一 组织结构图
略
二、岗位职责
1、采购部经理
1.1根据开发部及生产部工作计划、统筹、采购员作。
1.2绝对配合开发及生产要求，满足开发及生产正常工作。
1.3评估供应商供货能力，配合生产需求。
1.4定期进行市场价格调查,保证材料成本。
1.5协调沟通供应商材料进度，配合工厂生产进度。
1.6反馈材料品质信息，把关材料质量。
1.7发展新供货商,满足生产需求。
1.8监督生产材料浪费，控制生产成本。
1.9承担自身工作事故责任及采购员工作事故连带责任。
2、采购员
2.1协助采购经理完成日常工作。
2.2完成自身工作任务。
2.3绝对配合生产需求。
2.4承担自身工作事故责任。
三、工作流程
1、生产指令单接收
1.1定义
1.1.1业务部指令单制做完毕后，传达给采购部进行生产物料采购
1.2、要求
1.2.1接收指令单需有交接签名且注明接收时间
1.2.2接收指令单后,所有采购部相关人员需仔细查阅相关本部门工作内容,并完全领会指令单所有要求
1.2.3采购部如对指令单内容有任何疑问须在1个工作内反馈给业务部主管,否则视同完全接收指令单上所有内容
1.3权责人
1.3.1采购部经理
注:采购部任何职员均可接收指令单,且接收指令单后须及时转呈采购部经理以便工作安排
2、生产耗量单
2.1定义
2.1.1开发技术部生产耗量核算完毕经审核后须第一时间传达至采购部
2.2要求
2.2.1接收指令单需有交接签名且注明接收时间
2.2.2接收指令单后,所有采购部相关人员需仔细查阅相关本部门工作内容,并完全领会指令单所有要求
2.2.3采购部如对指令单内容有任何疑问须在1个工作内反馈给业务部主管,否则视同完全接收指令单上所有内容
2.3权责人
2.3.1采购部经理
3、其他物料采购单
3.1定义
3.1.1遇有任何其他物料采购,使用单位需完整填写《请购单》交采购部执行
3.2要求
3.2.1采购部任何接收《请购单》需特别查阅《请购单》所填写内容是否符合公司要求规范,如遇《请购单》填写不完整或未按公司要求经过相关主管审核,采购部可退回不予以接收
3.2.2特级耗村《请购单》须立即上报采购部经理知悉,以利及时采购
3.2.3所有《请购单》须按文件管制程序存档备查
3.3权责人
3.3.1副料采购员
4、采购进度设定
4.1定义
4.1.1根据生产进度需求将所有需采购物料设定采购计划并汇总成采购进度表以利工作有秩序执行
4.2要求
4.2.1不得与公司《生产进度表》要求时间相抵触
4.2.2计划需切实可行
4.2.3需符合公司《安全库存量》相关要求
4.3权责人
4.3.1采购部经理
5、采购进度审核
5.1定义
5.1.1采购进度设定完毕后需经由(副)总经理进行审核
5.2要求
5.2.1每星期采购部需根据实际情况调查采购计划并上报到(副)总理进行审核
5.3权责人
5.3.1(副)总经理
6、采购样品确认
6.1定义
6.1.1除常规物料外所有物料采购均需先确认样品方可采购
6.2要求
6.2.1所有样品确认均需按照《色卡确认时间表》进行确认工作
6.2.2任何物料确认采购人员需尽可能一次性通过,因客观因素导致首次确认不通过可进行二次确认,如二次确认再不通过相关责任人可视为失职,按公司相关规定进行处理
6.2.3所有经签名确认色卡需一式两份,一份采购自行备用,一份交由品检作为物料检验标准
6.3权责人
6.3.1相关采购员
7、实施采购
7.1定义
7.1.1色卡确认完毕后需及时实施采购以利生产
7.2要求
7.2.1常规物料采购需按《请购单》上需用日期进行采购
7.2.2生产物料需按采购进度表严格执行
7.2.3所有采购过程中如遇有特别异常状况导致不能按《采购进度表》要求完成需第一时间反馈采购部经理,以利生调整
7.2.4如因采购员自身工作疏忽导致无法按照《采购进度表》要求完成工作,采购员需自身承担相关责任
7.2.5如采购进度严重滞后影响生产进度执行,采购部经理需承担连带责任
7.3权责人
7.3.1相关采购员、采购部经理
8、物料入库
8.1定义
8.1.1所有物料采购回厂需执行物料交接程序
8.2要求
8.2.1所有物料入库采购员须当面与相关仓管员进行数据单据交接
8.2.2所有物料入库须按照公司材料入库规定,经品管部专职人员抽验合格.如遇材料品质有任何问题,采购员须在第一时间处理,不可因此影响生产
8.2.3物料交接完毕,仓库需回签确认
8.3权责人
8.3.1相关采购员
9、财务单据交接
9.1定义
9.1.1如有须采购员直接面对财务交接之单据,采购员需在物料入库后每周定期与相关财务人员进行交接
9.2要求
9.2.1所有单据须清晰完整
9.2.2所有数据需当面核清
9.2.3销帐数据需双方签名确认
9.3权责人
9..3.1相关采购员
四、采购特定工作内容
1、采购单填写及审核
1.1定义：所有采购信息须在二十四小时内形成采购计划。
1.2要求：
1.2.1采购单（合同）填写必须清晰、明瞭、整齐、规范。
