要点：跟单员的定义，工作界定，工作定位，工作特点，跟单员的素质，工作内容及知识，技能要求及跟单员工作的重要性。
一 、跟单员的定义：（什么是跟单员？）Documentary Handler
跟单员是指在企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。（不能兼职，替代）
所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。
二 、跟单员的工作界定：
跟单员广泛存在于订单型生产企业和进出口外贸企业中，跟单员的工作性质与特点随企业的规模与性质而有所区别，但跟单员总的来说是作为业务跟单与生产跟单而存在的。
1． 业务跟单：对客户进行跟进。尤其是已对本公司的产品已有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务，签定合同为目标的一系列活动。对外叫业务员or 业务助理。
2． 生产跟单：对已接来的订单进行生产按排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫：业务经理or生产主管or总经理助理。不管是外贸公司的跟单员，还是工厂企业里的跟单员，他们基本职责都是由”业务跟单”和”生产跟单”两部分构成。
三 、跟单员的工作定位：(工作性质)
跟单员是业务员。他的工作不仅仅是被动的接受订单，而是要主动的进行业务开拓，对准客户实施推销跟进，以达成订单为目标，既进行业务跟单。因此，跟单员要：
（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。
（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。
（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。
（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，为获取订单为目的。
（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。
（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。
（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。
跟单员是业务助理；跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户，因此跟单员要：
（1） 函电的回复：
（2） 计算报价单
（3） 验签订单
（4） 填对帐表
（5） 目录，样品的寄送与登记
（6） 客户档案的管理
（7） 客户来访接待
（8） 主管交办事项的处理
（9） 与相关部门的业务联系
跟单员是协调员：跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。因此，在小企业中，跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是采购员。在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。
四 、跟单员的工作特点：
跟单员的工作几乎涉及的企业的每一个环节，从销售，生产，物料，财务，人事到总务都会有跟单员的身影出现。特点是：复杂的，全方位的。
1． 责任大。跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。
2． 沟通，协调：跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。
3． 做好客户的参谋：跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。
4． 工作节奏多变，快速：面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。
5． 工作是综合性的：跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉进出口贸易的实务和工厂的生产运作流程。
五 、跟单员的主导意识：
什么是主导意识？就是全局观念
你要对所处的环境，担负的任务及产生的结果有深刻的了解，这样你去做你的工作的主导意识就会很强。举例：足球队，每个队员有自已的位置，但如只顾自已的位置，这一定是个很差的球队。这就要有全局观念：要不失球，要进攻，要战胜对方，要进球。
作为跟单员的跟单工作也同样如此，不是我将订单下了就没事了，你们如何生产？何时完成？出来的产品怎样？与我无关，那就不能做好跟单员工作。你就没有主导意识。
有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。
有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力
有效：有效率，有结果。
