1.审查合同，确认收汇方式
收取外汇的方法有很多，所以请检查合同和收取外汇的方法，以确保收汇符合双方的意图。如发现问题，可及时找客户修改。如果收款方式是L/C要仔细检查信用证条款，看是否存在贸易风险，T/T电汇应确认存款是否到达。只有存款到达，生产单才能交给工厂。
2.验货并且取得验货合格报告
验货要在交期的提前一个星期时间，如果是第三方验货那么就要提前两个星期和这个第三方验货公司沟通并约定验货时间，根据验货时间，能和工厂做好生产计划确认交期，如果验货不合格，那么就要和客户确认重新安排生产
3.制作外贸单证和相关文件
拿到客户正式下单后，就要做好以下文件和外贸单证了，分别是外贸合同、出口商业发票、装箱单，出口货物托运单,核销单, 报关单, 报关委托书, 报验委托书(工厂的外贸人员还需要准备: 商检换证凭单,纸箱检验单) 等文件
4.出口商检
如果货物是国家规定的商业检验产品，一般应提前两周安排商业检验，并在出口前一周取得商业检验和更换凭证/条。商业检验有时由外贸公司安排，有时由工厂自行安排。如果是厂家检验，应交接出口合同、发票、装箱单等相关资料，并通知厂家出口港，以便厂家顺利办理商业检验。
5.租船订仓
如果合同是FOB CHINA条款，一般客户会指定货运代理公司或船公司，要提前跟货代交接，转告出货事宜，得知出口口岸和船期等信息，确认厂家的交期是否在开船期的前一个星期和确认船期能否达到客户的交货期，要在交期前7天向货运代理公司发出定仓通知，一般要在开船前5天取得进仓单。
6.委托拖车公司提柜，到工厂地址装柜
拖车公司应提供的文件包括：仓库确认/装箱图纸、船舶公司、仓库号码、拖柜委托书、注明装箱时间、柜型及数量、装箱地址、报关行、装船港等，并同时通知工厂。装柜后，一般工厂会回传一份装柜信息，与外贸公司核对柜号、车牌号、司机及联系电话。
7.代理报关
把报关相关资料交予报关公司，委托出口报关 一般要提前两天，代理报关之时，需提供一份装柜资料，包含货物数量、口岸、船公司、定仓号、船开截关时间、拖车信息、柜型和数量
8.确认提单信息
要求船舶公司签发提单和样品运费。确认后，与船舶公司确认书面提单文件，要求船舶公司同时出具原件并登记。如果客户想这样做FOB条款，必须及时将保险通知客户。给他一份提单副本。提单是外贸出口过程中非常重要的一部分，是客户提货的证明，应仔细检查。
9.整理其他资料
根据L/C规定提供的信息对商业发票非常严格。发票上的货物信息必须与发票的发票时间相匹配L/C大小写必须是正确的。你也应该L/C显示发票条款。装运前，当地商检部门必须申请FORMA而普惠制原产地证C/O中国贸易促进会应当申请产地来源证。
10.交单
用L/C外汇结算的，须按条款交单期，备齐外贸单证，且严格审单，确认无误后，方可交给银行议付 用30% deposit,T/T电汇收款的，在把提单传真给客户要求付完70%余款后，才可以把提单正本邮寄给客户 而100%T/T电汇外汇结算则收完全款后再按排生产，取得提单后马上给客户邮寄
11.做好出口登记
每个订单都要及时记录，以便后续查询统计。
12.资料存档
所有相关的外贸文件，L/C、一整套议付资料存档备案后续查询。
我们现在做外贸一般是这样的：
买卖双方约定交易的细节，我们给客户发去PI（形式发票），客户签名，扫描发回来，我们再签。
客户发来订金，开始这个单的生产。在交易后期，做出一整套单据，这就包括正式的交易发票。
一般说来，外贸合同的签订就是以PI（形式发票）的签订，收到订金为准。