法律主观：
1、出口发票开具时间问题 出口发票是出口企业办理退税的一个重要单证。 出口退税 要求企业提供的是税务机关监制的出口发票， 增值税 专用发票及出口发票的开具时限要求在该笔出口货物的出口退(免)税申报期限前开具。 2、出口企业销售处理问题 (1)外贸企业在货物出口时，应在货物报关出口的当月做销售处理(月底结帐后出口的货物可在次月做销售处理)。 (2)生产企业产品按FOB价出口的，应在货物报关出口的当月做销售处理;按CIF价出口的，应在货物报关出口并能准确确认出口报关单所注明的国外运费、保险费、佣金后做销售处理。 3、外贸企业国内采购原料加工出口问题 目前外贸企业出口方式呈现新的特点，即在国内购料、委托生产加工后再出口。这种方式的特点是出口货物名称与企业在申报退税时所提供的增值税专用发票上的货物名称不符，且一张报关单对应多张发票。从这种方式已退税申报情况看，存在加工合同简单、发票开具不规范等问题。为规范管理，明确如下要求; (1)企业在申报退税时，必须同时提供主料与加工费的增值税专用发票，如两者中只能提供一张增值税专用发票(主料或加工费)，将按单证不齐予以征税。 (2)企业在申报退税时，提供的原料 购销合同 和委托加工合同内容要详细、规范。即购进原料在购销合同上要有详细的数量、单价、金额、结算方式、运输方式等;委托加工合同必须注明单耗、损耗以及所提供料件和加工成品的数量等。 (3)国内购料、委托生产加工后出口商品的换汇成本不能高于出口汇率。如出现换汇成本高的问题，按第三条规定调整后计算退税额。 (4)国内购料、委托生产加工后出口商品分别是按原料和加工商品的退税率办理退税，对原料与出口商品的退税率一致的，可统一按出口商品的退税率办理退税。为确保退税率使用的准确性，出口企业在退税申报时必须提供原料的出口商品编码，以便退税机关查询和确定退税率。
急需一篇关于外贸企业或工厂管理的办法和建议
外贸如何管理团队
外贸团队管理建议一、外经贸部企业条例
1.管理系统
为了更好地发展公司的外贸业务，提高外贸业绩，帮助外贸人员更好地成长，特制定如下规定:
一、绩效考核方法:
标准:1。性能2。阿里的有效利用率3。工作态度和方法(根据三点每季度进行综合考核)。
第一季度:外贸部所有业务员入职后连续三个月内不下订单(以收到货款为准)将被辞退。如果没有达到业绩要求，按照第2点和第3点的标准，如果业绩突出，公司可以考虑给第二次机会；
有效使用Ali1-3个月的要求如下:
答:充分利用阿里的资源，吃透。在此过程中(将进行两次抽查)。
b:你很了解你们的产品及其卖点。通过邮件实现产品价值最大化。
c:完全搭好自己的阿里展台。让买家第一时间感受到你公司的实力和信任。
d:不断要求自己与买家沟通你能完全理解的各个地区买家的购买行为。
e:加紧成为电子商务交流专家，多交网上朋友。评估:三个月，有30个国外的商家联系msn或者贸易经理。
态度和方法:勤奋，积极，热情。
第二季度:每个月初对自己的业绩进行预测，根据完成率进行评估。
4-6个月有效使用Ali的要求如下(前三个月研究你的成果)
答:检查你是否对各个区域的买家行为有透彻的了解。
b:有没有意向客户生成。(即有多少在线朋友)
c:有多少网友找你要样品(但是要交样品费)。评估条件:超过六个客户要求在三个月内寄送样品。
工作态度和方法:对客户热情专业，在公司积极分享，与各部门合作沟通顺畅。
第三季度:每个月都有客户的交易(不考虑金额)。
7-9个月有效使用Ali的要求如下
答:在后台订单栏记录每一笔订单。
b:服务好每一个已经合作过的客户。
c:邀请高质量的客户参观我们在中国的公司。
d:保持与老客户的定期联系，挖掘客户的新需求。
艾凡:我已经让我的老客户向公司推荐买家。
f:关注后台报告栏目，及时了解公司国际市场，调整公共产品。
态度和方法:热情、专业、创新。
第四季度:回头客至少有2个。
10-12个月有效使用Ali的要求如下:
评估自己有没有组织好对客户的服务和安排，是成功的关键。
对过去一年和现在的国外客户系统进行分类:
1.交易客户按地区、产品等进行分类。，并制定个性化服务方案。
2.未完成的客户按质量等级分类，可以系统跟进。
A类:我已经寄了样品，一直在跟进。
B类:网上查询产品比较仔细认真。
C类:对网上产品进行统一询价或者让你进行全面报价。
