说到索赔，可能很多人都不想，而最无奈的则是客人索赔的时候这个货长什么样还不知道？也就是说自己根本没验过货，对于工厂的货到底差成什么样根本就一点不知道，所以这个时候跟客人去谈索赔是件非常困难的事情。为了尽可能的减少索赔，这首先的一步要抓好！所以我在这里重提了这么一个简单的话题，如果有时间作为业务员大家还是多关心关心自己的货，毕竟自己对自己的货是最清楚的。一旦客人提起也会说的头头是道，本来要赔的货可能因为你的认真态度化为乌有！所以这一步很关键。
验货前的准备：
1、先去找个可以放东西的包，稍微大点的，不要太MINI了，咱们是去工作的不是去作秀！
2、有了包，一定要往包里放东西吧，这样老板看了你也好看，工厂看了你也好看。工作嘛象个工作的样子。
办公桌上找找看，这个笔要放吧，笔是用来干嘛呢？写验货报告，所以验货报告要带了吧。验货验什么呢？当然是验产品，那确认样要带了吧？不然怎么知道生产的是什么东西呢？怎么来验货产品呢？有些东西可以目测的，所以只需要带上你的眼睛就可以了。如果不可以的话，需要工具的话，你就要带好工具了呢。要量长度和厚度，带好尺（卷尺，油标卡尺，螺旋测微器等）。要称重量的带个天平或者电子秤。要测温度带个温度计。要测湿度带个测湿仪等等。产品不一样，要带的工具也不一样。不过尺是一定要带的，箱规总要量的吧，不然装不进货柜了我可不负责哦！以后工具当然也可以在工厂借用。
带的工具差不多了，合同可不要忘了，不然到时候工厂给你少贴几个标贴，少印几个字你都不知道！如果出门要做车，车钱可不要给老婆把住了，不然到时候叫兄弟送过去可丢人了呢！
万事俱备，走喽，一阵喇叭声后，到了工厂！必要的寒暄之后，还可以喝口茶，享受一下上帝的待遇。
正式开工了：
1、从你心爱的包包中拿出笔，验货报告，验货工具，合同，看看总共有几箱。然后找几个工人来搬货，你要从万花丛中挑出几点红来。如果不是专业的验货公司的话，一般比例有个5%-8%就够了，如果数量太多的话，看个15箱就差不多了。我们自己去验货的目的是了解工厂生产产品的情况，挑的时候最好范围广一点，最好一批货东抽两箱，西抽两箱，加强随机性，不要到时候工厂作弊你都不知道，那你可真的惨了！
2、东挑西挑总算挑出来了几箱，先记下箱号，然后看看纸箱有没有破损啊，纸箱是不是专用的外贸纸箱（有专门的商检号）啊，纸箱是无订的还是有订的（欧洲的喜欢用无订的，美国的一般用有订的），有没有打包带，打包带是人工打的还是自动的（欧洲人喜欢用自动的，因为自动打包机是无订的，人工的都是要铁扣的），最后看看封箱的胶带客人有没有要求（**胶带，透明胶带，牛皮纸胶带等等）是不是要求工字型封箱？
看完纸箱看唛头，睁大你的眼睛，小心眼镜不要掉了^o^。一个字一个字的对过来，万一对错一个字扣你个50DOLLAR你可别心痛啊！这里特别要强调的一点是，有些工厂不认识英文的，象填箱号的地方他们没填，重量和尺寸单位没转换，客人要求是LBS的他们做成了KGS,INCH的做成了CM，CUFT给你写了个18等等，这些小细节要注意，工厂也是存心想做错的，只是他们不知道该怎么做对！
4、美女出笼了。可惜看到的是彩盒，对于彩盒一般在生产前都已经跟客人确认了，你要较对的是色差问题，中间如果修改多的你还是要仔细较对整个彩盒的文字印刷，不怕一万，只怕万一呢！然后在对照合同看上面的其它要求，最常用的就是贴标贴了，标贴上有UPC的话注意要扫描过。注意彩盒客人要求是三面封口还是单面封口，如果客人没要求，要看单面封口的效果，单面封口如果产品容易出来的话一定要三面封口！
5、说了那么多废话，进主题了--验货！先看单个产品的包装，是PB,还是PB/HEADER,塑料袋的封口严不严，吊卡订的正不正，客人对订书针的位置有没有要求，对PB的材质有没有要求，PB袋上有没有印刷，印刷的内容有没有错误，要没要要求警告标，有没有要求UPC码和货号标，有没有要求MADEINCHINA等等，一定要注意与合同一致，所有与客人不一致的地方都要修改。看完包装以后看产品，拿出确认样进行对照，用目测的地方用目测，用工具的地方用工具，原则上是要同确认样一致！这里可能最麻烦的就是产品的品质上面出了点问题，如果严重的话那肯定是不能出货的，怕就怕的是哪些不上不下的货，出也可以不出也可以，这个时候就要凭经验来判断了，要根据客人的性质和对客人的了解来决定这批货的结果！如果自己没把握，多带几个出货样回公司，交给领导或者有经验的前辈来判断这批货的去留！
6、重复上面的3、4、5N次，直到你看的满意。
7、填写验货报告，验货报告也可以边验边填，写上验货结果，签上你的大名，然后叫工厂负责人签上大名。叫他们收拾残局，你则收拾包包，不要忘了东西哦！
做外贸的整个流程程序
验货员的责任及重要性:产品的质量及数量会直接影响客人对公司的信任度,所以我们每一个判断都会直接或间接影响公司利益的。工作就是根据公司业务员提供的验货资料、样品及注意事项根据注意事项细察样板,要根据不同的产品，不同的要求，严格检验，所检验的项目要全面，再与有关跟单同事作一些交流,互相提醒,互补漏洞，所以就需要每个验货员要有好的心态。对工作细致，认真、要讲究条理性;及时解决在验货过程中出现的问题，由于我们公司的货物比较杂且品种多，涉及面也比较广，需要我们验货员对产品有一定的了解和认知，这就要求我们要不断的学习。
