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购买物品前要落实经费来源。预算采购计划明细内的物品，按预算执行；有预算资金但未列入预算采购计划明细的零星物品采购，须先履行报批手续，经主管院长及相关职能部门负责人同意；预算外申购物品的，要经过有关部门的可行性论证，并严格履行追加预算程序，落实资金来源后再组织采购。
报销发票（境内发票）必须是税务部门统一印制并印有税务监制章的有效票据。报销发票必须具备：付款单位名称（华北科技学院）、开票日期、开票人姓名、发生费用的内容、商品的名称、数量、单价、金额等；购买办公用品、实验材料、图书资料等物品，品种较多票据上无法逐项列明的，需附销货单位提供的机打小票或加盖财务专用章的购物清单。报销票据上必须盖有填制单位的发票专用章或财务专用章。凡填写有大写和小写金额的发票，大写与小写金额必须相符。报销时，票据必须有经手人、验收人及部门负责人的签字。购置设备属于固定资产（800元及以上）的需提前到资产处办理固定资产验收手续，购置教学实验材料、低值耗材、办公耗材等需提前到资产处办理验收、入库等相关手续，然后持验收单、入库单等及发票到财务处报销；各部门用日常经费购置仪器设备的，需提前征得主管院领导、资产处及财务处的同意，由资产处组织采购后，持验收单及发票到财务处报销。
??财务部门。根据查询财务部门的规定可知，一般公司的快递费用需要凭报销凭证找财务部门报销。报销凭证是指费用支出的各种票据。比如发票、行政收据等。因此报销快递费，需取得发票、行政收据等真实有效的凭据。