D类:不是线上产品，是相关产品。
3.按地区和产品对过去一年的客户和当前客户进行分类，总结各个地区或类型的买家行为。
工作态度和方法:激情、创新、总结。
二、外贸部销售人员收入的计算方法:
底薪1200元(月付)外贸提成(季付或半年付)奖金(年付)
根据外贸业绩，每季度累计0-100万元人民币(含100万元人民币)的业务扣除2%。
100万-500万(含500万)3%佣金，500万以上4%佣金和额外奖金。
奖金根据阿里每个季度的有效利用率、工作态度和方法来定。
外贸部一览表:
考虑到国外买家工作时间与国内工作时间的时差，公司外贸部的作息时间调整如下:
从早上8点到12点工作。
中午:12点到13点休息。
从下午13:00到下午17:30工作
周日休息
如果有特殊情况，需要向公司老板请假。
三。外贸部的学习和培训:
为了在公司内部形成良好的学习交流氛围，达到互助共进的效果，公司鼓励交流、学习、互助。比如阿里巴巴公司提供的业务培训，要求出勤，要做学习笔记。阿里巴巴后台外贸服务部要充分利用，加强与阿里巴巴外贸服务人员的沟通和学习，充分利用好的意见，帮助他们提升业务能力和业绩；
四。客户跟进管理方法:
要求每个业务人员通过软件来管理与他接触的客户，在用户管理平台上管理和记录每个客户的跟进情况，也方便他对客户进行有效管理。一周之内的新客户必须在那一周内至少联系一次，级别较高的客户必须分级管理。级别较高的客户，每月至少要联系5次(任何形式)。
五、提交工作报告:
要求外贸部员工每周写工作报告(见注1)，打印出来交给老板或外贸部经理，同时要求自己建立报告档案。报告要求如下:
1.本周工作回顾；
2.本周重点发展客户和重点跟进客户(要求、客户公司名称、地址、主要联系人、电话、电子邮箱、客户跟进详细说明)；
3.工作总结:本周工作中发现的问题，包括公司内部问题，自身问题，改进方法，公司如何支持；你业务员心态的变化和感受。
公司制定的外贸部管理规定，每个员工都要认真执行，有什么意见可以及时向老板提出。在以后的执行过程中，可以及时补充，从而更好的提升个人和公司的绩效，建立良好的工作氛围。如果暂时没有其他意见，公司管理层和外贸部工作人员可以签一个制度共同遵守。
外贸经理如何带团队？
外贸经理带团队:设定目标，分组管理，经验学习，员工规划，薪酬制度，日常沟通。
小型外贸公司内部管理规范
原因一：工作重复枯燥，缺乏挑战性工作枯燥无味是多数业务员离职的重要原因。业务员每天的工作，就是不断访问互联网的网页，找到email保存下来。然后对email进行简单的整理，如去掉重复的和不规范的email。最后将推广邮件对应每个email发送出去。上面的过程，除了搜索email还有一定的趣味性之外，其他的步骤都是简单的重复劳动，不断的拷贝粘贴，不断的点击发送email。这类低级劳动，占用了业务员一半的工作时间。模具外贸部门的业务员，对英文水平要求比较高，一般都是本科毕业。由于薪资水平限制，多数业务员只能够招聘刚刚毕业的应届毕业生。这些刚刚踏入社会的学生，心态相对不太稳定，长期从事枯燥的工作，会产生厌烦感，很快提出离职。原因二：薪资标准无法留住有经验的业务员外贸部门的业务员基本工资在1800～2500元，业绩提成是创造利润的2%~3%。有经验的业务员一个月创造利润10～15万元，提成大约在4000元左右，加上基本工资总收入在6000～7000。如果水平比较高的业务员，月薪上万不是问题。上面的收入水平，对于其他行业还是令人满意的，但对于模具行业业务员的吸引力就不高了。因为模具行业是一个离职创业率相对较高的行业。一个有经验的业务员自立门户，成立一家贸易公司，找到1～2家关系比较好的合作厂，拉到订单就转给工厂，轻轻松松赚取每个单的30%~40%利润，这是数千元的工资无法相比的。所以大多数工厂里面有经验的业务员，最后都会自己创业，成立模具贸易公司。有一家深圳的大模具厂，有超过一半的订单来自外贸部，由于对业务员没有好的激励和管理制度，很多业务员都在外面偷偷开设了贸易公司。该厂担心业务员跑了订单就没了，只能忍气吞声。原因三：管理水平导致员工离职管理水平也是导致人员流动性大的一个原因。模具厂的外贸部和模具贸易公司的外贸部有很大的不同。