跟单员工作职责1
1. 熟悉外贸跟单流程，收到采购单后制定生产计划，品质要求;
2. 熟悉产品细节及产品要求，跟进订单日常生产情况跟品质问题;
3. 订单日常跟踪与更新给管理部门，将客户的要求反馈给纱厂去督促有效实施;
4. 熟悉公司的出货要求,推荐相关的产品给老客户并做深入订单开发，增加返单率。
跟单员工作职责21、确定订单明细制作订单合同
2、制作生产加工订单的准确下达
3、到生产车间跟进生产进度及协调工作;同时向客户汇报订单生产情况和进度
4、生产异常的协助沟通协调处理及汇报
5、产品出货的时间、物流安排
6、处理客户临时更改的订单信息
7、主动推荐新品的开发
跟单员工作职责31、负责外贸出口流程，协助各部门与工厂、销售联络事宜；
2、部门产品订单备货、跟单、验货、出运安排，对棘手问题主动介入解决；
3、对岗位总结以及持续优化；
4、按时完成上级交代的任务并主动汇报沟通；
5、要严谨认真的工作态度，有较强的逻辑思维能力、学习能力和理解能力。
跟单员工作职责4一、 目 的：为明确跟单员工作职责和权限,并与其他部门得到有效沟通,特制定此部门职责说明书。
二、 适用范围: 跟单部跟单员。
三、 定义:
3.1 跟单:跟单英文walkthroug的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束-----一般都是到财务做帐结束-------整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据-------各种证据、单据、报表等-----对业务流程进行重复模拟。
3．2 跟单员：跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人都是跟单员。
四、日常工作安排：
1、版单
1.1 收到客人资料或样版，对照原版或，用最快的时间整理出一份完整的工艺版单，版单上必须有：客户名称、客户级别、客户款号、上海跟单姓名和东莞跟单姓名。
1.2查询纱线来源，在版单上注明纱线的成份、支数、缸号、色号、针种、组织架构纱线来源和效版日期。
1.3 在通常情况下尺寸度法均需按照《度尺表》为标准进行度尺。若客人有特别指明的度法，则需在版单上进行特别注明。
1.4版单上要注明是什么版：如初版、复版，或者是销售版。整理好的版单跟单员需仔细确认,原则上经跟单员整理确认后的资料需再电邮/传真给客人或上海营业部再次确认,以防资料有误。客人初次确认OK的资料再交跟单主管进行审核，审核后的资料再予发放。
1.5初版、复版资料需发放郑经理、李经理、版房、采购各一份；销售版单资料需发放郑经理、李经理、版房、生产厂长、生产主管及品管主管各一份。发放时接单人员需作签收记录，交版房版单时同时需附客人的版单原稿复印一份。
1.6 跟单员根据打版所需的辅料，提前填写《采购申请单》经经理签字审批后交采购员进行采购，采购回的物料（含大货辅料）需对其验收。
1.7纱线到东莞后，跟单员需第一时间通知生产厂长和吓数师傅。如果纱线有重大质量问题，需立即通知相关人员和上海营业部同事，并提出书面建议或更换纱线。
1.8如果客人要求打布片等需填写《打布版通知单》交于版房，由版房织版师傅到货仓领取纱线并于3小时内将织好的布片（不洗水）交于跟单部。
1.9寄版前，跟单要做详细记录，根据度尺示意图度尺、看质量、磅重量，记录纱线在打版中出现的情况，寄版前对版要拍照（含吊牌）留底，整理资料并保存。
1.10寄版后要进行跟踪，直到确认所有版都到达客人手中。同时跟进客人对复版的修改意见。
