首先，要以各种方式确定客户到来的时间。一旦在邮件或是电话中，客户说到要来你们公司看看，那么你就要跟客户确认好时间，地点事件等，还要及时跟你的经理沟通确认时间，因为可能你客户要来的那几天刚好你们经理有别的安排，那样到时候可有些决定你就做不了也不知道怎么办，所以一定要提前跟经理也沟通好时间。我这边之前就有一个巴西的客户，也是经理临时告诉我客户星期天要来看厂，刚好经理星期五就要飞去德国参展，所以时间上错开了，所以经理就提前跟我交代了这件事，让我来安排接待客户的事情。并且将客户的****等都发给我，所以我后来就第一时间先跟客户邮件介绍我是某某经理的助理，因为经理那几天刚好要出差参展，所以非常抱歉，由我来接待他，这些都要跟客户说清楚的。并且我再次确认客户来公司的时间，后来客户也提到来公司想参观产线及实验室，提到这点我就必须要说到，如果你的客户刚好是周末要来你们公司，而你们周末刚好都不上班的情况下，你要提前跟客户大致了解一下他要参观的项目，不然到时候来了也没人，实验室和产线不可能因为客户要来就全部安排加班，公司也有公司的规矩，所以如果碰到这种情况，你要及时跟客户沟通，并向他说明，周末是休息日，实验室没有人，你如果那天来的话是没办法看到各种测试的。并且做好各种沟通，而且要及时将这些信息和沟通结果告诉给你的经理，发邮件或是信息都可以，这样经理也会了解到你工作的进展。千万不要遇到这些事就手忙脚乱的不知道该怎么办，遇到事情只要及时沟通，都不会有什么大问题。后来我那件事跟客户确认的是星期一早上十点来公司（因为我们是八点半上班，考虑到车程和时间之后约定的时间），这就确定了时间。其次，确定人数、地点及是否要安排酒店及接待车。确认过时间之后，就需要问你的客户，是否需要帮他们预订好酒店而且要问清楚他们需要住几天，而且需要问清楚几个人来，需要单间还是双人间，这些都要问清楚的。如果客户需要我们帮忙预订，那么这里需要分几种情况：如果这个客户是你们的长期伙伴，并且是大客户，且之前你们公司接待的时候都是以公司的费用来出的，那你就只需要在预订好酒店房间信息后，将酒店的地点，名称，房间号等信息用英文发给客户，最好是在发完邮件之后跟他去个电话确认他是否收到你的邮件，这样比较保险，也避免你做无用功。另外一种情况，如果这个客户只是一般的客户，或者是第一次来的客户，那可能就需要客户自己付费，这个时候你就需要跟客户说明，如果需要我们帮忙预订酒店，那么我们就需要将酒店名称还有房间价格发给他，让他自己决定需不需要我们再决定。如果客户不需要我们定酒店，那么你就要告诉客户，等他们到达他们自己预订的酒店之后，将酒店地址发来给我们，因为我们会安排车去那里接他们来我们公司，避免他们不知道我们公司而走错路，浪费时间。最好要到客户的手机号码或是能第一时间联系到他的方式，避免他来到国内之后出现什么情况，导致我们找不到他们在哪里。这些都安排妥当之后，我们就只需要做些等待他们到来的工作，也就是公司内部的安排。（记住客户当天来的时间，提前跟公司司机说好酒店地址及客户名称，让司机提前多久去接待客户，最好是你跟司机一块去接客户，这样显得比较有礼貌，而且司机也不会英语，可能会出错。）这些都要注意。第三，做好公司内部接待工作。一般公司有客户来，都会安排行政部先打好欢迎牌，买些水果等。欢迎牌上面要注明客户公司名称或者客户名称，接待日期等欢迎客户莅临公司等话语。提前打扫好接待室，且要检查好接待室里的白板及白板笔，纸笔等文具是否齐全，白板笔是否有水都要提前检查出来，不要到时候有问题临时来弄，这样会显得我们很不专业，也可能会留下不好的印象。一般来说，客户要来，接待室里都要提前放好我们公司的宣传册，主打产品样品几个，计算器，测试报告等物件，因为客户可能都会先看看这些，对我们公司有个基本的了解和印象。