贸易公司从某个意义上来说，整间公司就是一个大的外贸部，所以的公司运营策略就是为了获取海外订单，在管理上面获得的重视程度和支持自然会更加大。而模具厂的外贸部，多数都是在近年成立的，目的是为了直接拓展订单，在一定程度上减轻对贸易公司的依赖性。但由于模具厂始终还是以生产为主，加上经验不足，在管理上会存在很多问题。比如对于业务员最重要的考核：每天搜索及发送的email的数量，要做到公平有效也是不容易的。一个业务员按照较高的工作效率，每天收集并发送email的数量极限大概是250封邮件。有的业务员英语水平好，工作态度认真，所以找到的email的质量要高；另外一些业务员，英文水平差，效率一般般，找到的email的质量要低；甚至还有一些业务员，就是为了混工资，每天不去努力寻找email，拿同一批email反复发送，没有任何效果。但这三种人的工资水平却是很接近的。这就带来了公平问题。除了上面的问题，还有一个很重要的原因就是培训问题。很多应届毕业生刚刚来到模具厂的外贸部，对于外贸知识一窍不通。他们需要全方位的培训：比如外贸知识、模具行业背景、客户需求分析、常用的询价回复技巧、必要的谈判策略。目前多数模具厂的外贸部刚刚成立的时候，是没有优秀的培训师的，会导致很多新人上手的时间很长，消磨了斗志和信心。笔者给出的几种解决方法：方法一：引入全速商务邮件智能发送系统，减少80%重复性操作针对业务员重复性工作量比较大的问题，吴生在SH模具厂外贸部引入了全速商务邮件智能发送系统。这套系统分为标准版和单用户版。标准版提供给业务部经理使用，可以自动在互联网上搜索邮址并且发送email，相当于是有10个虚拟的业务员帮他在寻找订单。单用户版是提供给业务员使用，可以批量发送email。全速智能发系统，有邮址排除功能。以前为了避免业务员的推广邮件骚扰老客户，需要业务员一个个检查邮址，耗费了很多时间。现在可以通过域名、邮址、包含关键词等定义排除名单，只要符合排除名单的条件，就会自动屏蔽。另一个有用的功能是邮址筛选功能，这个功能不仅仅可以去掉重复的邮址，还可以按照时间段筛选电子邮件地址。比如业务员可以选择不再给1个月内发送的邮址重复发信，也可以选择不再给1年内发送过的邮址重复发信。还有一个功能对业务员非常有用，就是email提取功能。在一个很长的文本或者网页中，如果包含了email地址，可以通过这个功能将里面的email地址在瞬间提取出来。比如，有些国外的黄页网站，一个页面里面包含了几百个email地址，如果人手一个个拷贝耗时耗力，使用提取功能，仅仅需要3秒钟。使用了全速智能发系统后，整体工作效率大大提升，而且员工的抱怨明显减少了。方法二：划分业务员等级，分级设定薪资架构业务员水平有高低，工作态度也有认真和不认真的区别。管理者应该通过绩效考核，划分业务员等级，提供不同的资源和支持。有的一家比较成功的模具厂，其外贸部将业务员分成三类，一类是有经验有人脉关系的，一部分是有经验没有人脉关系的，最后一部分是没有经验的新人。对于第一类业务员，给予充分的自由度，提供更具挑战性的薪资模式。比如按照年度或者季度考核的方式进行奖惩。根据条件许可，给这类业务员配置团队、助理，甚至配车。在某种意义上，这类业务员已经成为公司的合作伙伴。对于第二类业务员，主要采用月度提成激励制度，配合以年度激励制度。对于第三类，主要以引导和培训为主，提升其能力。对于业务员的工作效率评价，全速智能发可以提供一定辅助。由于全速智能发有比较完善的日志和email统计功能，所以可以轻松的看到每个员工每天发送出去的有效的email的数量，可以作为一个简单的绩效考核工具。方法三：请第三方公司，进行外贸知识培训对于很多模具厂的外贸部，由于刚刚组建，外贸知识薄弱。所以在成立初期，请专业的第三方培训公司，对员工进行外贸知识培训是必要的。第三方培训公司虽然对模具行业不一定了解，但对整个外贸开发订单需要注意的各种问题都是比较了解。初期投入的培训费用，相对自己摸索所走的弯路，要便宜的多。还有更加省钱的方法。一些专业的营销软件，如全速智能发系统，都会提供配套的外贸知识培训服务的。全速智能发提供的配套培训文档，主要针对模具公司，包括了行业背景分析、详细的图表演示等信息，对模具公司开发海外订单有一定帮助。人员流失问题，永远不是三两句话可以解决的，需要从公司的管理水平、激励制度、IT工具多方面加以完善。
接外贸订单的流程是怎样的?