1.11收齐打版的所有资料：辅料的来源、价格、特殊工艺的做法、所需工时等进行报价。如果打版过程中客人有改动，要及时通知相关人员，对已经报价的款项进行更改。
2、报价
2.1 初办报价：当初版寄出之前应作好报价，但一定要注明此为初办价。若尺寸加大，
手工加复杂等需重新报价。
2.2 销售版报价：下销售版时应及时地报出销售版价格。
2.3 大货报价：根据销售版和初版之前的尺寸、手工偏差所带来的价格偏差重新来作整。报价时应注意外机市场行情、毛料价格是否稳定、尺寸变化（如客人有几个尺码）以及衣服辅料谁来提供等等。
2．4所有报价均需根据《报价公式表》进行报价，《报价单》必需由郑经理或李经理审批后才可报客人或上海营业部。
3、下单时拟两份合同
3．1 与上海营业部或客户签订“订购/加工合同”。
3．2 若外发加工时，需与外加工商签“委外加工合同”。
4、大货生产
4.1 资料汇总表：将每款的小图、订单数量、颜色、交货日期和每一款相对应的辅料注明清楚，并寄一份给上海确认。
整理/日期 批准/日期
4.2 工艺尺寸单：内容一定要详细，客户名、级别、款号、厂批号、纱线成份、支数、颜色和订单数量等。若某些部位名称在尺寸表中无法书面详细表达，则需配小图作参考，务必让人看得很明白。如果在生产过程中客人对某些地方进行了修改或变动，跟单员要对这些做特别声明，在备注栏内注明清楚日期及更改项目，且用醒目的荧光笔涂上以提示，同时收回以前的资料并作废。
4.3 跟单员负责所有本厂采购员所请购回来的毛料、辅料的验收工作，并在相关单据上
整理/日期 批准/日期
签名确认（大批量毛料时需货仓的《验收入库单》）。如有短缺及时向客人反应。
4.4跟单员在纱线、辅料到位后第一时间通知版房织版师傅。纱线到时要收齐纱线色卡，并用同色的4至5毛筒织在一块布上（布片约25*100CM）看是否有色差、粗细毛等，若有则需立即通知生产部门。纱线无异常则需提供一份纱线清单给发单人员，否则发单人员不能控制订单的准确性。
4.5大货投产前，跟单部需整理一份完整的辅料通知书，注明辅料用在哪个位置、数量及做法、装箱件数及纸箱规格、箱唛内容要详细。
4.6正式生产前，需做一件大货产前版，所有的包装都需配齐、尺寸做工OK，挂上吊牌并签名。此版以供生产部门和品管部门参考、验货。样版由跟单员统一保管，其他部门借用需做好登记。
4.7在大货投产期间，跟单员每天要到车间对其每道工序进行半成品、成品检验，如有问题需立即反映生产部门或经理室经理，并监督、落实整改。
4.8 如需商检或测试的毛衫需提前做好准备，于大货出货前1周左右时间向生产部门上抽齐。
4.9 跟单员每天必需将当天的工作事项记录于《工作备忘记录本》上，记录当天的生产进度、产品情况。如生产进度与货期不吻合时要向生产厂长、李经理（或郑经理）汇报。次日必需完成的或需跟进的也要记录，以防次日遗忘。已完成的工作事项可以后面备注。
4.10 跟单员每天都需养成良好的工作习惯：文件分类归档、做好目录索引、文件夹标识清楚、桌面办公用品摆放整齐、待处理文件及已处理文件分层摆放、样版辅料等标识好并用文件袋包装好并叠放整齐。下班前需关好电脑、电灯，最后离职人员需检查空调及门窗有无关好才可离开。
5、出货准备情况
5.1验收报告要明确提出此订单出现的问题（大问题不能出货），需要工厂负责人签名才能发货。
5.2装箱单明细如数量、颜色、箱号、净重毛重等要书面正确（因为包装上出现的问题而遭到客户的索赔现象很普通）。
5.3出货后马上把装箱单交到财务部。
6、工作日报表
每天需整理一份《日报表》，记录当天的样版安排及完成情况。
跟单员工作职责51、 根据采购计划制订采购订单，并对材料的采购交期负责；
2、 对采购物料价格进行分析评审，建立供应商评估资料及价格记录；
