跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
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跟单员的工作性质
跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：
（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。
（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
（1） 函电的回复：
（2） 计算报价单
（3） 验签订单
（4） 填对帐表
（5） 目录，样品的寄送与登记
（6） 客户档案的管理
（7） 客户来访接待
（8） 主管交办事项的处理
（9） 与相关部门的业务联系
跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
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跟单员的工作特点：
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。
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1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2． 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
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跟单员的素质要求：
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跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
（1） 分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
（2） 预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生产及交货的安排。
（3） 表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
（4） 专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。
（5） 与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
（6） 人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过他们来完成自己想要做的事。
（7） 法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，守法，懂法，用法。
（8） 谈判能力。有口才，有技巧。
（9） 管理与推销能力。对外推销高手。对内管理行家。
（10） 物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。
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跟单员的工作内容及知识，技能要求：
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跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单，物料采购跟单，生产过程跟单，货物运输跟单及客户联络跟踪（客户接待）。
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1.出口货物跟单；（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同 等等）。基础外语及函电往来。
2 .物料采购跟单。（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）
3 .生产过程跟单（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。
4 .货物运输跟单（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。
5.客户联络跟踪 （客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。
外贸出单流程是什么？
外贸跟单主要是为了后续促单，具体流程包括跟单前客户分析和跟单的实际情况处理。
跟单前期准备01 分析客户
既然是跟单，就说明我们已经和客户有过一面之交，对客户的基本情况有所了解。那么继续要做的，就是尽量地收集客户资料，了解客户经营情况，为进一步跟单订立好目标和方法。
分析内容具体包括：客户的采购产品、交易次数、交易数量、采购行为、采购记录、客户合作过的供应商明细和对竞争对手的分析。
那么分析客户的这些信息从哪里可以获得呢？小编推荐大家可以在海关数据网站、谷歌、脸书和领英等搜索引擎上搜索获得。
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有了数据，接下来就是筛选挖掘来的信息，并将这些信息分门别类地记录下来，让以后的跟进订单工作更为高效。
值得注意的是，信息每天都在更新，将每次更新的数据情况记录好，避免下次更新时做重复的工作，这样在能够节省时间之余，还能很清楚地知道自己每项工作的进度。?
02 对客户进行分类处理
已经对客户有了分析，接下来要学会分析客户心理，为不同客户进行分类。再根据类型选择处理方式，及时为客户解决疑难问题，尽可能争取到订单的签订。这里分为“三步走”:
1.?需要长期争取的客户，跟单周期可以长一些，一般以一月一次为好；
2.?对于已经答应定单却迟迟未签合同的客户，则最好能及时拜访进行面谈；
3.?不能面谈的，则一定要通过电话问清楚客户还存在什么困难。目的都是为了及时帮客户解决问题。
中期选择跟进方式
这里小编提醒大家，我们一定要从邮件思维中跳出。邮件如果不回复，那么其他的****都要加一遍。
现在app太多了，你不知道客户登陆频次高的是哪一个。有些国外买家连邮箱都懒得登录，直接通过whatsapp进行下单。因此所有app聊天工具都需要加一遍。
