在做外贸出口的订单管理过程中，在产品简单，订单少的前提下，全流程一个人管理会比较通畅，也容易管理
但当相关人员超过5个，产品超过10个，每个月订单数超过20个的时候，订单管理就变得很重要了，而且管理不好容易出问题
接下来分享我怎么样用EXCEL做外贸出口订单的管理？
如下图所示的外贸订单处理流程
1、当外贸公司客户多，订单量大的时候，必须对工作进行分工
2、分工之后，每一个人看到的是局部信息，同时公司对其考核也以局部的工作绩效来考核
3、在此背景之下就出问题了，每一个人把自己的工作做好，并没有保证整体的工作质量及时效，相互之间的沟通、连接产生了冲突
比如说，采购为了拿到最优的价格，大批量采购，价格是低了，但是有时候确忽略了业务甚至客户的要求，比如说交期，灵活性等
构建了如下的EXCEL表格，它解决了如下问题
1、能将各部门连结起来，构成一个整体，只有让客户满意我们的工作才算做好了
2、能随时查到目前订单所处的流程
3、订单如果有托延，能找到人，然后做针对性处理
每日收集来自业务员，采购及跟单的表
当我们面对很多订单，而每一张订单又有很多产品时，这个时候了解货是否齐套变得非常重要
因为客人下单给我们，有99个产品到位了，如果有一个产品没有到位，这说明这个订单就没有完成交货
货齐套日期计算有两个
1、同一订单号下所有产品均有了货好日期
2、取货好日期最迟的那一个为货齐套日期
计算公式如下：
IF(COUNTIFS(B:B,B5,F:F,"<>")=COUNTIF(B:B,B5),MAX(N(IF({1},(B5= 2: 50)* 2: 50))),"")
在学习EXCEL的过程中，将学到知识应用到工作是很有成就感的，这也促使我更愿意花时间去学习，在此分享一方面可以督促自己的提高，另外一方面可以找到有此需求或者对此有想法的学友
我从2001年开始用EXCEL，直到今年4月开始参与一个TOC的咨询顾问项目才开始感受到EXCEL对于高效工作及管理的重要性，并从7月开始抽出三个月时间学习它，感兴趣的朋友可以探讨一下怎样学习EXCEL.
开发外贸订单的方式、方法有哪些？
一、外贸基本流程
1、外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等
2、交易确认以后，制作外贸合同
3、准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检通关单等报关出口
4、报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等
5、交货付运后，得到提单(有时是直接做电放提单)
6、如果付款方式是信用证等方式付款，需要制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款
7、凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税
二、跟单步骤
1、产前样的确认，船样的确认，生产中工厂和公司之间的衔接沟通，原料的质量鉴定，生产技术，产品包装方式，交期的跟催和跟进，包括生产的全过程
2、业务跟单多为外贸公司，对技术的知识要求不是太高，主要是负责生产工厂和客人的联系，并安排出货方式和船期，付款等，当然对于面料（服装）的质量也相当重要
扩展资料：
一、跟单工作安排
⒈全面准备并了解订单资料（客户制单、生产工艺、最终确认样、面/辅料样卡、确认意见或更正资料、特殊情况可携带客样），确认所掌握的所有资料之间制作工艺细节是否统一、详尽。对指示不明确的事项详细反映给相关技术部和业务部，以便及时确认
⒉务必保证本公司与外加工厂之间所有要求及资料详细并明确、一致（要有文字证明）
⒊事先尽可能多地了解各加工厂的生产、经营状况并对工厂的优/劣势进行充分评估，做到知根知底
⒋跟单员言行、态度均代表本公司,因此与各业务单位处理相应业务过程中，须把握基本原则、注意言行得体、态度不卑不亢。严禁以任何主观或客观理由对客户（或客户公司跟单员）有过激的言行。处理业务过程中不能随意越权表态,有问题及时请示公司决定
⒌预先充分估量工作中问题的潜在发生性，相应加强工作力度，完善细化前期工作，减少乃至杜绝其发生的可能性。不以发现问题为目的，预先充分防范、工作中重复发掘、及时处理问题并总结经验，对以后的工作方式和细则进一步完善方为根本之道
6.订单跟单员与订单负责人（操作员）要保持密切的联系，出于双方的利益着想，多与对方沟通，将问题降到最低限度
二、外贸注意事项
1、外贸业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等
2、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间
3、对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整
4、对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施