其次公司的样品室，测试房，产线那边你当天都要提前打好招呼，告诉他们今天什么时候会有客户来，安排什么测试之类的。这些都是要提前跟公司内部沟通好的，一定要记得。第四，客户接待中要注意的事情。一般客户进了接待室之后，都会问客户喝点什么，然后弄好了之后，可能客户就会翻阅一些我们准备的catalogue之类的东西，或者问些里面他们想看的产品和信息，你就需要在旁边候着，坐在旁边看看他们随时有什么需求。例如，他们要看产品剖面，或是产品样图，或是零部件，你都需要去找来给他们看看，当然有的人会问如果我没明白他需要的是什么或者没听懂他说的是什么的时候怎么办，其实那也没关系，放轻松，不要觉得丢脸或者怎么样。你可以说pardon?或是说Ican't understand what you said just now,can you explain it tome?其实客户来我们公司无非就是想有个基本的了解，看看我们是不是真是存在的一个公司，看看我们的主要产品的实际情况，有个大致的了解，所以我们不必感到紧张。不懂的时候让客户重新解释或是让他画出来、指出来甚至是写出来都可以，最后只要你解决了都行，一般都不难的。无非就是要看剖面里的那些零件，或是要看看产品图纸，当然有些图纸是不可以随便给他们看的，这个你需要问问公司的工程或研发，一般都是简单的大致图给他们看看，然后详细的尺寸都不用标注的太多。再就是我们要引导客户往我们的方向走，就是要有个差不多的时间计划，比如你们公司中午是12点下班，那你最好跟客户提一下，说等下他们要下班休息了，现在要不我们先去看看产线和测试房的测试之类的，然后带着他们去车间，并且跟他们简单说明一下车间里的大致设备，及做的什么测试。一般我们也只能说个大概，要是再详细了就是原理上的事了，那我们这些做外贸的是一般都不太懂的，设计上的事情那是工程和研发做的，我们也不可能解释的很清楚。只要让客户明白他们在做什么，做这个是有什么作用就差不多了，客户一般也不会怎么多问。差不多参观完这个之后，看看公司的展厅之类的，时间就差不多到中午下班了，但是并不是说你的工作任务就算完了。在这之前你需要跟你的经理确认好要不要安排中餐之类的事情，如果需要我们安排中餐，那么我们就要提前订好，然后带客户过去吃饭，吃完饭再过来公司。我之前那个客户来吃的是KFC，呵呵，因为客户说早上吃的晚，不太饿，说想吃汉堡，所以我们叫的KFC。一般来说这不算正餐，最好是去吃饭。再回来公司，就是下午了，一般这个时候客户要看的都差不多看了，只是会再问问我们一些细节上的事情，有时候也会跟我们确认某某产品是他们比较感兴趣的，或者说是在他们那边市场比较好的，这些我们都要记住。然后回复给你的经理，这个就是客户的意向了，至于产品价格之类的，你最好不要自己做主，肯定是要问过经理的，这些细节都要注意。最后，送客户回酒店。一般以上这些做完之后，客户就差不多会回去酒店了，走之前你可以要求客户在公司前面来个合影之类的留个纪念。再就是安排公司的车送客户回酒店，提前打好招呼，送客户走的时候你就没必要再跟着去了，只是跟他们挥手告别就行。等差不多时间之后，发个邮件或是打个电话问下客户到酒店没有，好好休息之类的，或者也可以看看他们行程，给他们推荐几个比较好玩的地方，让他们去游玩一下，也不辜负来中国一趟，呵呵。到这就算是完事了，当然，我说的是接待事宜完了，后续还需继续跟进。
接待外国客户跟他谈些什么
外贸公司找客户的方法，包括线下展销会、在线展览、深入挖掘已有客户、以佣金方式聘用海外代理人、寻找代表外国公司的本地买家、精准外贸客户****和邮箱。
1、线下展销会
