通常情况下，小编比较喜欢用笔记本来建立客户档案。尤其是当我们的工作不需要每天面对电脑的时候，纸质的客户档案更利于我们查阅或者随时记录，携带起来也是非常方便的。
那么如何用笔记本建立纸质客户档案呢？首先你需要专门准备一个笔记本，这个笔记本不能太大，普通的就行，便于随时带在书包或者手提包里面。然后根据客户的类型，分别给客户进行分类。比如已经成交的会员客户，这个可以叫做VIP客户，需要我们建立一个完整的档案。客户的姓名，****，住址，公司信息，家庭成员信息，什么时候成交的，成交的类型是什么等等，客户的档案尽可能的详细。这样在做服务的时候才有内容可谈。
然后留白几十页，方便加入更多的VIP客户。紧接着在第二部分新建分类A类客户。这类客户就是最近比较有强烈购买意向的客户，只需要再前进一步，就能发展成为会员VIP客户。再重复第四步，留白数十页，建立B类客户。这类客户就比A类客户要稍微第一层，可能时间点不对，也可能暂时买计划购买，但是确实属于你们对口的客户，可以持续跟进发展成A类客户。最后一类就是客户资源了，通常我们对这类客户了解不多。仅仅是一个电话或者只有电话号码，连姓名都不知道的。还不知道客户需不需要我们的产品，可以叫做陌生拜访客户吧，属于我们的最后一类，C类客户。这些客户的有可能跳级，直接晋升VIP，当然运气成分比较多。大多数客户还需要我们持续不断地跟进。如果习惯用电脑，就可以把上述信息直接建立excel表格，制作sheet1，sheet2，sheet3......作为VIP,A类，B类，C类客户的档案表。这样管理起来也是非常方便，查阅某一个客户只需要输入他的姓名或者****即可，这一点完胜纸质档案哦。合同档案如何整理归档
外贸销售的过程分为：开发客户—询盘\---报价\----收到订单\-----维护客户—危机处理，最终达到长期持续良性循环，任何环节有问题，都会全盘皆输。下面一一论述： 一、如何开发客户： 1 开发信是敲门砖，一封好的开发信可以第一时间给人展示专业的形象。力求简洁明了，重点突出，吸引眼球。千篇一律的开发信，自然引起反感，被拉入垃圾队列。如果能以产品和专业的公司形象为背景，而将邮件大小控制在30kb以内, 就能更生动的展示公司专业形象和风格了。 2 筛选潜在客户。一位同事说过，没有单的客户不算真正的客户。开发信是广撒网，后续则要筛选和重点培养。通过客户网站以及平台信息，了解公司实力，主营品牌，交易习惯。从中挑选一些值得用心开发的客人，进行后续跟进，寻求客人进一步的询盘。 3.客户分类分批，把客户分为abc d四个等级，即曾经合作并询盘数量较多的，曾有合作意向某种原因未合作的；只有询盘未回复的。把所有客户分批次，有计划的进行联系。如果客人没回应，就需要继续寻找新的话题，客人关注的品牌或者经常发询盘的品牌的热卖信息，定时的发给客人。提高关注度，时间长了，客户心里至少会有个印象，等到有询盘的时候自然联系我们。 二、如何让客户回复邮件： 如果别人不回复，那么基本上有以下几种可能:对你产品不感兴趣；有固定供应商了；不需要；非常忙没空闲，结果就是没回复。前提都清楚了，下面就是操作过程。有人说，每一项新的交易，其中的80%都要在同一个对象打了第五次电话后才能谈成。我们也是一样，给同一个email 地址发5封邮件，有以下几点是需要注意。 1．自然。所谓自然，有浅入深promotion。要做到就像和家人打招呼，和老朋友聊家常一样。 2．简洁。别人上班时间需要处理各种事情，不能太少冷落，不能太多厌烦。用简单的句式表达最准确的意思。 3\.专业的产品知识和该型号市场行情，如果知道客户所在地区的价格，了解产品用途，封装，包装数量，越了解产品，客户就越尊重你，讨价还价时言语就更有分量。 三、客户的维护 1、未下单的客人，我们要有重点的筛选客户，但不能因为客户不下单就将其抛到一边，应该随时和对方保持联系，无论是有新产品，或是他曾经关注的价格有变动，或是在节日，多和对方沟通，日久见人心。如果长时间不联系，客户也会忘记我们。 2、已经下单的客户，在整个确认质量、（测试）发货，过程中及时告知订单进展情况， 发感谢信，即使已经过去几个月，可以询问客人产品使用情况，需要其他的型号吗？让他感受到你的关怀不止步于订单完成。 3、曾经下单后续就没有回音的客户，可以上网查询是工厂、贸易商，电话了解是否仅是临时的购买？若是工厂，则是长期使用该型号，可以留心关注该型号告知客人价格浮动等。如是贸易商，一定有其他型号需求，可试探地问主营品牌，以及我们能给予的支持。也有种可能，是客户改变经营方向或者联络人离职等，则及联络新负责人。 4、及时准确专业全面的报价： 有些买家，为完成采购任务而奔忙，这种询盘有明确的数量、交货条款、信息全面。询问专业。而及时准确全面专业的答复和有竞争力的报盘是达成交易的关键。 5、主动为客户提供帮助，不管是否帮上忙，心意在此，久而久之，就对我们有了信任。 四、价格谈判 基本上90%的客户会有还价的要求，怎么面对客户的还价呢？ 1、以退为进，这个价格我们也能做，但恐怕是散新或者翻新，质量不同，请客户考虑！并把两个报价的不同之处（质保、是否有原包装）罗列出来，将差价除于质保期会得到一个很小的数字，这个数字让客户觉得没必要计较小差距。同时，解释一下为客人公司利益考虑，所以没有把最低的散、翻新报给他。尽量让客户感觉我们是在为他的长期生意着想。 2、刺激心理：我们正在和行业内最大的知名进口商合作.我们给他的也是这个价格。首先，明确告诉客户我们不能接受这个价格，然后，告诉他 那个大公司已经合作多次，量更大但价格一样，暗示对方，我们的价格已到底线。必要时可以提供Pi附件以证明。 3、供需分析：分析竞争对手或者代理价格，参照对比，该型号已经非常缺，利润本身已经很低了……
合同档案整理归档方法：
1、合同应交由企业档案管理部门进行归档，档案管理一般为法务部门或行政部门。
2、合同登记的项目应由企业的业务部门与归档部门一同汇总，共同完成登记工作。
3、合同归档之前进行扫描，留存合同电子版，做到纸质文件与电子文件的统一。
4、建立客户档案信息。通过签署合同得知的客户信息进行汇总，方便日后查询。
5、建立客户评价系统。
6、定期对合同进行汇总、整理，从不同的角度对合同进行分类、分析。
档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。
这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为 6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法。其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。
档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文献汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成。
法律依据：
《中华人民共和国户口登记条例》
第十一条 用人单位未在用工的同时订立书面劳动合同，与劳动者约定的劳动报酬不明确的，新招用的劳动者的劳动报酬按照集体合同规定的标准执行；没有集体合同或者集体合同未规定的，实行同工同酬。
第十二条 劳动合同分为固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同和以完成一定工作任务为期限的劳动合同。