5、对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理
6、对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行
7、对于外商需要打样的，外贸业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确人
8、付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核
9、原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产
10、在定单生产阶段，外贸业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定
11、对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输
12、需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，外贸业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助
13、收汇方式为信用证的，外贸人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇
14、全部收汇后，外贸人员请对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系
参考资料资料：—跟单
—对外贸易
开发外贸订单的方式、方法和途径主要分为三种：线下、线上和数据，请听20年外贸老牛呕血给你干货分享。
接单的前提是要有自己的客户资源，意思就是说需要开发客户。
那如何从0到1精准开发高质量的外贸客户？
在众多外贸客户开发渠道当中，外贸客户开发软件是相对较好的一个外贸工具，它的好处就是以社交数据、海关数据、搜索引擎数据等大数据作为获客基石，多维度突破外贸获客难题，帮助企业深度挖掘并精准定位行业潜客，为外贸企业提供一个更为全面、高效、智能的外贸获客系统，致力于为外贸企业提供更好的出海服务！
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1.全方位系统分析采购商背景
Y-贸通是世创云海关数据1.0升级版，主要提供的是基于65个国家的贸易数据服务。通过贸易数据，可以直观地了解到不同区域采购商、供应商、交易日期、产品、频率、数量以及价格等等信息。大数据分析和研究用户需求，对数以亿计的原始贸易提单数据进行了清洗、分类、合并，从多个场景帮助用户提高开发维护客户的效率。贸友们可以非常高效的利用贸易数据，不管是开发新客户，还是研究行业市场动态，Y-贸通都是可靠的工具和数据支撑。
1）Y-贸通全库搜（按公司搜）对现有采购商交易记录的跟踪和分析，我们就可以知道和我们产品的同一类产品该客户还从哪些供货商处采购，通过对竞争对手和自己的对比分析，找到突破口，进一步巩固客户关系，提升客户价值。
另一方面根据订单的异动情况，预先把握买家可能的动向，对已有市场策略进行改进或调整，规避风险。特别是对比竞争对手这一方面一定要做好，只有把对手了解透，我们才能更好地去跟进客户，扬长避短地吸引住客户。
2）Y-贸通高级搜HS编码（国际通用前六位）或者品名（翻译为英文）在当地国家的进口数据来查找，检索出来的买家就是实际进口该产品的客户了。
以美国数据源为例，以“led light”搜索。
通过产品关键词查询出现结果之后，可以系统的了解到美国 led light 贸易数据，包括：采购商、供应商、情报列表、市场趋势分析、国家/地区分析、起运港口分析、卸货港口分析等。
3）Y-贸通全库搜（按公司搜）对现有采购商交易记录的跟踪，找出同类产品的其他供货商和其在交易中的份额变动，与此同时，我们还可以在海关数据中对竞争对手的交易记录全程跟踪，我们可以掌握其买家资料和采购规律，并能判断竞争对手的经营状况，一旦竞争对手有漏洞，我们就能够第一时间对其客户做出反应，把客户争取过来成为我们的客户，长远合作从而获得更多利润。
2.精准挖掘采购商的****
一键搜索 ：涵盖社媒大数据、企业数据、海关数据等，可轻便获取多维度、多视角的互动线索，弥补信息不足，牢笼潜客百态。
AI深网识别 ：AI社交媒体地址挖掘（关键人物的决策权很重要）、AI网站域名搜索、AI企业邮箱挖掘等，通过大数据高级的运算及逻辑能力，低成本、高效率地帮助筛选、锁定精准客户，透彻分析。
采购订单库 ：在线实时抓取国外买家采购信息，在线报价，在线及时沟通，省时省力，减少人工成本。
Salepush云推送 ：取代传统的“一对一”模式，智能分析投递线路，使抵达率达90%以上。发送管理一体化，自动追踪客户阅读行为，保证您的邮件能安全、快速、准确无误的触达到您的客户高效触达海外潜在客户。
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