含义
在进出口国际业务中，交易磋商，确认成交是一个十分重要的环节。磋商有两种，一是口头磋商，一是书面磋商。书面磋商是以外贸信函的形式表现的，是指双方通过信函、电报、电传等书面形式来洽谈交易。
写作格式
外贸信函在写作格式上一般由七个部分组成，即：信头、行文对象、事由、正文、祝颂语、落款、附件。
1。信头。信头包括发函公司的名称、地址、电报挂号、电传号码以及发文字号。一般公司都用印有信头的专用发函纸。
2。行文对象。行文对象是指信函的受文者，函件发给的公司、商号、店主、经理等。如“英国××公司”。如果写给负责人，要在公司名称和对方名字之后加官衔或职务，或者依照习惯可接着写上“台览”、“惠览”、“雅鉴”等敬词。
3。事由。业务函件，写信人为了让收信人一见便知道内容，往往以“事由”的形式把内容要点标出来。这样可省时间，便于工作。
4。正文。正文一般由三部分组成。即：开头、主体、结尾。开头大致有两种写法：开门见山，直述发函意图；对客户作自我介绍或引述对方来函。比如：“我公司专营×××”，或“贵公司×月×日来函收悉”等等。
5。主体。主体是信函的中心内容，主要阐明发函者的意见、目的、意图。文字要简明，事由要讲清楚，力求有理有据，有分寸，使对方能够接受。作者应依内容的多寡，或分段写，或分条列项，确保条理清楚。
6。结尾。外贸业务函件的结尾务必简洁，往往用一两句表示希望回信或提出与本函件的主旨有关的要求。结尾是点睛之处，特别要写好。
7。祝颂语。祝颂语分两部分，祝颂语写于正文结尾的下面。前部写于正文的中部，后部另起行，顶格书写。如“谨视商安”“谨祝”写于正文中部，“商安”另起行，顶格书写。
8。落款。落款写明发函单位名称，如“××公司”。如有负责人签字，须注明职衔，年、月、日要写全。
9。附件。随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等，都可作为附件处理。
格式
×××××公司：
传真：×××地址：××县×路×号
电传：×××电话：×××××”
编号：×××
事由：
开头．
主体．
结尾．
此致
附件：
××公司
××××年×月×日
范文
×××公司：
前从××处获悉，贵公司为发展转口贸易，拟订购我公司××食品，直销美国。针对你方开展的这一业务，我们愿意提供支持与合作。现报供10000箱，每箱2美元的美国净价；交货期××年×月×日，分两批各5000箱，付款条件是不可撤销即期信用证。
上述发盘×日复到有效。
××进出口公司
××××年×月×日
外贸求购函范本
iask.sina /search_engine/search_ishare_engine.php?key=%CD%E2%C3%B3%BA%AF%B5%E7%B7%B6%CE%C4&title=&classid=0&type=
里面有可以看看
报盘函电
按照这些条件与对方达成交易、签订合同的一种肯定表示。构成一项法律上有效的发盘， 必须具备报盘是指买卖双方的一方（发盘人）向对方（受盘人）提出各项交易的条件， 并愿下面四个条件：（1）向一个或一个以上的人提出；（2）表明承受约束的意旨；（3）内容必须十分确定；（4）送达受盘人。另外， 发盘是有有效期的。 发盘在被接受之前并不产生法律效力， 可在一定条件下于任何时候被终止。拟制发盘函电的基础是"知已知彼"，心中有数， 做到上进有确，策略得当，创造有利因素， 争取成交的主动权。请参照以下的选范文。
范文1：交易条件报盘 范文2：虚盘
范文3：调整价格报盘 范文4：实盘
范文5：调价实盘 范文6：解释报盘
范文1交易条件报盘
____________：
永久牌自行车报价
感谢你方11月10日有关永久牌自行车的询盘函。
我们现出各种牌号的自行车，其中永久牌自行车与凤凰牌自行车最出名，这此产品在国外需求量大。因此，存货正迅速减少。我们的自行车不仅重量轻，而且因价格合理而受到欢迎。我们确信一旦你们试用了我们的自行车，就会大量续定。根据你方要求，我们现报价如下：
20英寸男式每辆25美元
20英寸女式每辆27美元
26英寸男式每辆27美元
26英寸女式每辆28美元
付款条件：用通过卖方认可的银行开立的即期信用证付款。
装运期：假如有关信用证能在年底前到达卖方，装运可安排在1、2月份。
不言而喻，上述价格是CIF卡拉奇净价。请注意我们出口自行车一般不给佣金，如果每种规格自行车的定购数量超过1000辆，可经予5%的折扣。
范文2虚盘
______________：
初次询问价格的回复
我们欣悉贵方10月12日询价函。首先对您希望购买我方产品表示感谢。今天，一份配有有关插图的供出口的商品目录将旬日内寄往您处。我们认为，就颜色来说，必中您意，确系当前市场所流行。该货设计美观、精巧，加之精湛的制作工艺，必将受到各类买主的欢迎。
