外发跟单员是指在产品生产过程中，由于生产链不完整等原因导致某些工序、工艺等生产程序无法在组织内部完成，需要请其它组织协助完成。在这个过程中负责本组织与其它组织协调沟通的这类人员就是外发跟单员。
一、工作职责：
1、保证外发产品及时完成，不影响整体产品生产周期；
2、保证外发产品质量过关；
3、控制外发费用；
4、供应商管理与开发；
5、对账单及时、准确与相关部门对接。
二、岗位要求：
1、熟悉所在行业的产品规格、性能、工序、工艺等要求；
2、具备初中及以上学历；
3、具备良好的沟通协调能力。
三、职业技能：
1、熟悉计算机及办公软件的基本运用；
2、适应现代化管理方式，会使用ERP等管理软件；
3、普通话流利。
什么叫外贸货
1．客户询盘：一般在客户下订单之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，PerformaInvoice给客户做正式报价。
3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchaseOrder。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按"出口合同审核表"的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产：6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7．验货7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
（以下是船务流程）
10．租船订仓：10.1．如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（INGORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。
11．安排拖柜：11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。
13．获得运输文件：13.1．最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。13.2．督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。13.3．及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14．准备其他文件14.1．商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。14.2．FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。
15．交单：15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助
外贸出单流程是什么？
外单也叫外贸（都是简称），全称叫外贸尾单或尾货。
我们都知道中国的劳动力便宜，所以国外很多厂家都来到中国来加工制造商品，然后运回本国销售。因为是产品生产，都会预留3%左右的涨量，以备不合格的产品或意外。国外品牌提供面料和辅料的时候也会多提供一些。于是每次订单生产完成多少总会有一些多余商品，比如生产10万个时装包，然后剩下2～3千个成品（因为剩下未必都是成品），那这剩下的就叫做外贸尾货。因为这些是剩下的，厂家已经完成订单，赚到钱了，那这剩下的就以非常低的价格卖掉，通常是低于成本价的，大的尾货商就把这些剩下的尾货集中起来分拣后自行出口到国外或在国内批发和销售
外贸原单货就是指公司的订单多余出来的货品，包括在面料、规格、花色上无大毛病的次品，因为公司的数量是规定的，厂家也不会浪费自己的材料去多做很多。这些货尾的质量一般是过关的。
目前市场上出现的外贸服装大多都是按照欧美国家，日本，韩国人等的身材，喜好的款式来设计的，其款式往往超前于国内的设计，因此非常收到国人的喜爱。一般情况下尾货每个款式的数量都在10件左右，最少时只有2，3件，甚至只有一件，很少会出现撞衫的情况。所以大家一旦看到这样的衣服时，出手一定要快。
还有一点就是买家非常看重衣服的领标及洗标，认为这是一个标志，只有两个都有才能保证是正品，其实这是一个认识的误区。有些尾货上有时候会没有领标或者吊牌，有时甚至连洗标也没有，但这并不能就一口否定这不是正品，应该用正确的眼光来看待。如果领标，洗标，吊牌全部都齐全的话，一般都是那些国内没有开专卖店的品牌。而且真正的正品在吊牌上介绍的关于衣服面料，规格，洗涤条件等的说明文字肯定都是外文的，如果出现中文的话那要警惕是否是假货了。
有一些世界知名的品牌一般是不可能有外贸货的，原因有2个，第一，这些大品牌大都不是在国内生产的。第二，就算有些品牌是在国内生产，但哪怕是“次品”，公司也会照单全收。
1. 接单：XX公司贸易部在接到客户订单后，须将客户订单转化为公司内部订单；
2. 订单评审：XX公司贸易部负责组织公司生产部、产品部及品检部相关人员对客户订单进行评审，主要评审事项包括产品功能和质量要求、生产能力、包装要求以及交货日期等；
3. 签订销售合同：XX公司贸易部根据订单报价制作销售合同，由客户首先签字盖章回传后，再由公司领导签字后加盖公章；
4. 编制出口计划：XX公司贸易部根据公司生产部编制的生产计划制定出口计划，生产部如果变更生产计划，须及时通知公司贸易部，以便贸易部及时与客户沟通出口计划变更情况；
5. 订单跟踪：XX公司贸易部在编制完出口计划后，需积极跟踪生产部门的生产状况以确保货物按时、准确地发出。如果遇到不能按时交货状况，须将信息及时反馈给客户并做出相应调整；
6. 订仓：在与公司生产部沟通确认交货日期后，贸易部应在交货日期前5日内根据核算的货物数量以及体积，制作订仓委托单并转到贸易策划室处安排订仓准备事宜。如果要取消订仓，需要在拖货日期前2天内通知相应货代及贸易策划室及时安排相关事宜（如核销单、代理报关委托书、通关单等的准备和办理等）。一般情况下，定仓分为如下两种情况：
a) 指定货代：一般适用于FOB价格条款以及部分CIF条款下货物。若为指定货代，则XX公司贸易部需事先与客户进行沟通，确认指定货代详细信息，并转贸易策划室进行备案统计；
b) 自订货代：一般适用于CIF价格条款下货物。货代由贸易策划室根据市场以及服务价格等选择决定，贸易策划室负责通知XX公司其所选定货代具体情况；
7. 货物出运：XX公司贸易部根据所定货柜尺寸以及货物实际情况编排托盘清单，并将该清单转交生产部落实。生产部在排托盘过程中发现问题须及时与贸易部进行沟通整改。发货前，贸易部需制作出货单，由XX公司负责人签字后转交仓库管理员盘点备货。对于出口货物需报检的，贸易部还需提前准备报检产品对应装箱单、发票和合同以便在货物出口报关前办理好通关单；
8. 报关：XX公司贸易部根据实际发货数量编制、准备报关单据（发票、装箱单、报关单等）后转交贸易策划室，加盖XX公司报关章、业务章、签名章后统一进行报关；
9. 开票：报关完成后，XX公司贸易部将盖章报关发票转交公司财务人员开立出口货物销售统一发票；
10. 准备议付资料：货物发运后，XX公司贸易部根据相关数据以及客户要求确认提单，并着手准备客户要求的提单、原产地证、发票、装箱单、重量单、保险单等相关议付资料；
11. 交单：贸易策划室负责收集整理公司所有议付单据，统一进行审核后，将根据付款条款及要求将交易所寄出或进行银行交单；
12. 收款：根据销售合同之付款条款和期限，XX公司贸易部应及时跟踪货款回收状况以确保后续工作的有效运行。如客房未按规定时间付款公司贸易部须及时报告主管上级；
13. 核销：贸易策划室在货物出口后，负责跟踪查询各单口岸电子信息、报关单的退回以及交单工作，并将口岸电子信息以及报关单的出口退税联转交XX公司财务室准备办理退税手续。按照国家相关法规定，公司报关单退单期限一般为3个月。XX公司贸易部根据回款和退单情况，在核销系统上将相关核销数据匹配后转交贸易策划室统一到外汇局办理核销手续，公司核销期限一般为3-6个月；
14. 退税：核销完成后，贸易策划室负责将出口收汇核销单出口退税专用联转交XX公司财务室办理退税，完成整个货物出口流程。