ERP
所谓ERP是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简写。
是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想，为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。ERP系统集中信息技术与先进的管理思想於一身，成为现代企业的运行模式，反映时代对企业合理调配资源，最大化地创造社会财富的要求，成为企业在信息时代生存、发展的基石。
Gartner Group提出ERP具备的功能标准应包括四个方面:
1.超越MRPⅡ范围的集成功能
包括质量管理;试验室管理;流程作业管理;配方管理;产品数据管理;维护管理;管制报告和仓库管理。
2.支持混合方式的制造环境
包括既可支持离散又可支持流程的制造环境;按照面向对象的业务模型组合业务过程的能力和国际范围内的应用。
3.支持能动的监控能力,提高业务绩效
包括在整个企业内采用控制和工程方法;模拟功能;决策支持和用于生产及分析的图形能力。
4.支持开放的客户机/服务器计算环境
包括客户机/服务器体系结构;图形用户界面(GUI);计算机辅助设计工程(CASE),面向对象技术;使用SQL对关系数据库查询;内部集成
的工程系统、商业系统、数据采集和外部集成 (EDI)。
ERP是对MRPⅡ的超越,从本质上看,ERP仍然是以MRPⅡ为核心,但在功能和技术上却超越了传统的MRPⅡ,它是以顾客驱动的、基于时
间的、面向整个供应链管理的企业资源计划。
进一步地，我们可以从管理思想、软件产品、管理系统三个层次给出它的定义：
1．是由美国著名的计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc.提出的一整套企业管理系统体系标准，其实质是在MRP II（Manufacturing Resources Planning,“制造资源计划”） 基础上进一步发展而成的面向供应链（Supply Chain）的管理思想；
2．是综合应用了客户机/服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言（4GL）、网络通讯等信息产业成果，以ERP管理思想为灵魂的软件产品；
3．是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。
它是从MRP(物料资源计划)发展而来的新一代集成化管理信息系统，它扩展了MRP的功能，其核心思想是供应链管理，它跳出了传统企业边界，从供应链范围去优化企业的资源，是基于网络经济时代的新一代信息系统。它对于改善企业业务流程、提高企业核心竞争力的作用是显而易见的。ERP是在20世纪80年代初开始出现的。从90年代开始，以SAP、Oracle为代表的国际著名ERP产品进入中国，并迅速扩展。接着，国内也相继出现了一些早期ERP产品，例如开思ERP、利玛ERP、和佳ERP及博科ERP等。
ERP系统的特点及核心内容包括有：
?企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。
?物流管理系统采用了制造业的MRP管理思想；FMIS有效地实现了预算管理、业务评估、管理会计、ABC成本归集方法等现代基本财务管理方法；人力资源管理系统在组织机构设计、岗位管理、薪酬体系以及人力资源开发等方面同样集成了先进的理念。
?ERP系统是一个在全公司范围内应用的、高度集成的系统。数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中输入一次，保证了数据的一致性。?
?对公司内部业务流程和管理过程进行了优化，主要的业务流程实现了自动化。
?采用了计算机最新的主流技术和体系结构：B/S、INTERNET体系结构，WINDOWS界面。在能通信的地方都可以方便地接入到系统中来。?