3、 依据供应商评审结果对不合格供应商组织辅导或淘汰；
4、 负责供应商材料报价的初步审核和提交；
5、 处理进料品质、数量异常处理；
6、 交料进度控制与逾交跟催，根据交货准时率，品质率，服务态度，物料价格做新旧供应商的评审；
7、 负责不合格材料的处理，包括来料不合格品及进厂后筛选不合格品或客诉材料异常；
8、 协助财务对供应商帐目及成本核算报价，处理对帐付款问题；
9、 负责填写和提交各供应商到期货款的用款申请并负责与供应商协调货款安排；
10、 整理、归类各类物资采购数据的统计和提交；
11、 配合相关部门收集所采购物资的各种书面资料或数据；
12、 做每季每年的物料总结；
13、 完成PMC经理安排的其他工作。
跟单员工作职责61、负责联系客户、编制报价、参与商务谈判，签订合同;
2、负责生产跟踪、发货、现场监装;
3、负责单证审核、报关、结算、售后服务等工作;
4、客户的拓展与维护;
5、业务相关资料的整理和归档;
6、相关业务工作的汇报。
跟单员工作职责71. 订单的及时下达以及销售合同的完成。
2. 订单下达后生产质量的把控。
3. 订单出货前的验货申请以及跟踪。
4. 订单交期的'及时跟进和出货。
5. 客户投诉的质量事故或纠纷。
6. 订单的及时收汇。
7、国际及国内贸易订单的跟单操作，报关单据制作及相关业务;
跟单员工作职责81. 负责外贸订单的售前售后跟踪;
2. 负责和工厂/供应商之间的生产下单，进度跟踪，质量确认，运输物流等;
3. 订舱出运，单证制作，售后货款追收，供应商货款支付申请;
4. 负责每月数据汇总、单据收集整理事务;
5. 领导交代的其他事宜。
跟单员工作职责91、主要工作负责物流的提送货。
2、根据业务员订单去指定加工厂检查产品质量。
3、对照生产出库单，按照先进先出原则发料。
4、仓库的安全工作和原材料及成品保管工作。
5、接受并完成上级交代的其它工作任务。
跟单员工作职责101. 负责公司现有客户的报价、跟进、维护与协调;
2. 协助财务部做好出口退税资料整理工作;
3. 做好与业务经理、业务员、货代等人员与部门的衔接，及时有效解决各类问题;
4. 负责出口订单资料整理和归档工作;
5.负责做好外贸订单订舱、组织发运、出口报关、单据制作等工作;
6. 配合其他相关团队，确保整个出口流程顺利进行;
7.外贸平台产品文案制作 ;
跟单员工作职责111、负责客户订单管理，安排订单生产及进度跟进；
2、负责单证审核、报关、结算、售后服务等工作
3、业务相关资料的整理和归档；
4、相关业务工作的汇报，部门报表统计；
5、负责对账及开票跟进；
6、熟悉报关流程。
跟单员工作职责12生产跟单:对已接来的订单进行生产安排，生产线跟单员工作职责。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫:业务经理或生产主管或总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由"业务跟单"和"生产跟单"两部分构成。 以客户订单为依据，处理订单，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。
1.下达生产通知书
跟单员接到客户订单后，应将其转化为生产通知单。通知单要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。
2 .分析生产能力
生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施?要不要外包?
