采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。
编辑本段采购的流程及相关的单据名称：
接收采购计划－询比议价－决定－下PO－审核－跟催－收货－付款－退货。相关的单据有：请购单、采购单、询价单，采购暂收单、进货单、采购退出、采购异常退出等等。
[采购流程图]
采购流程图
相关的ERP单据有：请购单、采购单、采购暂收单、采购入库单、采购退出、采购异常退出等等。
采购相关： 采购（purchasing）：是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源， 以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。
采购实践可分为战略采购（sourcing）和日常采购（procurement）两部分。
战略采购是采购人员（commodity manager）根据企业的经营战略需求，制定和执行采购企业的物料获得的规划，通过内部客户需求分析，外部供应市场、竞争对手、供应基础等分析，在标杆比较的基础上设定物料的长短期的采购目标、达成目标所需的采购策略及行动计划，并通过行动的实施寻找到合适的供应资源，满足企业在成本、质量、时间、技术等方面的综合指标。
战略采购计划内容包含采用何种采购技术、与什么样的供应商打交道，建立何种关系，如何培养与建立对企业竞争优势具有贡献的供应商群体，日常采购执行与合同如何确立等等。
日常采购是采购人员（buyer）根据确定的供应协议和条款，以及企业的物料需求时间计划，以采购订单的形式向供应方发出需求信息，并安排和跟踪整个物流过程，确保物料按时到达企业，以支持企业的正常运营的过程。
采购的对象分为直接物料（BOM material）和间接物料（MRO material），直接物料将用于构成采购企业向其客户提供的产品或服务的全部或部分，间接物料将在企业的内部生产和经营活动中被使用和消耗。
采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。
采购的基本原则 成本效益原则质量原则 进度配合原则 公平竞争原则
什么是采购：是指通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。
采购员必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。
什么样才是好的采购员：采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。
采购员须承担的责任：采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。
采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。
采购数量计算：本期应采购数量=本期生产需用量+本期末预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量
怎样合理降低采购成本：事先制定合理的采购计划，查询当前市场行情，掌握影响成本的因素和事件。事中寻找多家合格厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。事后选择价格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。
采购价格构成：供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。
采购商品成本构成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。
什么是合适的价格：采购价格应以达到适当价格为最高目标，采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。
怎么样判断采购价格是否合理：进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价。
怎样找供应商：利用现有的资料，公开征求的方式，通过同业介绍，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展示会。
供应商分类：原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应商。
合格供应商的标准：优秀的企业***，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。
怎样对供应商进行分析：价格，品质，服务，位置，存货政策，柔性。
专业知识. 判断力. 责任感. 时间观.口才.
如何管理市场
针对外贸业务人员日常工作，总结出以下十四个方面：
一、业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。
这项工作，随着外贸管理软件的研发应用，信息化工具的不断完善，已经能够自动化统计显示。外贸管理软件中，都具备这样的功能。
二、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。外贸业务员工作繁杂，询盘邮件众多，难免有遗忘的时候。