?集成性、先进性、统一性、完整性、开放性。
具体来讲，ERP与企业资源的关系、ERP的作用以及与信息技术的发展的关系等可以表述如下：
1. 企业资源与ERP
厂房、生产线、加工设备、检测设备、运输工具等都是企业的硬件资源，人力、管理、信誉、融资能力、组织结构、员工的劳动热情等就是企业的软件资源。企业运行发展中，这些资源相互作用，形成企业进行生产活动、完成客户订单、创造社会财富、实现企业价值的基础，反映企业在竞争发展中的地位。
ERP系统的管理对象便是上述各种资源及生产要素，通过ERP的使用，使企业的生产过程能及时、高质地完成客户的订单，最大程度地发挥这些资源的作用，并根据客户订单及生产状况做出调整资源的决策。
2. 调整运用企业资源
企业发展的重要标志便是合理调整和运用上述的资源，在没有ERP这样的现代化管理工具时，企业资源状况及调整方向不清楚，要做调整安排是相当困难的，调整过程会相当漫长，企业的组织结构只能是金字塔形的，部门间的协作交流相对较弱，资源的运行难於比较把握，并做出调整。信息技术的发展，特别是针对企业资源进行管理而设计的ERP系统正是针对这些问题设计的，成功推行的结果必使企业能更好地运用资源。
3. 信息技术对资源管理作用的阶段发展过程
计算机技术特别是数据库技术的发展为企业建立管理信息系统，甚至对改变管理思想起著不可估量的作用，管理思想的发展与信息技术的发展是互成因果的环路。而实践证明信息技术已在企业的管理层面扮演越来越重要的角色。
信息技术最初在管理上的运用，也是十分简单的，主要是记录一些数据，方便查询和汇总，而现在发展到建立在全球Internet基础上的跨国家,跨企业的运行体系，初略可分作如下阶段:
A. MIS系统阶段( Management Information System)
企业的信息管理系统主要是记录大量原始数据、支持查询、汇总等方面的工作。
B. MRP阶段(Material Require Planning)
企业的信息管理系统对产品构成进行管理，借助计算机的运算能力及系统对客户订单、在库物料、产品构成的管理能力，实现依据客户订单，按照产品结构清单展开并计算物料需求计划。实现减少库存，优化库存的管理目标。
C. MRPⅡ阶段(Manufacture Resource Planning)
在MRP管理系统的基础上,系统增加了对企业生产中心、加工工时、生产能力等方面的管理，以实现计算机进行生产排程的功能，同时也将财务的功能囊括进来，在企业中形成以计算机为核心的闭环管理系统，这种管理系统已能动态监察到产、供、销的全部生产过程。
D. ERP阶段(Enterprise Resource Planning)
进入ERP阶段后，以计算机为核心的企业级的管理系统更为成熟，系统增加了包括财务预测、生产能力、调整资源调度等方面的功能。配合企业实现JIT管理全面、质量管理和生产资源调度管理及辅助决策的功能。成为企业进行生产管理及决策的平台工具。
E. 电子商务时代的ERP
Internet技术的成熟为企业信息管理系统增加与客户或供应商实现信息共享和直接的数据交换的能力，从而强化了企业间的联系，形成共同发展的生存链，体现企业为达到生存竞争的供应链管理思想。ERP系统相应实现这方面的功能，使决策者及业务部门实现跨企业的联合作战。
由此可见，ERP的应用的确可以有效地促进现有企业管理的现代化、科学化，适应竞争日益激烈的市场要求，它的导入，已经成为大势所趋。
F: 无产阶级时代的ERP
将整个国家纳入统筹的ERP，将形成一门新的社会主义计划经济学。
举个例子说明：
一天中午，丈夫在外给家里打电话：“亲爱的老婆，晚上我想带几个同事回家吃饭可以吗？”(订货意向)
妻子：“当然可以，来几个人，几点来，想吃什么菜？”
丈夫：“6个人，我们7点左右回来，准备些酒、烤鸭、番茄炒蛋、凉菜、蛋花汤……。你看可以吗？”(商务沟通)
妻子：“没问题，我会准备好的。”(订单确认)
妻子记录下需要做的菜单(MPS计划)，具体要准备的东西：鸭、酒、番茄、鸡蛋、调料……(BOM物料清单)，发现需要：1只鸭蛋，5瓶酒，4个鸡蛋……(BOM展开)，炒蛋需要6个鸡蛋，蛋花汤需要4个鸡蛋(共用物料)。
打开冰箱一看(库房)，只剩下2个鸡蛋(缺料)。
来到自由市场，妻子：“请问鸡蛋怎么卖？”(采购询价)
小贩：“1个1元，半打5元，1打9.5元。”
妻子：“我只需要8个，但这次买1打。”(经济批量采购)
妻子：“这有一个坏的，换一个。”(验收、退料、换料)
回到家中，准备洗采、切菜、炒菜……(工艺线路)，厨房中有燃气灶、微波炉、电饭煲……(工作中心)。
妻子发现拨鸭毛最费时间(瓶颈工序，关键工艺路线)，用微波炉自己做烤鸭可能来不及(产能不足)，于是在楼下的餐厅里买现成的(产品委外)。
下午4点，接到儿子的电话：“妈妈，晚上几个同学想来家里吃饭，你帮忙准备一下。”(紧急订单)
“好的，你们想吃什么，爸爸晚上也有客人，你愿意和他们一起吃吗？”
“菜你看着办吧，但一定要有番茄炒鸡蛋，我们不和大人一起吃，6：30左右回来。”(不能并单处理)
“好的，肯定让你们满意。”(订单确定)
“鸡蛋又不购了，打电话叫小店送来。”(紧急采购)
6：30，一切准备就绪，可烤鸭还没送来，急忙打电话询问：“我是李太，怎么订的烤鸭还不送来？”(采购委外单跟催)
“不好意思，送货的人已经走了，可能是堵车吧，马上就会到的。”
门铃响了。
“李太太，这是您要的烤鸭。请在单上签一个字。”(验收、入库、转应付账款)
6：45，女儿的电话：“妈妈，我想现在带几个朋友回家吃饭可以吗？”(呵呵，又是紧急订购意向，要求现货)
“不行呀，女儿，今天妈已经需要准备两桌饭了，时间实在是来不及，真的非常抱歉，下次早点说，一定给你们准备好。”(哈哈，这就是ERP的使用局限，要有稳定的外部环境，要有一个起码的提前期)。
送走了所有客人，疲惫的妻子坐在沙发上对丈夫说：“亲爱的，现在咱们家请客的频率非常高，应该要买些厨房用品了(设备采购)，最好能再雇个小保姆(连人力资源系统也有缺口了)。
丈夫：“家里你做主，需要什么你就去办吧。”(通过审核)
妻子：“还有，最近家里花销太大，用你的私房钱来补贴一下，好吗？”(最后就是应收货款的催要)
记住，每一个合格的家庭主妇都是生产厂长的有力竞争者。