(一)：验货时准备的工具：
开箱器(如刀子)，相机+读卡器(拍产品，外箱等)，卷尺(量长度)，卡尺(量产品的厚度)，千分尺(量较薄的产品如OPP袋等一些较精细的产品)，克称(称产品的重量)，袋子(装样品《四楼样品间有》)，胶带(封箱用，仓库二楼有)，笔，标签纸(取样时用于记录货号)
(二)：验货前的准备：
业务员有货要进仓前要整理好此次进仓货物的清单与交给验货员。有需要特别要求的因标于清单上(如有工厂是付现金的，有要着重注意的产品，取样的要求，有无条码要求及外箱的要求等，装柜的时间(利于验货员掌握验货进度))。验货员拿到资料后要和业务员做一个沟通，希望业务员尽可能的多告诉一些验货时需要注意的细节(客人的一些要求等，产品主要有哪些疵点，做到心中有数。对容易出现的问题才能抓住重点)。验货前的良好沟通也是保证验货质量的一个重要环节。
到达仓库后先看一下仓位上有无新的货物进仓，再到仓库办公室打开电脑查询对应的业务员文档里有无清单上货号的货物进仓，有的话记录下仓位，这样有利于快速的找到货物，节省时间。
(三)验货程序：
1.先看外箱是否破损，是不是专用外贸纸箱。客人有无要求打包带，编织袋等。正侧唛有没有贴好，核对正侧唛是否正确，对照清单上的货号是否与唛头上一样，装箱数量是否一致，如有改动应做好记录(装箱数量以内箱实际数量为准)，并拍照正侧唛及整箱外观。
2.开箱必须用开箱器开启，严禁粗暴作业，撕破外包装。取出货品对照及清单上的货品描述：条码：(如有条码要对照清单上的条码看数字是否一样，如不一样要电话通知业务员告知情况，业务员会安排是否要返工还是叫工厂拉回处理，我们要积极的配合高效的解决，不能滞后处理或置之不理)。逐一对照清单上的货品描述及要求(包括尺寸、颜色、有无内箱、重量等)并拍照。多个款式多个颜色的要拍全，对有问题的产品要拍清有问题的地方，如果方便的话要拿回公司给业务员确认。清点数量，看是否与侧唛和清单上标的一致。如不一样要做好记录。对验货过程中有任何有疑问的地方要随时与业务员电话沟通，。
3.产品检测主要是看是否与清单描述或一致。混色确认是看清单上有无颜色要求，看箱内货物进行确认。未混色的或颜色清装的有时需要重新混，我们要做好记录告知业务员。清点箱内实际货物数量，验货没有发现问题的货号检验标准是20%~30%，高货值的货号检验标准是60~80%，做到心中有数。对验货中出现的情况要做好记录，拍照。对高货值货物要仔细认真查验并清点数量。箱数比较少的货要先验，避免沉底造成验货难度。对清单上的货号要保证100%验到并拍照存档。要求取样的要取样。用标签纸贴好写上货号。
4.回到公司做好记录，有装箱数改动的，产品有问题的，拷贝当天拍的放到验货文件夹的对应业务员名的文件夹里并共享，方便业务员随时查看。整理当天拿回的样品把问题的样品拿给业务员看。对于验货中不太确定的产品问题要与业务员沟通交由业务员来决定。
备注：验货员主要是把握产品的质量和数量，协助业务员开展工作。做好验货工作的同时也要协助仓库做好进货出货工作，对已进仓货物的维护，需要在仓库返工时要做好监督及返工人员的协调，协助仓库做好装柜工作(
在装柜的时候需对相应的产品货号、装箱数、件数需认真确认、核对清楚。装柜的货物要求大致区分为装里面、中间和外面。易碎的物品要求加高，较重的货不易碎的一般都拿来打底，还有像液体的东西和易碎的需特别注意：需轻放，且不能拿来打底，一定要正方，不能侧放，箱单的确认等)。仓库验货是一个很程式化的工作，很辛苦，也很枯燥。这就要求我们要有好的心态，要用不同的角度多方面去思考。同事的关心、上司的体恤和鼓励也是平行心态的良药。就我个人的经验来说，可能出的问题都是一些没有注意的细节，如标签的位置，唛头里某个字母的错误等等.我相信产品大的方面，如功能、安全性、整体外观，我相信有一定经验的验货员都不会出现问题。对于验货中的一些较详细的产品验货标准见之前的验货流程。
我们公司的产品种类比较多,要对每一种产品的生产过程及特性都了解是无可能的,我们需要在验货的过程中多学习、多询问,多多的了解各种产品的。
现在大家普遍感到的一个问题就是仓库老爆仓，有时要出货却进不来，等匆匆忙忙的进了仓就要出柜，对于产品的检验上也有点仓促，对于可能出现的问题在处理时间上可能就会有点措手不及。其实仓库现在有一半以上的仓位放的都是以前装柜剩下的库存。大家都知道一个高柜只能装68个方，可是很多时候进货都进的比较多，这就造成库存太多。这就需要我们业务员自己的把握，对要进仓要出柜的货要和工厂确认好体积，合理的安排好货物进仓的体积，不要让剩余货物过多。最好确保这个星期出的货这个星期出掉。一个柜的进仓最好能控制在70个方，对工厂未安排送货的自己送来的能不收最好都不要收。业务与业务之间也应该互相沟通和协商，只有大家都重视起来并行动起来才能真正有效把仓库的仓位有效的利用并发挥最大的作用。