但是随着外贸管理软件功能不断完善，系统能自动提醒业务人员：哪些邮件未回复？哪些邮件已经多时未跟踪？这很好地起到了一个提示的作用。
三、对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。
四、对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。
五、对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。
六、对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。
七、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。
八、付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。
九、原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。
十、在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。
十一、对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。
十二、需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。
十三、全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。
十四、收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。
基本素质
1） 熟悉出口业务操作流程；
2） 书面英语过硬，口语良好，与客户能够进行业务沟通；
3） 熟悉常见的国际交往礼仪；
4） 熟悉日常的交际英文，接待客人显示出良好的修养和职业素质；
5） 熟悉常用的办公文件，例如：Word, excel, Photoshop, Powerpoint, Outlook, AutoCad等；能够使用传真机、复印机等办公设备；
6） 能够草拟标准的传真及信函，能够独立完成信用证的审核，根据信用证制定正确的出口单证；
7） 拨、接电话要显示良好的公司形象。
扩展资料：
（一）外贸业务员的概念
外贸业务员是指在进出口业务中，从事寻找客户、贸易磋商、签订合同、组织履约、核销退税、处理争议等进出口业务全过程操作和管理的综合性外贸从业人员。
（二）外贸业务员与外贸单证员、外贸跟单员的关系
从这三个岗位的工作任务来看，外贸单证员完成的是若干个业务点的工作；外贸跟单员完成的是其中一条业务线的工作；外贸业务员完成的是一个业务面的工作。
（三）外贸业务员的职业素质要求
外贸业务员应具备爱国精神、守法意识、忠诚品质、团队精神、诚信品质、敬业精神、责任意识、开拓精神等职业素质。
（四）外贸业务员的职业能力要求
外贸业务员应具备市场营销能力、商务谈判能力、函电处理能力、业务操作能力、综合管理能力、信息处理能力、人际沟通能力、持续学习能力等职业能力。
（五）外贸业务员的专业知识要求
外贸业务员除了要掌握好英语和计算机基本知识之外，还应熟悉和掌握商品基础知识、外贸业务知识、生产管理知识、国际营销知识、国际金融知识、外贸法规政策、国际贸易惯例、国际经贸地理、外贸业务礼仪
参考资料：
作为从事外贸的机构，不管是外贸公司还是工厂的外贸部门，都涉及到市场的管理问题。管理得当，可以发挥工厂的优势和业务员的优势，稳定业务员队伍，更顺利地实现企业的销售目标。管理不好，可能造成市场混乱，客户流失，人才流失，造成销售困难。这里我主要谈谈工厂外贸部所涉及到的市场管理。外贸公司的市场管理在后面提一下。管理市场，我认为要考虑的主要因素主要有三个：客人、工厂和业务员。说白了，就是要协调好三者的关系。我们要分析三者的特点，才好理清他们之间的关系。客户客户是公司和业务员的最重要的资产。没有客户，再好的产品就没有市场。要找客户，就要分析客户的特点。我认为客户有下列特点：有销路懂产品和市场希望有可以依赖的供应商希望快乐的做生意交往一般来说，不论是直销还是转口，客户了解目标市场。他能够把产品销出去。他们相对我们来说，更懂产品和市场。另外一个角度，没有好的供应商，巧妇难为无米之炊。生意做起来，他们希望能够保障已有的市场利益，稳定发展，希望扩大市场份额，生意越做越大。作为可以依赖的供应商，我们找他们，他们也在找我们。做生意赚钱，谁都希望能够愉快合作，愉快交往。业务员的作用就显现出来。建立愉快的合作关系，符合工厂、客户和业务员三方的利益。工厂从工厂的角度，我们需要订单，需要客户，需要能干的业务员找客户。维持连续的生产是每个工厂老板的愿望。只有稳定的订单，赚取利润，才能维持工厂的生存和发展，才能有开发新产品和新市场的本钱。在浙江的工厂，老板们知道客户的重要性。对于业务员，有的时候我觉得他们很无奈。培养的业务员，翅膀硬了可能会飞掉。刚上手了，又被别人挖走了。既希望业务员能搞好跟客户的关系，又忌讳客户跟业务员关系太铁，被业务员带走了。业务员谈到业务员，这里的篇幅太小了，放不下。我们整个商链网都是围绕业务员来的。我只好少说几句。业务员作为一个群体，主要的特点是懂外语、能跟客户沟通、期望值不低、流动性大。懂外语能沟通，这是客户和工厂都需要的。可是见过市面之后，要求就不低了。拿我自己的例子，在浙江的4年我换了5家公司打工。