第一大类：优先级高邮件有对您的称呼（至少不是群发询盘的客户）；有提起询问相应的产品（对产品感兴趣的）；简单介绍他们公司背景的（让您了解他公司，表示诚信）。第二大类：优先级一般没有称谓也没有提到产品名称，只是告诉对您公司有兴趣的；一开始就要你寄报价单和样品的；第三类：优先级低其他不按常规流程办事的，如一上来就要给邀请函，寻求合作等等。可以放在最后，统一的做些模板，比如介绍贵公司的，介绍产品的，询问客户情况的，等等。第四类：垃圾询盘很多客户抱怨说垃圾询盘很多，并不否认，有些客户是会收到一些与自己的产品无关的询盘，但是否真的都是垃圾呢？除了明显的广告等询盘，一些虽然询问的不是贵公司的产品的询盘，您是否也等同于垃圾了呢？询盘是所有电子商务商机的来源，只要有询盘来，我们都应该尽可能的回复。或许对方也是非专业的买家，描述的比较乱，但我们还是需要耐心的去回复，把自己的专业度呈现在每一个有可能成为客户的询盘面前。通过我们积极的回复，推广自己的网站，吸引买家来我们的页面上，增加页面信息的推广，也不是坏事。另外，您也可以通过不同的渠道去了解对方的实力。比如客户留下的****是否有网址；拿他发过来的EMAIL地址后缀当网址去访问下是否是企业的网站；通过搜索引擎去搜索对方的公司名称了解下情况，等等。询盘就是我们的财富，对于那些与我们的产品相关性不大的，在回复后可以搜集起来，当作行业资讯来分析，可以了解市场趋势和需求动态，作为自己研发的第一手资料。服务是贯穿始终的，做外贸就是做服务。产品出口对方国家需要什么证书，自己是否能提供？客户要的数量，1个集装箱是否装的下，是否在报价的时候考虑到了重量和体积因素，路程的时间是否会对产品造成影响等等。能站在客户的角度考虑，处处帮客户考虑，减少很多原来需要多次沟通的邮件，让客户觉得即使产品贵一点但买到了周到的服务，没有后顾之忧，就是成功了。
想提高外贸邮件的回复率首先邮件营销第一步是找客户，要知道谁是你的客户，客户越精准效果越好，如果找到的客户谈不上精准，那邮件营销基本没什么效果。
邮件营销第二步是发邮件，这个步骤要解决2个问题
1、邮件内容客户喜欢（对客户有用）。
2、尽量避免被判做广告邮件。
给你推荐双翼邮件群发软件，可以做到个
个性化邮件：邮件内容、邮件标题可插入接收者姓名，显示对收件人的尊重；
多样化邮件：文本宏、随机宏、同义词宏可以非常方便的让是邮件内容千变万化。
多内容发送：一封邮件可以设置多个内容，这些内容被循环（或随机）发给接收者，更接近于手工发送。