外贸接订单的全流程：
1.客户询盘：
一般在客户下采购订单之前，首先都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解和沟通。
2.报价：
业务部及时回复客人咨询，确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并通过Proforma Invoice给客户做正式报价。
3.得到订单：
经过洽谈，收到客户正式的采购订单Purchase Order。
4.确认交货期：
得到客人的订单确认后，口头告知工厂订单详情，要求工厂安排生产计划并答复交货期。
5.业务审批：
业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6.下达生产通知：
业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。
6.1 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证；
6.2 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账；
6.3 如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。
7.验货：
7.1 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知计划部。
7.3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知工厂。
8.制备基本单证文件：
根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9.商检：
如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。注意，应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。
10.租船订仓：
10.1 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。此时，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。注意，应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司。注意，开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3 如果货物不够一个小柜，需走散货时，应向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。
10.4 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。
11.安排拖柜：
11.1 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。拖柜前要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到，并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
11.2 传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。注意，要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12.委托报关：
在拖柜的同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量以及本公司的联系人和电话等。
13．获得运输文件：
13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。注意，支付运费应做登记。
14.准备其它单证文件：
14.1 商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前；发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误；L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头；如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2 FORMA原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3 一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些，可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4 装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。
14.5 装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。注意，装箱单的重量、体积要与提单相符。
15. L/C收汇：
15.1 采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其它单证文件寄给客人。
15.3 如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16.业务登记：
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于日后查询、统计等。
17.文件存档：
所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18.收集信息：
单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助。