1. 客户询盘:一般在客户下purchase Order 之前,都会有相关的Order Inquiry给业务部,做一些细节上的了解。\x0d\ 2. 报价:业务部及时回复客人查询,确定货物品名,型号,生产厂家,数量,交货期,付款方式,包\x0d\ 装规格及柜型等,proforma Invoice 给客户做正式报价。\x0d\ 3. 得到订单:经过洽谈,收到客户正式的订单purchase Order。\x0d\ 4. 下生产订单:得到客人的订单确认后,给工厂下订单,安排生产计划。\x0d\ 5. 业务审批:业务部收到订单后,首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填\x0d\ 写,尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件,与工厂的收购合同。审\x0d\ 核表要由业务员签名,部门经理审批,再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的,或有预\x0d\ 付款和佣金等条款的,要经公司总经理审批才行。合同审批之后制成销售订单,交给部门进程\x0d\ 员跟进。\x0d\ 6. 下达生产通知:业务部在确定交货期后,满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时\x0d\ 生产:\x0d\ 6.1:如果是L/C付款的客户,通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到,收到L/C后应业务\x0d\ 员和单证员分别审查信用证,检查是否存在错误,交货期能否保障,及其他可能的问题,如有问\x0d\ 题应立即请客人改证。\x0d\ 6.2:如果是T/T付款的客户,要确认定金已经到账。\x0d\ 6.3:如果是放帐客户,或通过银行D/A等方式收汇等,需经理确认。\x0d\ 7. 验货:\x0d\ 7.1:在交货期前一周,要通知公司验货员验货。\x0d\ 7.2:如果客人要自己或指定验货人员来验货的,要在交货期一周前,约客户查货并将查货日\x0d\ 期告知计划部。\x0d\ 7.3:如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的,要在交货期两周前与验货公司联\x0d\ 系,预约验货时间,确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。\x0d\ 8. 制备基本文件 ,及工厂提供的装箱资料,制作出口合同,出口商业发票,装箱单等文件(应\x0d\ 由业务跟单员制作,交给单证员)。\x0d\ 9. 商检:如果是国家法定商检产品,在给工厂下订单时要说明商检要求,并提供出口合同,发\x0d\ 票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸,便于工厂办理商检。应在发货一\x0d\ 周之前拿到商检换证凭单/条。\x0d\ 10. 租船订仓:\x0d\ 10.1.如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款,通常客人会指定运输代理公司或船公司。\x0d\ 应尽早与货代联系,告知发货意向,了解将要安排的出口口岸,船期等情况,Q确认工厂的交货\x0d\ 能否早于开船期至少一周以前,以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前\x0d\ 向货运公司发出书面定仓通知(SHIPPING ORDER),通常在开船一周前可拿到定仓纸。\x0d\ 10.2.如果是由卖方支付运费,应尽早向货运公司或船公司咨询船期,运价,开船口岸等。经比\x0d\ 较,选择价格优惠,信誉好,船期合适的船公司,并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要\x0d\ 另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓,程序同上。\x0d\ 10.3.如果货物不够一个小柜,需走散货时,向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时,还要了解\x0d\ 截关时间,入仓报关要求,等内容。\x0d\ 10.4.向运输公司定仓时,一定要传真书面定仓纸,注明所定船期,柜型及数量,目的港等内容,\x0d\ 以避免差错。\x0d\ 11. 安排拖柜:\x0d\ 11.1.货物做好并验货通过后,委托拖车公司提柜,装柜。拖车公司应选择安全可\x0d\ *,价格合理的公司签定协议长期合作,以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料:定\x0d\ 仓确认书/放柜纸,船公司,定仓号,拖柜委托书,注明装柜时间,柜型及数量,装柜地址,报关行,\x0d\ 及装船口岸等。如果有验货公司看装柜,要专门声明,不能晚到。并要求回传一份上柜资料,\x0d\ 列明柜号、车牌号、司机及联系电话等\x0d\ 11.2.