给你个参考下吧：
从事国际贸易已经有5年了, 先是留校教书一年, 然后国有大型外贸公司, 随后到外资银行贸易融资. 然后国外的采购公司.当时结识不少同行, 其中许多采购公司是大家都知道的. 直到自己不久前开一家小小公司.看到自己等级新手, 不免感慨, 其实贸易对于任何一个人, 何尝不是一个不断学习的过程呢?
我和大家分享一下从采购商的角度看外贸业务员, 希望对大家有帮助, 兼作自我介绍.
采购商订单从哪里来?发到哪里去?
采购商一般从总部那里, 或者从所在国关联公司得到采购的任务.我们还有其他的同行一般是这样, 打电话给最熟悉的供应商, 了解一些信息. 发询盘给熟悉的供应商, 然后把从展览会上面的供应商名单数据库里面的工厂洒一遍, 外贸网站再撒一遍采购信息.
从中国得到offer 以后, 回复给公司总部. 正常情况下, 总部过来的采购的任务是非常多而且不一定完整的.所以外贸人员最好能做到两点,
第一是非常快的回复. 采购部门的迅速有效的回复总部是非常重要的一个考核指标. 比如20个项目的日用品单, 一般3天之内就会回复完成.之后过来的迟到的offer只能放在文件夹里面归档.所以速度是第一关键.
第二是完整的回复. 这需要报价业务员对自己的产品非常了解.经常采购的信息是不完整的, 业务员最好依靠自己的产品知识,在email 中对产品有完整的介绍. 同时包括自己的工厂信息(名称, 地址, 工厂人数, 技术人员人数,主要产品, 产量,销售量, 有没有外贸权,),产品的其他信息,包括类似产品推荐, 或者提供给采购商可能的其他选择. 还有一部分是商务信息,包括交货期,最少订货量,包装,港口,付款方式等等.这对促成最终成交非常有帮助. 重要的是: 在第一封email中就分几个部分完整的介绍.
我以前常常收到一两句话的传真或者email.上面只有一个价格. 在我看来,这样的回复会给我这样几个印象：
1. 回复者是贸易公司或者个人, 看到讯盘就打听价格,加上利润以后就报价过来
2. 回复者对商务方面不是非常熟悉, 继续谈下去可能在许多环节上,需要很多时间相互沟通.
3. 同这样的公司做生意, 会像挤牙膏一样, 时时催促工厂, 非常消耗精力.
回复的内容完整, 但是需要注意简洁. 不要把工厂的创业史也搬出来,也不要把口号,标语贴上去.
采购商的难处,兼谈杳无音讯咋办?
采购商和外贸业务员一样, 有自己的难处, 第一是需要找到qualified 供应商. 之后的业务中如果出现各种问题, 都会追溯到挑选供应商的环节上.所以, 有实力的供应商展现自己的实力是非常重要的.当然, 虚假之词只能靠采购商自己考察辨别了.
价格是另外一个问题. 采购的目标价格通常是非常的低.所以一次沟通就成交非常困难. 许多订单的谈到最后就是价格问题.总部也需要时间判断.
采购执行每天面对的主要内容是总部, 还有正在执行的订单. 所以对于讯盘阶段的供应商,没有太多时间主动打电话. 邮件也是疏于回复. 这是经常发生的. 供应商不必泄气. 在此提出两点是供大家参考的.
1 .报价实在一点, 否则总部确认的继续联系的名单中就没有你, 同时力求完整,参考前文所讲. 无论外籍还是中方的员工都喜欢这种报价单.
2.主动联系是重要的. 采购职员也是人, 也很懒惰. 总是希望能有热情的供应商主动联系, 提供新的信息. 省下自己的时间. 当然注意联系的方法和方式.
采购执行过程中供应商出现问题是经常发生的情况. 在此情况下, 采购方会考虑其他的供应商.这也是为什么有的客户消失一年半载以后又出现的原因.保持最低限度的联系是一个外贸人员的好习惯.这个习惯的难度在于, 几个月半年过去没什么效果. 从这个角度来讲, 你必须佩服一些外贸公司的老的业务员十来年的积累.他们的外语, 产品知识可能都不如一些大学生, 但是十几年的客户积累确实是一笔巨大的财富.
为什么要p/I
为了显示自己很牛,效率很高, 经常在收到采购任务一两天之内就会给总部传真p/i. 供应商切不可自己偷着乐. 这时, P/I 主要的性质是供应商单方面的销售承诺. 是否执行的选择权在采购方. 采购方往往一个订单传真2份以上的不同工厂的P/I.
另外一个好处是, 工厂在开出P/I以后, 往往会认为采购方很有诚意, 或者认为成交的可能性非常大. 经过几天以后, 采购方还可以回过头来要求供应方对P/I作一些修改. 一般包括付款条件, 免费的零配件或者些许折扣等等, 在这个阶段, 我个人认为比一开始就向供应商提出要求更容易达到目的. 这通常也是我们惯常的做法.
该不该寄样品？
这是一个让工厂很头疼的问题! 每周差不多都有人要样品? 每次都寄,实在吃不消, 况且大多数都石沉大海.从采购商的角度来讲, 我愿意和大家分享一下这方面的感受.
1.样品费. 我个人建议工厂还是主动提出样品费的问题. 其实采购商都是被惯坏的.越是可能成交的生意, 采购商越是不会吝啬样品费.然而, 实际的情况是, 大多数中国工厂都生产一样的产品. 你不答应, 自然有别人答应免费. 所以我建议花一点时间研究一下自己的产品有多大程度上的独特之处. 对于基本没有自己特色的产品, 竞争又非常激烈, 同时又渴望订单, 你只好免费寄了. 采购商如果面对同样的几家工厂, 产品大致一样, 有的免费,有的坚持收费, 我还掏钱去买样品,岂不是白痴?
2.速度. 不管收费还是免费, 速度是关键. 这样采购商能判断两个方面的事实, 第一, 供应商是不是真正的生产厂家, 抑或是贸易公司先要来样品然后寄过来. 第二, 供应商是不是正在生产这个产品, 抑或是仅仅具有生产的能力. 这两个事实都反映在样品邮寄的速度上面. 因此我建议如果安排样品都很吃力的小型外贸公司或者个人, 不要轻易的免费邮寄样品. 在我们的经验看来, 最终成交的供应商, 往往在确定样品以后, 1到2天就可以把快递号码通知我们。
2015年外贸跟单员的工作内容及能力要求
一、跟单员的工作内容性质
跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：
(1)寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。为自己下一步的工作打算.
(2)设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
(3)传播信息：将企业产品的信息传播出去。
(4)推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
(5)提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
(6)收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
(7)分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理;跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
(1)函电的回复：
(2)计算报价单
(3)验签订单
(4)填对帐表
(5)目录，样品的寄送与登记
(6)客户档案的管理
(7)客户来访接待
(8)主管交办事项的处理
(9)与相关部门的业务联系
跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
二、跟单员的工作特点
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。
1.责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2.沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3.做好客户的.参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4.工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5.工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
三、跟单员的素质要求
跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
(1)分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
(2)预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
(3)表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
(4)专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。
(5)与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
(6)人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
(7)法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。
(8)谈判能力。有口才，有技巧。
(9)管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
(10)物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。
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