1.先听后说：
没等客人说完就急不及待为公司辩护，无疑是煽风点火。所以应让客人先说完意见，再作回应。
2.主力反击：
不要对客人的每点意见都作辩驳，宜集中处理最主要的冲突源头。
3.忍气吞声：
虽然有时候顾客也有不是之处，但你不宜进行反投诉，否则，事情会越闹越大。
4.正襟危坐：
如果你是面对面处理客人的投诉，请小心你的身体语言。
5.正面回应：
听过投诉后，要向客人作出正面的回应，如“多谢你的意见，我们会作为参考”。
6.细心“听教”：
有些客人的投诉具有攻击性，令你感到难堪，但他们都能告诉你一些你不知道的信息，这些资料可能有助你改进公司的产品或服务，所以，尽量向他们查询详细资料。
7.认清事实：
所有投诉都含主观成份，顾客不会知道你在工作上付出了多少心力，当你认清这个事实，就可以心平气和地听取别人的意见。
产品质量有问题，如何安抚客人 （外贸函电）
如果您的客户生病了，以下是一些外贸英语问候语：
1. We are sorry to hear that you are unwell. Take time to take care of yourself. Hope you bounce back soon!
2. I'm sorry you are sick. Sending you good vibes. Feel better soon.
3. Sending you lots of feel-better hugs. Get well soon.
您可以根据情况适当修改这些问候语以适应您的具体情况。
Send us the products in question please,we will check it and give you the solutions after the check,thsnks a lot1