跨国公司通常会参观很多交易会，看看市场上有什么新商品，行业整体趋势，以及哪些企业是最佳合作伙伴。香港是一个定期举办商品交易会的地区枢纽。来自世界各地的人们在贸易展销会期间到香港寻找合格供应商。通过参加有世界范围影响力的展会，可以向全世界推销公司的产品。
2、在线展览
相比较传统的展销会，线上展览无疑具有更多优势，它为供应商和买家提供便捷、丰富、全年无间的服务。比如香港贸发局依托每年在香港及海外多年承办逾310个展览会及宣傅活动的资源优势，新开发的展览在线亦优化了采购功能，并以丰富行业资讯，线上线下推广，增加产品询盘，优先连系买家为特点，更为海外买家提供订制化服务。
根据买家采购需要，免费提供相关供应商名单，同时广告客户参展商可获优先推介予展会买家，并获取对口买家名单，自然无须担心买家来源。
3、深入挖掘已有客户
即使主要关注点可能是接触更多的客户，也必须关注已经拥有的客户，现在的客户会为你提供新的机会去接触新的客户。口耳相传是最有效的宣传方法。确保从你现在的客户那里得到好的评价，并让他们公开分享。
你还可以在你的网站上分享一些客户推荐和评价，这样新客户就可以看到其他人对你的业务的看法。一个潜在的新客户总是会在联系你之前检查你过去的活动和评论。他们中的一些人可能还会联系你以前的客户，在他们决定联系你之前收集更多的信息。这是一种在你意识到客户之前就失去或获得客户的方法。
4、以佣金方式聘用海外代理人
可以通过联系商会、出口促进委员会和你想出口产品的任何国家的独立顾问来获得可靠的销售代理。海外销售代理将直接与买家沟通，并随时告知你任何潜在购买的商机。
5、寻找代表外国公司的本地买家
以原油出口业务为例，在尼日利亚等国家都有许多海外公司买方委托人。不要使蛮力接近买家，寻找优质的买家委托人将提高原油出口业绩。其他行业也是如此，可以与国际买家建立出口联系。
6、精准外贸客户****和邮箱
先通过海外搜索引擎锁定你需要的目标公司，然后通过第三方网页查核。多方查找并验证企业，尤其是主要负责人邮箱信息。在Export Genius可以查到进出口商数据，进出口数量，参考价值比较高。输入你的产品名，点击Importer，不同国家的买家就在面前。然后在Mailtester中验证查询到的邮箱是否有效。
第二，如果你是第一次见这个客户，那么你一定要准备接人板(就是举起来的那种)，板上面一定要写明公司的名字(最好是印有公司的logo)，然后是客户的名称，在乘客出口处，一定要大大方方的举起来，有些人会觉得不好意思，其实没有什么必要的，对于一个跑来外地谈生意的人，没有什么比他一下飞机就有人立刻把他接走来的更加的开心。因为如果他下了飞机，还要找来找去都找不到你，这个时候他一定会很担心，特别是那些第一次来中国，而且英文水平也不是很高的那些客户，这一点更加重要。 第三，接到客户，简单的认识之后，要搞清楚下面几个问题 1、 咨询一下客户是否要办中国的手机卡 2、 客户是否要简单的吃点东西(飞机上虽然有餐饮供应，但是有些客户是不喜欢那些食物的) 3、客户是要直接回工厂还是先去酒店(这个很重要，因为你第一时间要搞清楚客户是个怎样的人，是工作狂，还是普通的商人，还是比较喜欢异域风情的人士，这个对于你接下来的谈话非常有效) 如何在车上交谈 一般来说，现在很多工厂跟机场的距离是比较远的，就我而言，大概就是2个小时左右，在这2个小时里，你也不可能什么都不说，所以你也要注意以下几点 1、 做足一切准备 来接客户之前，你一定要准备好公司的简介，一些的样板之类的东西 客户未必要看，但是如果他真的要看的时候，你一定要拿的出来，特别是对于一些时间很紧迫或者是工作狂的客户，他们是不会放过任何的时间的。 如果客户是跟老婆或者孩子一起来，那么别忘了在车上准备一点小零食/饮料之类的东西，孩子毕竟不是大人，他们的目的不是谈生意，但是你也要照顾好。 