传真一份装车资料给工厂,列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机\x0d\ 联系电话。\x0d\ 11.3.要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部,列明货柜离厂时间、实\x0d\ 际装货数量等,并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封\x0d\ 条。\x0d\ 12.委托报关:在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行,委托出口报关及做商检通关换\x0d\ 单。通常要给报关留出两天时间(船截关前)。委托报关时,应提供一份装柜资料,内容包括所\x0d\ 装货物及数量,口岸,船公司,定仓号,柜号,船开截关时间,拖车公司,柜型及数量,本公司的联系\x0d\ 人和电话等。\x0d\ 13. 获得运输文件:\x0d\ 13.1. 最迟在开船后两天内,要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找\x0d\ L/C或客人的要求来做,并给出正确的货物数量,以及一些特殊要求等,包括要求船公司随同提\x0d\ 单出的船证明等。\x0d\ 13.2. 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后,向船公司书面确认提\x0d\ 单内容。如果提单需客人确认的,要先传真提单样板给客人,得到确认后再要求船公司出正本。\x0d\ 13.3. 及时支付运杂费,付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。\x0d\ 14. 准备其他文件\x0d\ 14.1.商业发票:L/C 要求提供的文件中,对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证\x0d\ 日之后,交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同,小写和大写金额都要正确无\x0d\ 误。L/C上对发票的条款应显示出来,要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证,一般要\x0d\ 提前20天办理。\x0d\ 14.2.FORMA原产地证书:FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是\x0d\ 运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前,在发票日期之后。未能在发货之前办理的,要办理\x0d\ 后发证书,需提供报关单,提单等文件。经香港转运的货物,FORM A证书通常要到香港的中国\x0d\ 商检公司办理加签,证明未在港对货物进行再加工。\x0d\ 14.3.一般原产地证:一般原产地证可在中国贸易促进会办理,要求低一些。可在发货之后不\x0d\ 太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签,也和发票一样要提前20天办理。\x0d\ 14.4.装运通知:一般是要求在开船后几天之内,要通知客人发货的细节,包括船名,航班次,开\x0d\ 船日,预计抵港日,货物及数量,金额,包装件数,唛头,目的港代理人等。有时L/C要求提供发送\x0d\ 证明,如传真报告书,发函底单等,注意按客人要求的时间内办理。\x0d\ 14.5.装箱单:装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量,每箱的毛重,净重,\x0d\ 外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号,以便\x0d\ 于客人查找。装箱单的重量,体积要于提单相符。\x0d\ 15. 交单:\x0d\ 15.1.采用L/C收汇的,应在规定的交单时间内,备齐全部单证,并严格审单,确保没有错误,才\x0d\ 交银行议付。\x0d\ 15.2.采用T/T收汇的,在取得提单后马上传真提单给客人付款,确认受到余款后再将提单正\x0d\ 本及其他文件寄给客人。\x0d\ 15.3.如果T/T收汇的,要求收全款才能做柜的,要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即\x0d\ 寄正本提单给客人。\x0d\ 16.业务登记:每单出口业务在完成后要及时做登记,包括电脑登记及书面登记,便于以后查\x0d\ 询,统计等。\x0d\ 17.文件存档:所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。\x0d\ 18.单证员平时应注意收集运价变动,船期,航线,等信息,为业务员报价提供帮助