监督提供了方便。
车辆管理制度
1、范围 ：本标准规定了公司所有涉及车辆的管理和控制的规范。 本标准适用于公司所有涉及车
辆的相关管理活动。
2、规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的 修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究 是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 《车辆保修申请单》 《车辆使用申请审批表》 《车辆管理登记表》
3、要求：一切对于车辆的管理和控制的活动应按本标准规定。
（1）、公司公务用车的证照保管，车辆年审、车辆保险及其他支出等事项统一由总经办负责管理。公司车辆由总经办主管委托专人驾驶、保养、维修、检验、清洁等。
（2）、本公司人员因公用车，须事前向总经办主管申请调派，总经办行政部门应事先得到总经理批准，总经办依其重要性指定派车，不按规定申请，不得派车。
（3）、车辆驾驶人必须具有合法的相应驾照。
（4）、未经分管总经理或总经理批准，公司车辆不得借予本公司之外的人员使用。
（5）、费用报销
a.公务车油料由总经办主管指定单位办理，外出购油及维修须经总经办主管批准后，凭发票实报实销。
（6）、车辆维修应事先填写“车辆保修申请单”，注明行驶里程，经总经办主管核准后方可送修；清洗、打腊等附加服务事先应向主管及时报告。
（7）、 公司一般公务用车应指定特约修理厂维修，否则维护费不准报销。如情况特殊，经总经办主管同意可据实报销。可自行修复的，报销购买材料零件费用。
（8） 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复、更换零件时，可视实际需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过200元时，应事先征得总经办主管、分管副总或者总经理批准。
（9）、如因驾驶员使用不当或车管专人疏于保养，致使车辆损坏或机件故障，其所需要修护费，应依情节轻重，由公司或责任人予以负担。
（10）、在无照驾驶、非公驾驶外出、未经许可车辆驾驶员将车借予他人使用，违反交通规则、发生事故或造成车辆损坏等情况，由车辆驾驶员及其直接责任人承担一切后果。
（11）、私闯红灯、乱停车、驾驶未佩带安全带、驾驶时车速超规定等驾驶车辆违反交通规则行为，其罚款和费用由驾驶人员自行负担。其余根据具体情况，另行确定责任。
（12）、各种车辆如在公务途中遇不可抗拒车祸发生，应先急救伤患人，向附近公安机关报案，并立即与总经办、以及相关主管联络处理。突发性其它类临时事故或故障，也应遵守“先报告再处理”原则。
（13）、发生责任事故造成经济损失时，按实际损失，责任者应赔偿。
a.一般事故(经济损失在1000元以下者)：按经济损失的50%处罚；
b.严重事故(经济损失在1000～5000元者)：按经济损失的40%处罚；不低于600元。
c.重大事故(经济损失在5000～10000元以上者)：按经济损失的15%处罚；不低于800元。
d.特大事故(经济损失在10000元以上者)：按经济损失的10%处罚。
（14）、因意外事故造成车辆损坏，其损失在扣除保险金额后，按3.13条执行。
（15）、发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，按3.13条执行。
（16）、公司领导自行出车，出现责任事故，按本制度规定处理。
（17）、在总经办组织督促下，公司车辆使用者要认真做好对公司领导和各部门的驾驶服务。
（18）、凭“车辆使用申请审批表”出车，未经总经办主管、分管副总或者总经理批准，不得用公车办私事。
（19）、工作积极主动，服从分配，同事之间搞好团结互助，有事提前请假，不得无故缺勤。
（20）公司员工未经公司主管领导批准不得用公车学习汽车驾驶，否则，一切后果及损失由车辆保管者负责。
（21）、驾驶人应严守交通规则，交通违章按第十一条处理。
（22）、对用车者服务
a.不论用车者是否是本公司员工，都应热情周到，礼貌服务，安全驾驶，遵守交通规则，确保交通安全；
b.维护公司的良好形象；
c.车辆驾驶员应在乘车人（特别是公司客人和干部）上下车时，主动打招呼，开关车门；
d.当乘车人上车后，司机应向其确认目的地；
e.当乘车人下车办事时，司机一般不得离车；
f.乘车人带大件物品时，司机应予以帮助。
（23）、离车注意
a.车辆驾驶员因故需离开车辆时，必须锁死车门并逐次检查车门；
b.车中放有贵重物品或文件资料，车辆驾驶员必须在离开时，应将其放与后行李箱后加锁。
（24）、出发前后工作
a.清洁车内外卫生，确保整车干净整洁；
b.行车前要坚持勤检查，做到机油、汽油、刹车油、冷却水备齐；轮胎气压、制动转向、喇叭、灯光完好；确保车辆处于安全、可靠的良好状态；
c.车辆驾驶员应根据目的地选择最佳的行车路线；
d.随车运送物品时，收车后需向相关主管管理责任者报告。
（25）、 个人形象
a.车辆驾驶员在外代表公司形象必要保持良好的个人形象，保持服装的整洁卫生；
b.注意头发、手足的清洁；
c.注意个人言行；
d.在驾驶过程中，努力保持正确的姿势。
（26）、 因公外出晚间23时以后返回公司的车辆及员工，可根据情况凭票报销一趟返回住所出租车费。
（27）、车辆驾驶员与公司领导或客户同行时，应保守机密，不得随意向他人泄露任何相关信息及内容。
（28）、属公司所有的其它各种车辆参照本管理制度的有关条款执行。
（29）、未尽事宜按《中华人民共和国道路交通法》和相关法律法规执行。
4、公司关于员工私车公用做出如下规定
（1）选择一、由公司统一对私车公用的员工统一按照职别、岗位、用途进行分类统计，并按照统计结果分类进行补贴（见详表），在指定时间由车辆使用人到财务部门发放领取；并在领取同时向财务部门提供相关的油费等发票，以备财务部门作为报销凭证。
（2）选择二、
A、由公司统一按照用车里程数进行用车补贴，每百公里补贴20元；
B、每次出车前由私车驾驶员在总经办进行里程数、油耗底数登记，并由总经办审核里程数、油耗数；
C、每月底最后一天对私车公用数量进行里程数、油耗数统计，与次月5日前统计汇总完毕通报财务部；
D、财务部门审核完毕后上报主管副总、总经理审批；
E、经公司领导审批后，在指定的时间相关人员到财务部门领取车辆补贴，并要求提供与车辆使用用相关油费等发票，以备财务部门作为报销凭证；
F、私车公用的使用人，在登记和统计中不得虚报里程数、虚报出行等弄虚作假行为，一旦发现取消当月所有车辆补贴。