目标要达到：所有工作以最终结果，最终目标作为我们的指导思想。最终失败了，就没什么好说的。
关于外贸订单，急想知道
1、招聘把关，业务员离职的时候带走公司客户，很大一定程度上业务员人品的问题，招人的时候选择的人品很重要，人品好的即使自己要出去开公司了，也不会拿走公司一个资源。员工入职签好竞业协议。
2、岗位分工明确，业务，跟单，单证，收款，售后分开。每一步都有一个详细的程序，即使业务员离职，单证那有客户信息，售后那有客户信息，无论哪一个岗位上离职，都会被其他几方牵制。如果业务员个人能解决所有问题，客户自然是跟着个人走，如果是公司整个团队整体合作的，客户自然是跟着公司走。
3、业务员离职之前，让他带着主管或者交接人员去拜访重要客户，防止重要客户的流失。
4、管理好客户档案，客户的****，客户的跟进动态，客户的兴趣爱好等个人信息公司信息，在平时都要有完善的制度建立下来，可以用crm系统（见签名），或者用客户跟进表，或者word文档记录好，资料在自己手上，即使该业务员离职，也不用怕，可以把客户从他手中抢回来。
5、平时多和业务员谈心，关心员工，了解业务员的想法，年底离职高峰期，提前摸底，提前了解业务员动向。
6、善待离职业务员，当有业务员提出来要离职，积极沟通，了解其中的原因，并祝福他未来的发展。而故意刁难，克扣工资，必然带来员工的逆反心理，造成他对公司的怨恨。
公司做外贸但订单怎么都起不来，公司一直处于亏损状态，问题出自哪里？
出货要注意的地方很多，最主要三个方面：
1，货款安全：本例中40天后付清尾款，要注意是否客户要求在付尾款前发货，如是，则要小心一定要在收到尾款后才能将提单寄给客户或者电放。如是收尾款后发货就必须确认尾款到了账上才能安排装运。如客户信誉不佳或新客户，不要凭客户付款的银行水单发货或放提单，因为水单也有伪造的。
2，出货订舱：要注意客户对单证的要求，特别是通过贸促会或者商检做得单证（因为这些单证要花钱做），避免做错单证。因为做TT，对单证要求不像LC一样严格，但仍需注意以免纠纷。
3，报关报检，要注意所做的产品是否需要做商检，以及安排好报关报检，避免装柜出货后发生报关报检出错，这样会延误船期而且导致额外费用
大家公司一直都是关键做中国生意的，当中国生意做的很好的情况下，公司才考虑到做出口外贸生意的。我认为这种发展策略是十分可行的，仅有公司做好了中国生意，公司才有基本和资产做出口外贸。一样，大家公司原本准备专业做出口外贸生意的，但如今出口外贸生意不好做，公司亏本比较严重，这样的事情下，公司短时间无法改变亏本的局势，既然这样，为什么不考虑到相对性简易和非常容易的中国生意呢？要知道，把中国生意做好了，一样可以让公司赢利，还能支撑点公司扩展外贸业务，这也是公司生存和发展的计划，因此我认为大家公司也应当考虑到国外贸易。
我认为大家公司一定要开发设计两三个关键的大顾客，不论是中国的也是海外的生意，公司的具体盈利必定要靠大顾客支撑点，仅有这般，公司一般情况下才不会各种大小难题，也能够确保公司稳定发展大家公司往往发展趋势的一直很平稳，我认为便是中国的一些大顾客造就的。可以这么说，公司开发设计一个大顾客，足够养好公司，所以我们老总的对策便是在寻找客户层面，花多倍的精力在大顾客的身上，只需解决一个大顾客，公司的生意就可步入正轨和快速道路，因此大顾客对公司的效果极其重要。
因而，大家必须在中国内地和海外专研两到三个大顾客，要长期性开发设计下来，是多少都会出现实际效果的，当公司拿到大顾客，一切就轻松了。我进行了二十多年的出口外贸，是个吊儿郎当，不过也深深地感受到，做出口外贸实际上比较简单，就是说商品要面向市场。外国人一般较为技术专业，贼精，知道什么商品合适他们的销售市场，做出口外贸实际上就一招，商品好些。因此，做出口外贸不可以当传统营销，一定要做跑商，要面对面视频拜访客户，乃至拜访客户的顾客，掌握她们遇到的问题，随后为这些问题寻找解决方法。外国人还非常喜欢新品，她们老爱问“What's new?”,"What's the secret?"假如商品真棒，她们还会继续规定exclusive rights。
外国人就是喜欢好商品，有知识产权就最好是，她们付费也很痛快。总而言之，不必跟老外搞好关系，不要跟她们胡吃海喝，无需跟他们低三下四，只需给他与众不同的商品，订单信息、盈利都不是问题。对于这些问题我就是有话语权的，我毕业于05年，一直从业闸阀的出口贸易，在工厂工作三年，然后就注册了进出口贸易公司，工作人员15个，到目前10个，发展趋势的将就。我意见与建议和他们的回应的略有不同:一个取得成功的业务员一定是大半个权威专家，因而，不能够建议你拆换商品领域，还是要坚持自己所了解的商品，坚持到底。
得到顾客的途径有许多，自然也不一定都适合你自己的公司。不过都是有近道走的。在这儿我明显的建议你考虑一下海关出口数据。也就是选购海关出口数据来了解你这一领域你的同行业他们的出入口状况，自然这一方法不太靠谱，的确行之有效。出口外贸营销团队的搭建和建立，公司的外贸部主管务必技术专业。根据猎头公司公司找一个好的外贸部主管。尽可能多的参与一些世界各国的展览会，自然这种花费都非常贵，还能够选购海外的杂志期刊投放广告。公司的业务员的上班时间做一个更改，由于时差的难题，因此夜里最好是加班加点到10点。