一般对账在每月的1-15号之前是最佳对账时间。如果太晚了，对方结账又比较早的话，这样会给对方带来很多不便。同样也给自己带来不便。
发明细的时候，期初额，发生额，余额最好都应写上。一是：方便查账。二是：余额也反应出与对方的账务是否有差错。
我是做贸易行业的，库存混乱，客户对账也麻烦，有没有什么软件可以处理
应收账款的跟踪、对账工作的操作：
一、应收账款确认的范围：产品销售款、产品销售服务费、代垫运费及租赁设备租赁款、
进出场费、对外服务费等；同时，各类应收账款应当区分到期欠款、未到期欠款记账。
二、销售应收账款确认的时间以物资发运时间为准，分期收款销售发货时间规定为合同
约定时间或达到发货条件后；按揭销售发货时间规定为收到全额货款或担保公司出示《发货通知》之后；现款销售发货时间规定为客户交款之后。租赁应收账款确认的时间以合同约定时间或租赁周期到期日为准，租赁设备发货时间规定为合同约定时间或达到发货条件后；到期与未到期欠款确认的时间以合同或欠条约定付款日为准。
三、应收账款记账规则：除全额现款提货外，所有销售业务凭依据先增记应收账款；按
收到的货款减记应收账款；预收款先在“预收账款”科目核算，发货后做科目调整，减记应收账款。租赁业务凭依据先增记应收账款；按收到的租金减记应收账款。
四、欠款的审批：
1、分期收款模式：欠款超过标的总额的30%或欠款时间超过3个月的由公司领导审批。
2、按揭或融资租赁销售模式：在银行、担保或融资租赁公司达成的合作范围内，销售合同由本公司领导审批。
3、对客户带现款提货和送货收款的情况，由各销售部经理批准，若不能收回形成欠款，追究销售部经理、经办人（业务员）责任，责任按4：6比例承担。
五、应收账款原始依据取证：
1、在欠款业务发货前，除了备好销售合同外，业务员或内业要向客户索取到客户资质相关资料，如住所、身份证明、****等；客户收到货后要在《发运清单》、《销售单》回执联上签名确认。
2、无合同赊销业务，还要需提供欠款业务审批单和欠条，审批单上要注明付款时间、
金额、经办人、审批人，否则财务有权拒绝发货。
3、对客户带现款提货和送货收款形成的欠款，必须立即要求欠款单位补办欠款手续，即补签销售合同或欠款单位出具签字盖章的欠款凭据，否则扣取经办人100元／笔，并承担经济损失。
4、如果客户要委托第三方收货，必须出示《收货委托书》，否则不予以发货。
六、对账时间与方法：
1、每当客户产生账款增减发生额时，业务员要主动与客户进行账务核对，将核对结果反馈到计财科确认是否有误。对账方法可由业务员持《询证函》到客户处或传真查对；也可电话查对，告知计财科进行确认。
2、凡是欠款超过6个月；或者上一次对账存在数据异议的，或者存在异常情况的，财务人员持《询证函》要随同业务员进行核对。对账方法持《询证函》和相关资料到客户现场或由客户到本公司进行查对。
3、与客户账务清算时，业务员要主动与客户对账，若存在数据异议或其它问题时，财务人员要随同核对。对账方法为持《询证函》进行核对；或客户提供的告知书面资料交与计财科核对；但存在数据异议时，必须到客户现场或由客户到我公司进行核对。
4、每年6月30日、12月31日轧账后30日内，业务员到计财科统一领取《询证函》与客户对账，要求户户核对，若存在数据异议或其它问题时，财务人员要跟踪处理。核对方法是先由业务员核对，财务人员进行抽查，若存在数据异议，财务、业务双方到场核对，如果业务员提供对账假信息发现一次扣款500-2000元，直至开除，并承担直接损失与资金利息。
七、对账询证函的管理：无论是定期或不定期进行应收帐款询证，《询证函》由财务科编
制，分发到业务经办人手中时要进行签名登记，对方无论是否受理《询证函》，《询证函》回函原件或发函原件都必须在7日内返回到计财科，否则扣款100-500元/户。 第八条 若业务员在应收款数据发生变动时没有主动与客户对账的扣款20元∕次；若业务员
在取得《询证函》发函原件后没有在规定时间与客户进行核对的扣款100元∕次；若财务人员应随同业务员对账或主动对账而无正当理由未参与对账的扣款100元∕次。
八、业务员应当建立三栏式《应收账款登记工作薄》，分客户、合同登记与客户结算款项
的动态记录，随时反映应收、已收、结余金额，每月10-15日与财务科核对账务，树立“心中有数，有账必催”的理念，财务科负责检查《应收账款登记工作薄》，对不建或少建客户账款信息者，每月每户扣款50元。
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