最短的只有三个月，最长的也不过一年半。工资奖金当然水涨船高，可是还不知足。没有办法，谁都有理想。照顾客户利益讲到客户、工厂和业务员三者的关系，我认为首先要从客户的角度出发。照顾好客户的利益，符合其他两方的最终利益。客户利益应该成为工厂和业务员的最高目标。客户的生意也是慢慢来的。一开始试销，再是小订单，再次大订单，再就是稳定的订单。试销的时候，他需要样品，工厂能够为他试制小批量。小订单来了，他希望东西能够做得漂亮，没有瑕疵，能够尽快交货。大订单来的时候，他希望价格和付款方式能够稍微宽松一点，因为这时市场可能已经有了竞争，他的资金可能也有周转问题。稳定的订单下来的时候，他希望价格能够再优惠，产品质量能够更好，交货和服务能够跟上节奏，付款方面能够放宽限制，客户和工厂的关系能够融洽。生意乱象试想一下，在客人大订单下来的时候，可能同时有同一市场其他人的订单也来了，价钱可能有高有低。作为工厂老板，你怎么办？是订单就接，还是有选择？如何选？这个时候就要研究产品的生命周期，至少，你的产品在市场的表现。让我们来设想，同一种产品，通过不同客人的手到达同一个超市买手的桌上，结果会怎么样？报价肯定不同，因为经过的环节不同，大家的利润率也不同。这样的后果是，价格低的一家得到订单，价格高的一家出局。那么没有接到订单的一家经营的信心一定大受打击，就会向你抱怨。这就给长期的合作带来了不利的影响。市场销售价格越来越低，因为你的产品自己跟自己竞争。长期的结果是，商场作为最终的零售部门，需要面对同一产品的不同价格，他们会担心产品质量和供应的稳定性；经销商信心也非常低落，因为商场不停地压价，市场也总有一模一样的低价货，商场还不停地抱怨供应价格，还不时地向供应商和工厂索赔，把没有赚到的钱追回来；工厂也总是听客人说价格太高，市场接受不了。大家进入恶性循环。产品本来销路不错，正常情况下能够维持3－5年，给工厂带来可观的收益，现在不行了。能够红火两年就不错了。工厂老板的难处开始进入市场的时候，可以说清楚：这是我们新开的产品，正在推广。产品的特点新颖，功能有提高，价钱也公道。我们预计在某国市场年销售多少万台。甚至可以告诉客人，我们准备先铺开，三个月以后指定三家销售商，半年之后指定一家最有实力的经销商独家经销。想做吗？那就努力吧。如果半年之后指定的一家做的不好，可以换人。就是要记住，你是老大，你的产品你说了算。包销有的行业在激烈竞争过后，市场的垄断程度很高。还不等你满世界推广，已经有人要求包销了。家电行业的经销商就是这样。新产品测试的时候他们会问清楚，还有谁拿了样品，哪个同行正在测试。如果他们接受你的样品，肯定要提条件，包销哪几个国家和地区。这些经销商了解市场的动态，有些潮流就是他们带动的，有的有自己的研发队伍，你只要跟着做就行了。要攀上他们，得要达到他们的硬件和软件标准。业务员和市场分工公司跟业务员的关系方面，，也很重要。小的公司，只要拿到订单就好，不管产品也不论市场。打乱仗时有发生。在参加展销会的时候最为明显。有的公司管理很细，费用都是划分到个人账上的。参加展会就要付钱。自己不付，老板先垫着，年底在提成里面算。所以大家压力都很大。多拿到一张名片就能多一个机会。怎么办？抢吧。那不是乱了套？没有办法。文明一点的，大家约定每人接待一个，轮流上。如果你能拿到大单，只能说你运气好。如果能够按产品或者市场来分工，问题就少得多了。压力是，要规定每年各个市场的增长率。没有增长就要换马。动力是，生意越多收入越高。市场大的可以分成小组，有人负责接单，有人负责跟单，各负其责。按产品分工就更好了，可以向事业部的方向发展。大的公司往往有不同的产品线。一类产品要摸熟搞透也有一个过程。世界市场的关联性也越来越大。一个客户看中一个产品，可能要求全球包销，因为他有全球销售的能力。这样的客户要求很高，研发能力、供应能力、运输能力、人工供应、生产能力都需要考察。一个工厂只要有一两个这样的产品，有一两个这样的客户，就没有太多好担心的了。事业部事业部的做法，在浙江的大多数私营老板看来是行不通的。原因很简单，素质高的不多。老板没有这么高的管理水平，雇员也没有这么高的觉悟，自觉维护工厂的利益。可是我看世界上像GE这样的大企业都是这么在运作，很有活力。在GE，研发工程师、供应商、销售人员和客户一起工作，有时销售人员就是工程师，他们搞出了很多有竞争力的产品。我认为，事业部的做法代表了未来。老板跟客户沟通关于跟客户的沟通问题，我建议公司或者工厂的老板每年要至少拜访一次前五位的客户，不会讲英语也要见个面，聊聊天，喝喝酒。要混个脸熟。也可以借此加强感观认识，看看客户是在发展还是在后退。销售经理每年要走访前20位的客户，尽可能地掌握客户的一手资料。业务员的联系资料要抄送销售经理和公司的销售主管副总。业务员参加展会、会谈和拜访客人，一定要有备忘录存档。作为老板，你什么时候都不能忘记客户是你的命根子。要放手授权销售人员往前冲，但是不能放任自流，要收放自如。外贸公司外贸公司在管理客户和市场时，往往是以业务员为中心的。很多老板是业务员出身，开发能力强，下面的业务员都是他带出来的徒弟，客户也是老板交给业务员的。这样的客户仍然在老板手上。业务员在相当程度上只是跟单。业务员自己带来的客户，那就要听业务员的了。几个能干的业务员合伙成立公司，也有很多成功的例子。从外贸公司长期的发展趋势来看，作为专业的外贸公司，能够生存下去的机会不多。外贸公司也要培养自己的核心竞争力。产业化是必由之路。最终还是要往工厂方面靠。产品销售和市场管理，道理是一样的。