后期考虑跟进内容跟单的时候我们可以聊些什么来促进和买家间的关系？
01?产品价格
买家通常是最关注他所要购买的产品价格的。所以我们可以在每个月的月初把最新的价格报给对方，这样每个月至少有一次可以和买家跟进的话题，
要注意不能让客户感觉是推销信从而引起反感情绪。如果遇到价格变动比较频繁的时候，也要视变动的频率给客户发邮件，并且设置上有效期。
02 共同话题
在前期准备工作中，我们已经调查了客户的一些个人情况，包括对方的爱好，与他人的人脉关系，生日及其他信息。这些信息都可以成为你后续打开话题的引子。
03 新闻事件
各种新闻事件发生的时候，特别是对方国家重大新闻发生的时候，这是个不可多得的好时机。
小编建议大家每天早上可以花30分钟事件浏览一下国外的新闻网站，对各国的动态有个了解，知道最新的外贸政策，这是非常必要的。而且看到客户可能感兴趣的可以及时推送给他。
对症下药我们都知道跟进的结果就是让买家下单，成交才是我们跟进的目的。但是很多时候我们把自己都感动了，买家还是不下单。
小编总结了三种情况，当我们遇到如下情况应该如何促使买家下单呢？
01 买方说暂时没有需求
1. 懂得舍取。问清楚客户是不是在卖这个产品，因为有些说不需要的客户他是真的不再需要了。首先考虑你的客户细分和定位。
我们应该把时间花在那些最符合客户定位的买家身上，而不是什么买家都想争取。
2.?主动出击。如果我们已经把产品和服务完全表达透彻了，客户丝毫不感兴趣，那这时就不需要再做重复劳动了，
这时可以主动询问客户有没有别的感兴趣的产品；有没有什么可以帮助到他的地方；还能跟客户谈谈他的销售情况；他们国家市场需求的情况等等。前提是客户愿意跟你聊这些。生意不成，如果能做朋友那样也很好，以后可能还会有机会。
3. 互通有无。如果有新产品或者降价促销的，可以给客户发邮件，这样做的主要目的是让他记住你，备胎转正的机会很多。
02?买方说价格高
1.?必要的解释是必须的，但是要适可而止。否则买家会觉得我们的利润空间很大。
2.?尽量地缩短解释。否则的话会让买家失去耐心，接下来就是给出稍微的下调，要在同一封邮件里显示，告诉对方，有下降的空间，注意幅度，否则会很难收场。
3.?采取推荐产品的方式。基本上三个推荐就好了，价格相差幅度也不要太大。给买家去挑。这里千万不能只是给出三个建议，只是对应三份价格。一些技术参数，产品使用环境的要求，使用的寿命，等等，相关产品的一些细小的特征写上。我们总是要往前想一步，不然怎么才能让我们的买家信服。
4.?依据现有行情分析。不要把MOQ，包装，交期作为唯一的方式来谈。我们不能总停留在这个层面上，要不断的去创造新的增值点。
03?买方问一下价格就消失了
当遇到问了价格又消失的情况，可以使用以下3种比较基础的方法：
1. 问其理由；
2. 持续跟踪；
3. 电话询问。
最后，跟单的心态要平和，不要太急功近利。
从买方的角度出发，不要一味地要定单，要不到定单时，就恶语伤人，胡搅蛮缠。只会让买方更加讨厌，让对方感到不是在谈业务而是一种困扰。跟单一定要从长远出发，以交朋友的心态反而更容易拿到定单。
记住，持续不断地跟进，跟进。即使买方不理我们，也尽量让他们对我们有个良好的印象，万一哪天需要这个产品或者想考察新的供应商的时候，我们的机会就来了。
1.接单：XX公司贸易部在接到客户订单后，须将客户订单转化为公司内部订单；
2.订单评审：XX公司贸易部负责组织公司生产部、产品部及品检部相关人员对客户订单进行评审，主要评审事项包括产品功能和质量要求、生产能力、包装要求以及交货日期等；
3.签订销售合同：XX公司贸易部根据订单报价制作销售合同，由客户首先签字盖章回传后，再由公司领导签字后加盖公章；
4.编制出口计划：XX公司贸易部根据公司生产部编制的生产计划制定出口计划，生产部如果变更生产计划，须及时通知公司贸易部，以便贸易部及时与客户沟通出口计划变更情况；
5.订单跟踪：XX公司贸易部在编制完出口计划后，需积极跟踪生产部门的生产状况以确保货物按时、准确地发出。如果遇到不能按时交货状况，须将信息及时反馈给客户并做出相应调整；
6.订仓：在与公司生产部沟通确认交货日期后，贸易部应在交货日期前5日内根据核算的货物数量以及体积，制作订仓委托单并转到贸易策划室处安排订仓准备事宜。如果要取消订仓，需要在拖货日期前2天内通知相应货代及贸易策划室及时安排相关事宜（如核销单、代理报关委托书、通关单等的准备和办理等）。一般情况下，定仓分为如下两种情况：
a)指定货代：一般适用于FOB价格条款以及部分CIF条款下货物。若为指定货代，则XX公司贸易部需事先与客户进行沟通，确认指定货代详细信息，并转贸易策划室进行备案统计；
b)自订货代：一般适用于CIF价格条款下货物。货代由贸易策划室根据市场以及服务价格等选择决定，贸易策划室负责通知XX公司其所选定货代具体情况；
7.货物出运：XX公司贸易部根据所定货柜尺寸以及货物实际情况编排托盘清单，并将该清单转交生产部落实。生产部在排托盘过程中发现问题须及时与贸易部进行沟通整改。发货前，贸易部需制作出货单，由XX公司负责人签字后转交仓库管理员盘点备货。对于出口货物需报检的，贸易部还需提前准备报检产品对应装箱单、发票和合同以便在货物出口报关前办理好通关单；
8.报关：XX公司贸易部根据实际发货数量编制、准备报关单据（发票、装箱单、报关单等）后转交贸易策划室，加盖XX公司报关章、业务章、签名章后统一进行报关；
9.开票：报关完成后，XX公司贸易部将盖章报关发票转交公司财务人员开立出口货物销售统一发票；
10.准备议付资料：货物发运后，XX公司贸易部根据相关数据以及客户要求确认提单，并着手准备客户要求的提单、原产地证、发票、装箱单、重量单、保险单等相关议付资料；
11.交单：贸易策划室负责收集整理公司所有议付单据，统一进行审核后，将根据付款条款及要求将交易所寄出或进行银行交单；
12.收款：根据销售合同之付款条款和期限，XX公司贸易部应及时跟踪货款回收状况以确保后续工作的有效运行。如客房未按规定时间付款公司贸易部须及时报告主管上级；
13.核销：贸易策划室在货物出口后，负责跟踪查询各单口岸电子信息、报关单的退回以及交单工作，并将口岸电子信息以及报关单的出口退税联转交XX公司财务室准备办理退税手续。按照国家相关法规定，公司报关单退单期限一般为3个月。XX公司贸易部根据回款和退单情况，在核销系统上将相关核销数据匹配后转交贸易策划室统一到外汇局办理核销手续，公司核销期限一般为3-6个月；
14.退税：核销完成后，贸易策划室负责将出口收汇核销单出口退税专用联转交XX公司财务室办理退税，完成整个货物出口流程。