我方代表，____先生将于下周抵达纽约。他将非常愉快地携带我们手工制作的全套样品去贵处拜访。同时，我们已授权他与贵方商讨订货的付款方式，或就签订合同谈判。如蒙贵方给予协助，将不胜感荷。
范文3调整价格报盘
________________：
重新报盘
谢谢你方10月2日寄来的1051号订单。
然而，深为抱歉的是，我们不能依照两月前所报价格接受订单。目前，正如所知，原料价格大幅上涨。为弥补部分的亏损，迫于无奈，我们不得不将价格略作调整。
现报最低价格如下：
数量型号价格
30码27每码人民币2.08元
45码37每码人民币2.60元
请复函告知我方，我们是否能依照这些价格接受你方订单。盼早日复信。 ?
范文4实盘
________________：
纯丝印花绸实盘
我们很高兴获悉贵公司殷切需购我们________牌纯丝印花绸，第________号质量，即装。我们今天电复实盘如下：
"你____日信实盘此间15日有效____码质量第____号每码____法国法郎上海空运离价取早10月交电传不可撤销信用证"此实盘当以____年____月____日前收到贵方答复有效。按你们要求，货物将空运，空运运费由你公司负担，有关信用证须用电传开来以利出运。
范文5调价实盘
____________：
调高价格
想必贵公司已注意到羊毛价格的急剧上涨趋势，而且种种迹象表明这一趋势将持续下去。由于成本提高，我方亦不得不调高价格，详见所附之我公司第____号新的报价单。新价将自____年____月____日，亦即自今日起两周后生效。为使双方业务顺利进行起见，我方已决定对于数量超过____（单位）且在下月底前送达我公司的每一订单给以一项特殊折扣的优待。当然，这只是一种临时办法，以示照顾。相信贵公司定能理解，此次调高价格确系迫于市场变化。我方除此而外，别无他途。
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范文6解释报盘
____________：
解释报盘
____年____月____日来函收悉，贵公司认为我们已报去平板玻璃成套设备很适合于贵地的各种条件，拟予采用，甚慰。至于价格和付款方式问题，现答复如下：
（1）付款方式：我公司在出口贸易中公接受信用证付款，这是历来的习惯做法，贵公司大概早已知道。现贵公司既提出分期付款的要求，经考虑改为50%货款信用证在第一批货物付运时付清；余下50%分两期在运完毕后1年内末批货物交付清。
（2）价格方面：我公司肯定地说，所报的价格是经过全面考虑仔细核算的，是符合目前市场水平的。我们在付款方式方面已作出如上让步，对贵公司已非常有利，所以，对贵方要求减价一事，我们实难照办。
以上意见请再予研究考虑。对其他条款如无不同意见，请即寄来订单，以便制订合约。
接受是受盘人无条件地同意发盘人在发盘中提出的交易条件的肯定表示。构成法律上的一的项有效接受，其必备条件包括起来有以下四项：（1）接受必须由特定的人作出；（2）接受必须以某种方式明确表示出来；（3）接受必须在发盘有效期内送达发盘人；（4）接受必须与发盘相符。合同的成立，以受益人的接受为重要标志， 拟写接受函电， 必须在核对无误的情况下，方可发出该接受函电，因为撤销一项已生效的接受， 无异于撤销一项已成产立的合同，而合是不得为一方当人擅自撤销的。
范文1：直接接受报价
范文2：强调订单条件接受
范文3：表示让步接受
范文1 直接接受报价
_________：
定购电子产品
感谢你方1991年10月15日来信及你公司所附的目录及价格单。研究了这些册子后， 我们对你方产品的品质及规格很满意， 同时已知对于价值5万英镑的订单你方将给予5%的折扣。因此，我们现随函附上第6784号购货订单一份。订购一批你方的电子产品，金额为5300英镑。请即期装运此货， 因为我们急需。一俟得到你方对此订货的确认，我们将通知我方银行， 即上海分行开立以你方为受益人的， 不可撤销的信用信。你们可能会感兴趣地得知，我们对儿对电子产品的需求量很大。如果船货能达到我们预期要求，大量订货随之而来。请对这种订货给予及时仔细的注意。盼早复。
SPECIMEN：ACCEPTING THE QUOTATION
Dear Sirs:
Re:PLACING AN ORADE FOR ELECTRONIC PRODUCTS
