机要件是由机要局通过机要交通或派专人送取的，作为一种特殊的邮件种类，其有着与普通邮件不同的交寄、分拣、投递、接收方式。邮局有专门途径保障其安全。
档案寄送最规范的方式就是通过机要局以机要件形式寄送了。但也因为它渠道单独特殊安全，所以效率有点低速度有些慢。市内机要寄送一般在一周左右，跨省机要寄送要视地区远近，一般要两周左右慢的要一个月左右。桂林到珠海估计两周左右应该差不多了。
档案机要寄送一般最低只送达区县级人才市场，如果接收方是单位的只接送到局级单位（如果接收单位是厂，可能只送到该厂所属局或集团公司的档案接收部门）
机要寄送不像快递一样可以提供个人查询服务。通常你在寄出两周左右可以到接收地询问。如果一个月左右接收地还查不到你的档案，你可以联系寄送方（桂林办理你的档案寄出的单位）让他们联系桂林地区的机要寄送部门查询，但查询不是即时的也比较麻烦。