3.制定生产计划：
生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败生产跟单员工作流程生产跟单员工作流程。跟单员要协助生管人员将订单及时转化为生产通知单。
4.跟踪生产进度
(1)生产进度控制流程;
(2)生产进度控制作业程序;
(3)生产进度控制重点;
A.实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因：
1.原计划错误;
2.机器设备有故障;
3.材料没跟上;
4.不良率和报废率过高;
5.临时工作或特急订单的影响;
6.前制程延误的累积;
7.员工工作情绪低落，缺勤或流动率高，管理制度《生产线跟单员工作职责》。
(4)跟踪生产进度的表单：
有：生产日报表，生产进度差异分析表，生产进度控制表，生产异常处理表，生产线进度跟踪表。
5.交期延误：
如是工厂原因，要通知客户，取得同意后方可出货。如不同意，一是协商，我们可承担部分费用将货出去。二就只好取消订单了。
6.有关订单的更改问题：
客户对已下的订单因市场变化会有更改，有数量上的，(或增加，或减少)。有包装上的。(彩印，或白合)。有交期的变更。(或提前，或推迟)。接到客户要求变更，首先要看改什么?能否接收?如我们的货已生产的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如还没按排，问题不大。如已按排了部份，要进行协商。比如数量要减，我们已按原数量采购了材料，通用的问题不大。但如是专用的，客户要承担部份费用。对交期：如要提前，我们要根据实际情况说。如要推迟，时间短，问题不大，但如要延迟很长，那仓储费，损耗费要承担。
外贸订单如何做？怎么接？中间的过程是什么样的？
我回答一下吧，希望对你有帮助。
我觉得，最主要的前提是，你要分好类，对客户分析总结，然后分类进行。简单来说，就是分出来跟踪的周期性，知道这个客户不回复的原因，需要多久跟进。举几个例子来具体说明：
1，刚报过价格的客户，第一天发过去，在聊天工具上打个招呼，告诉他注意查收。第二天下午或者第三天跟进，不要立刻跟进，因为客户需要分析你的报价。
2，寄过样品的客户，在他收到样品的时候进行跟进，问客户反馈。如果他说需要实验，那就问问具体的实验项目，需要的时间。不要太频繁，因为实验需要时间，保持联络，让客户知道你一直都在，有需要帮助的随时联系你。
3，发来询盘或者回复的客户，如果两三天不回复了，要跟进一下，弄清楚怎么突然不回复了。直接问，没有特殊原因一般不会突然消失。要么不感兴趣了，要么只是好奇，要么暂时没计划，要么出差了，等等。搞清楚了，就知道需要多久跟进一次了。
4，联系频繁的客户，突然消失了，最好的办法是打电话。邮件前期跟进密集一点，一直不回复你，就别那么密集了。打电话问问怎么了，再根据反馈规划跟进周期。
所以，类型分好了，搞清楚客户的采购计划，目的，等等，就知道了具体跟进周期。客户不希望你跟进太多的时候，就一定不要总是跟进，他会比较烦。
外贸业务员该如何跟踪客户？
接订单对于一个外贸业务员来说是工作中必不可少的一个过程，国内很多把生意做到国外的企业都需要外贸订单来盈利。那么外贸订单要怎么接呢？
首先我们来说说对接外贸订单的过程：
1、了解产品
业务员的首要任务就是了解自己的产品，知道自己产品的具体详情以及产品定位，市场方向等，以便后期的客户开发。
2、寻找客户
找客户的途径有很多，比如展会，B2B网站，社交网站，搜索引擎等都可以帮助我们找到客户，我们要学会主动出击，订单是不会自己找上门来的，就算有那也是极少数。
3、联系客户
再找到客户之后，我们要做的就是与客户联系。与国外客户联系时最常用的就是邮箱，我们给客户发一封邮件，告诉客户我们经营的产品，可以适当附上，如果客户感兴趣的话也许会回复你要求你报价。
4、报价
在报价之前我们要先弄清楚客户的需求，所需要的产品的具体规格等，尽快给出报价，如果不能在当时给出报价也要及时回复客户告知原因以及大概什么时候可以给出报价。在报价的时候我们还需要把具体的包装，交货时间，打样费，付款方式等这些因素确定下来。
分享几种最需要谨慎对待的外贸订单：
1、没有详细的需求说明，规则说明，没有资料，就要求报价的单子。
2、客户资料填写不完整，我们无法掌握所有资料。
