外贸资料员应当具备下列技能和条件：
1、有相当的教育水平和一定的外语基础，基本上能理解信用证和函电，并能用英语书写文件和回复信件。
2、了解国际贸易术语，了解一些外贸知识和国际地理知识，学习一些相关的产品知识。
3、擅长电脑操作和打字。工作耐心细致，责任心强。
4、善于学习和更新知识，不断学习业务，掌握一些贸易国家和地区的政策、风俗习惯。
5、认真工作，避免因文件编制错误导致公司无法收到货款。
6、与运输、商检、海关、银行等有关部门密切配合。
主要贸易集中城市如上海、广州、苏州等地对纪录片的需求量很大，纪录片人的职责如下：
（1）完成信用证的审核、准备、审核和提交。
（2）完成客户所需文件的制作、认证的办理、物流运输（空运、海运、快递等）的安排。
（3）完成提单审查、报关单证准备和海关查验工作。
（4）准备信用证银行出具的单据、原产地证明、发票证明等文件。
（5）协助财政部门办理核销、结汇和出口退税手续。
（6）办理出口通关等手续。一般原产地证书、普惠制原产地证书和配额证书。
（7）培训销售人员的外贸单证和物流知识。
外贸制单的国际货运操作流程
准确的说应该叫单证员吧
单证员是指在对外贸易结算业务中，买卖双方凭借在进出口业务中应用的单据、证书来处理货物的交点击此处添加说明付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。随着外贸行业持证上岗制度实施力度的逐步加强,外贸从业资格证书正受到越来越多用人单位与求职者的认可，市场上对外贸人才的要求也越来越高。首先表现在对传统外贸岗位从业技能要求的提高：不仅要能掌握最新的专业知识，同时需持有国家颁发的资格证书。单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单与归档等—系列业务活动，具有工作大、涉及面广、时间性强与要求高等特点
工作内容
简述
1、负责进出口相关单证的制作、 管理及信用证审核；
2、收集和整理各种单证，完成送货单、订单、提单核对等对单据的各项处理，并进行基础数据录入和归档；
3、跟踪每票货物的送货情况，统计核对相关数据；
4、及时准确与货代公司联系装箱，送仓工作；
5、在整个过程中，完成与业务员、跟单员以及客户、货代各方面的协调工作；
6、协助参与收付汇，外汇核销以及退税的跟踪。
1． 海运询价：
① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格
② 主要船公司船期信息
③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规）
2． 陆运询价：（人民币费用）
① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格
② 各港区装箱价格
③ 报关费、商检、动植检收费标准。
3． 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。 接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：
1． 船期、件数
2． 箱型、箱量
3． 毛重
4． 体积
各项型最大体积为：( 长*宽*高) 可装体积，可装重量
1×20GP=31CBM 6*2.38*2.38 25 17MT
1×40GP=67CBM 12*2.38*2.38 55 25MT
1×40HC=76CBM 12*2.7*2.38
1×45GP=86CBM
（注：GP general purpose 普通箱；CBM cubic metre 立方米；MT metric ton 公吨；HC high cubic 高箱）
5．付费条款、货主联系方法
6．做箱情况，门到门还是内装 1． 缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。
2．加盖公司订舱章订舱：
需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。
3．取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。
四、做箱
1． 门到门：
填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
2．内装：
填妥装箱计划中：船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
3．取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP） 1．了解常出口货物报关所需资料。
①需商检
②需配额
③需许可证
④需产地证
⑤需提供商标授权、商标品名
⑥出口香港地区货值超过万，其他地区超过万，核销时需提供结汇水单（复印件）
⑦需提供商会核价章
2．填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。
3． 显示报关单所在货物的中文品名，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。
4．备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
5．跟踪场站收据，确保配载上船。
6．凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。 1． 问明顾客提单的发放形式：
① 电放：
需顾客提供正本电放保函（留底），后出具公司保函到船公司电放。
②预借(如可行)
需顾客提供正本预借保函（留底），后出具公司保函到船公司预借。
③ 倒签(如可行)
需顾客提供正本倒签保函（留底），后出具公司保函到船公司倒签。
*此种情况下，多半是签发HOUSE B/L.
④分单：
应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。
⑤ 并单：
应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单
⑥异地放单：
须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
2．依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。 1．查看每张正本提单是否都签全了证章。
2．是否需要手签。
八、航次费用结算
1． 海运费
① 预付(FREIGHT PREPAID)
②到付(FREIGHT COLLECT)
2．陆运费
①订舱
②报关(包括返关之前已经报关的费用)
③做箱(内装/门到门)
④其他应考虑的费用：
冲港费/冲关费
商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改
九、提单、发票发放（提单样本）
1． 货主自来取件的，需签收
2． 通过EMS和快递送达的,应在名址单,上标明诸如:提单号、发票号、核销单号、许可证号、配额号等要素以备日后查证
十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的核销退税单
十一、海关退税有问题的，需更改并要提供如下资料：
l、报关数据正确、舱单不正确的
① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉
③ 提单正本复印件两张
④ 装箱单(Container Load Plan)复印件
⑤ 更正单（三联、正本）。
2．短装（多报少出）、溢装（少报多出）
①船开5天（工作日）内没能及时更正的:
先交纳罚款金3000-5000;
货主重新提供的发票、装箱单（Packing list）
货主重新提供报关单
提单副本复印件（加盖提单副本确认章）
② 船开5天（工作日）内更改的
提单副本复印件（加盖提单副本确认章）
正本、正确的报关单