2、 客户要休息 如果客户在车上要求休息，很多新人觉得这是个非常好的建议，因为根本不需要自己去准备任何的话题，也不怕出错，但是你一定要知道，如果客户这样做的话，你就少了一个跟客户沟通的过程，当然如果你看到他真的也很累，他要休息也是很正常的。 3、 简单的咨询一下旅程 跟客户聊聊旅程，这些都是很客套的话题 机票好订吗 飞机上舒服吗 餐饮可以吗 飞机票需要确定回程吗? (这个要特别讲) 对于一般的东南亚的客户来说，这个通常是不用的，因为飞机的航班比较多，而且比较密，而且去东南亚也非常方便，所以这个问题可以忽略 但是如果你遇到的是非洲或者中东的客户，这个问题非常重要 因为那边的航线比较少，而且很爆，他们订机票的时候，基本上是没有确定回程日期的，所以你一定要第一时间帮他们去排期，特别像阿联酋航空，卡塔尔航空这些，你要提前很长时间准备的，所以一定要聊这个话题 所有做外贸的新人，一定要把一些比较常见的航空公司的电话写下来 国际航空一般要把上海的分公司，广州的分公司和香港的分公司分别写下来，有时候一个分公司解决不了，另外一个分公司可能可以帮你解决 所以机票的常识你一定要懂，否则如果到时候你们所有的问题都谈好了，他的回程确定不了，你就更加不知道给如何打发客户，因为有时候还涉及如果酒店费用是你们提供，这个成本就变高了，所以一定要注意这个问题。 在谈这个机票问题的时候，一定要主要你的语气，要让客户知道你是为他着想而不是要尽快把它赶走，这个要很注意。 到了工厂如何交谈 客户到了工厂之后，一般要先去会议室，或者接待室 坐下来 如果你们的老板要亲自接见，或者你还有上司要直接跟他谈，那么你的责任基本上完成 但是如果你的老板要你做翻译，还有他要你全权负责，那么接着就是你最重要的谈生意的环节了 1. 如果可以的话，即使是由你全力负责，还是要把客户跟老板简单的介绍一下，握个手，打个招呼，这样显示你们的重视，对于你的工作还是很有利的 当然在跟你老板见面之前，你要搞清楚情况，像一些中东人，他们要做面颊之礼，你一定要提前跟老板说，不然会吓坏他 而且如果中东人带了女的过来，你老板跟她点个头就可以了，如果人家不主动握手，千万不要主动握手 2. 介绍工厂，看样办 这些就是你们公司自己的东西，外人就很难教你了 在这个过程中，你一定要让客户知道几个事情 2.1 他的生意由你全权负责 但是你又不是可以立刻拍板的人(也就是说你要让他知道，你在公司的位置足够高可以跟他谈生意，但是有些事情你还是要请示) 2.2 要足够的显示你够专业(包括公司产品，出口流程还有相关的东西) 如果你的产品是技术含量比较高的，最好找个技术人员跟着，因为有些技术方面的东西还是要找专业的人士解释 价格之类的事务就要看你的范围之内了(能够给的答复就给，不能给的就先拖着) 3、吃饭的时候谈什么 对于第一次来中国的人士，你就不要准备那些稀奇古怪的中国菜了 找一些普通点的，然后点一两个特别点的作为介绍就可以了 但是你一定要点一两个比较地道的中国菜，否则你一会儿没有话题谈 当然如果客户坚持要吃他们本地的菜，那么你就尽量找些符合他口味的餐厅了 3.1 吃饭的时候谈菜式，简单一点，轻松一点 3.2 不要谈政治，这个不是我们范围之内的事情，如果客户要求谈，或者电视上正在播报这些新闻，能避免就尽量避免不要谈，真地避免不了的时候就顺着客户的思路去，不要起冲突 如果真的没有办法回答客户的问题，那么就说：我是中国人，我信佛教的，我回家之后帮你问问佛祖，明天答复你。 把问题带过，不要在那里纠缠。 3.3 不要谈价格，这个很敏感，吃饭的时候不要谈价格，如果客户真的要谈起来的话，你也要带过。 3.4 谈一些其他客户的事情，这个你可以有夸张的成分。