Thank you for your letter dated Oct 15 and catalogue and price list enclosed. We feel quite satisfied with the quality and specifications of your products after we studied these pamphlets.Meanwhile we also know from your letter that you will grant us 5% discount for the order amounting to 50000 pound .We are enclosed herewith one copy of our Sales Confirmation No,6784 placing an order with you for your electronic products with the value totalling 5300 pound As we are in urgent need of these products , please make shipment of the goods immediately.As soon as we receive your comfirmation on the order, we will inform our bank.Bank of China.Shanghai branch to open our confirmed irrevocable L/C in your favour.You may find it interested that there is a great demand for electronic products in our market .if your shipment is what we have been expecting , the subsequent orders will be in large quantites Please pay your timely and great attention to this order We are looking foreard to your early reply. yours faithfully
范文2强调订单条件接受
______________:
非常感谢贵方4月20日就我们有关贝尔胶线询问价格的及时复函。现随信附上订购15000码的正式订单，我们得悉，贵方能以现货供应。正如我们在第一封询价函中曾指明的那样，货物的质量应与我方所寄还的样品一致，其重量及棉绝缘线的颜色也应和样品相符。我们的订单是在这一条件上提出的。
范文3表示让步接受
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经最近双方电报交换（电报副本随附），我们确认已接受你方第***号报盘。条款见所附购货确认书第**号一式两份。请签退一份为感。这次能达成交易甚感高兴。但须说明一点，贵方报价虽偏高，由于所需数量较小，我方未作任何还价。希望今后在交易中能报最低价格，以便促进成交。
如果此笔交易的执行令人满意，今后业务发展前景一定可观。
Dear Sirs,
In regard to your letter of April 25, enclosed please find a report from one of our users on Coal Cleaning Equipment.
We hope that the report will offer you the necessary information. If there are any questions concerning the operation and service of the equipment, just let us know. We await your response with keen interest.
Yours sincerely
Dear Sirs
May we have a copy of your brochures concerning the meeting, which was held on July 10, 2006, for announcing projects on industrial development in the Northwest China.
Yesterday's China Daily included an article about the meeting. Some thoughts and plans were presented on the electronic and water-treatment fields. We would appreciate more details than those printed in the paper.
It would be most helpful if you could send us all the necessary information. We are sure it will be benefited to both of us in the near future.
Yours faithfully