3、手里有单子可以给你做，但是要求你给回扣。
4、要求免费提供样品的，除非你们是老客户和相熟的伙伴关系，否则不要轻易答应。
5、交货期紧的订单，如果实在时不能在说好的时间发出货物，最好不要接。
6、付款方式不安全的订单。
7、对于太小又没利润的单子，往往是赔本赚吆喝。
8、品质高，价格不理想的单子，此类订单往往最后买单的是自己。
做外贸订单是一个漫长的过程，一心想着一次就能做好是一种危险的心态，虽然有这份心是好的，但是操之过急往往会坏事，大部分都是需要经历4-6次的跟踪才会有显著的效果。
在不懂本行业的外人眼里，我们光鲜亮丽的称呼国际外贸业务员，或者外贸翻译人员是一个多么高大尚的职业，这似乎对于不懂外语的人来说是一个貌似很神秘的世界。
但只有我们身处其中的人才知道其中的煎熬。我们不仅要有各种技巧去各大国外销售平台搜集客户资源，发布产品，日复一日的更新注册产品信息，还需要懂得如何优化产品，修理，拍摄技巧以及可能随时日夜颠倒的生活，最重要的是通过长期的煎熬后好不容有客户来问产品，却突然间又没有消息了。然后又不知道如何去跟进客户，说的太多客户会把我们拉黑，说的不在点上又吸引不了客户的注意力。
那么我们今天就来谈谈如何更好的跟进客户提高转化率的问题，将手里现有的客户如何更好都很进以及维护住，让对方能够有印象，需要的时候可以想起我们。
其实要学会如何更好都跟进客户，我们只需要弄懂四个问题，那就是什么时候跟踪，跟踪谁，怎么跟踪，跟踪的目的。只要围绕这四个问题来处理，通常我们都会迎刃而解。
首先是什么时候跟踪，这里面需要注意俩个点，一个是国外客户的时间差，我们尽可能赶在客户的上班点去发送邮件或者聊天软件留言。而不是咱们的上班点，比如如果和美国的客户交谈，那么最好在咱们晚上下班的点给客户发邮件，这样客户可能正好在上班第一时间就可以看到咱们的消息。也不至于被其他信息覆盖。第二个就是跟踪的频率，不要太紧密也不要隔的时间太长，如果一天数条信息的轰炸，那么客户可能因为我们的干扰直接将我们拉黑，最明显的例子就是那些做微商的，有点微商只管自己发产品，一发数十条在朋友圈或者微信群，以至于我们想看看其他信息都要刷好久，所以干脆把他们屏蔽掉是最明智的选择。
但是如果时间隔的太久，客户有可能记不住我们又或者以为我们已经转行。那对于我们的客户转化也是起到微乎其微的作用。所以这里得有个度要把握好。对不同客户的跟踪频率也是不一样的。这是第二个问题里要谈到的问题。
第二个问题是跟踪谁？ 我们将客户划分为已经成交的，可能成交的，暂时不能成交的三类。对于已经成交的客户我们只需要在客户收到货后，价格调整或者预计客户有采购计划的时候跟踪就可以了。对于可能成交的潜在客户其实是我们最需要重视的，对于他们的跟踪也要格外注意，如果之前确定跟客户对接的时间了，那就在对接时间的前一天询问一下客户相关内容和决定。如果是突然间消失了，也不要邮件轰炸，只需要按照平时的聊天频率跟踪即可。对于暂时不能成交的客户那就每隔一定的时间统一跟踪一下就可以了。一星期，一个月等看个人的时间安排。
第三个问题是怎么跟踪，如果了解客户的喜好，而且客户都喜好自己也懂一些，那就从对方的喜好下手。如果无法察觉客户的喜好，那就从百无禁忌的一些话题聊起，比如天气，家庭，心情，或者自己觉得比较好的一些美景，诗歌，句子，笑话等，都可以在一定程度上吸引客户的注意。
举个例子：
第四个问题是跟踪的目的。无论我们聊什么，最终的落脚点就是将我们的产品推销给客户，拿到订单，所以不管我们从哪个话题开始聊起，都要回归到我们的产品上来，而不是只顾着彼此聊的很嗨，最后却只是聊的很嗨而已。而忘却了我们的最终目的，最后不仅浪费了时间还背道而驰。
那具体怎么将话题转到我们的产品上呢，其实很简单，在聊的差不多的时候，来一句by the way.就可以顺利将话题扭转过来。
举个例子：
在外贸里最做流行的俩句话是客户虐我千百遍，我待客户如初恋。操着卖白粉的心，挣着卖白菜的钱。我想这是很多起初进入外贸行业新人的最大感受。
其实只要你耐得住寂寞，这里面依然有很多值得我们感动和幸福的事情。比如异国客户千里之外的关心，对你我的信任以及彼此深夜不眠的交谈后一个个问题的解决。这些都是别人体会不到也无法感受到的东西。
所以，加油吧，外贸人。只要我们能够享受孤独与寂寞，不停的上下探索。我们终将迎来属于我们的春天。