1.2.2必须完整体现物料信息、品质及进度要求。
1.2.3供应商必须是公司安全供应商名册成员。
1.2.4采购合同必须符合公司相关物料及户、合同违约处理规定。
1.2.5采购合同必须符合国家及地方相关法律条文。
1.3执行标准：收到采购计划后两个工作日内必须完成。
1.4审核
1.4.1依据3.2中内容查核采购单是否符合要求。
1.4.2须特别审核采购时间是否符合采购计划需求。
2、采购合同签订
2.1定义：所有采购购合同须依据相关法律规定须经供应商签字（盖章）方可生效。
2.2要求
2.2.1按公司相关合同范本制定采购合同。
2.2.2严格执行相关法律程序(例:合同须经购销双方盖合章才具法律效应)。
2.2.3必须注明违约责任及相关事宜处理方式。
2.3执行标准：符合4.2内容合同方可执行。
3、异常处理
3.1任何采购执行过程中，如出现任何意外状况，采购员须第一时间上报采购经理，作出相应措施。
3.2采购部经理须完全掌控采购进度，不可影响公司生产需求及生产进度计划执行。
3.3遇有客观因素，采购部经理须立即知悉生管部，作出生产计划相应调整。
3.4遇不可调整生产计划而采购无法满足时，须立即上报（副）总经理办公室作出相应对策。
4、供应商评估
4.1定期对正在配合供应商进行评估。
4.2评估内容
4.2.1生产力
4.2.2供货时间准确性
4.3建立固定评估标准,对未通过标准要求供应产予以停止配合及降低配合数量
4.4评估内容存档，以建立《安全供应商名册》。
5、定期市场价格调查
5.1定期对相关生产材料进行市场价格调查
5.2根据调查结果沟通供应商，力求降低公司材料成本。
5.3资料存档,以备成本预算。
6、发展新供应商
6.1根据评估及生产需求开发新供应商。
6.2须对新供应商予以详细评估。
6.2平衡降低材料价格,避免材料单一供应。
7、进度沟通协调
7.1根据生产或开发特别需求,与供应商强有力沟通及协调满足生产。
7.2追踪已定材料进度，以免延误生产。
8、监督材料控制
8.1定期查核库存材料,追究库存原因。
8.2了解生产补料原因,反馈相关部门加以控制。
8.3协调供应商查看不良材料,予以追究责任。
9、信息反馈
9.1新品种材料出现须及时剪样反馈相关部门,以利新产品开发及生产利用。
9.2材料价格变动须及时反馈相关部门,以利成本控制。
五、采购部工作会议
1、工作进度会议
1.1时限：每2天一次。
1.2参与：采购部全体
2、供应商评估会议
2.1时限:每月一次。
2.2参与：采购部、副总经理、品管部、厂务部
3、年度总结会议
3.1时限：每年一次
3.2参与：总经理、副总经理、采购部全体
4、工作例会：由采购部经理决定。
外贸采购员如何在网上找到合适的供应商
你这个想早点上手的心情我理解，不过你要是这么想下去对你工作一点帮助都没有。道理很简单，你们是贸易性质的公司，经营种类有很多，不要说你，没有几年生产厂家采购经历都很难推断成本，因为原材料的价格本来就是会波动的。其次，你作为贸易公司的采购买手即便可以算清楚原材料的价格但工厂运作的人工成本是有差异的，再加上工厂又不是福利机构，保持合理的利润空间也是必须的。所以你想按这个思路做下去很难，说实话供应商的配合度是贸易公司很重要的一个环节，你把供应商利润压太死没人愿意跟你做生意的。所以我建议你先以询价为主，辅助网络上同类产品比价，做一个表大概记录下商品的价格可以估算一个均价，然后在有订单的时候，以实际的需求量及客户接受的价格区间计算自己企业的毛利再去和厂家具体谈
别急，楼主，我给你几点建议。
一、推广自己
利用搜索引擎、分类目录等具有在线检索信息功能的网络工具进行网站推广的方法。由于搜索引擎的基本形式可以分为网络蜘蛛型搜索引擎（简称 搜索引擎）和基于人工分类目录的搜索引擎（简称分类目录），因此搜索引擎推广的形式也相应地有基于搜索引擎的方法和基于分类目录的方法，前者包括搜索引擎 优化、关键词广告、竞价排名、固定排名、基于内容，而后者则主要是在分类目录合适的类别中进行网站登录。
二：吸引顾客
说到重点了，外贸要让客户在网上找到你，你也要在网上找到客户。所以你先得有自己的网站，网站内容我就不用多说了。有自己的网站，默默无闻的，客户很难找到你，这时你就要借助商务平台了，像阿里巴巴，环球资源，香港国际采购网这些，业内都知道的。
三：学会留住客户
当有人来和你谈生意的时候，就得有条件来留住人了，不然你之前做的都是白搭的，浪费劲头。如果真的只是做贸易，那么你起码得有个样品呀，报价表呀，产品资 料呀的东西，如果不不懂，那么就想想别人来给你推销东西时都给你什么了，按着做应该不会错的。反正就是准备该用的资料，但一定要做成电子档，因为你是做网 上贸易的，人家一般都会让你发邮件之类的方式给他，你没有那么怎么做网上贸易，你要是说：我给你寄过去。那应该没戏了，等你寄过去那么人家说不定早找到合 适的了。你要说可以放到样品里面去寄那你就更完了，要是网上一来找你就给样，估计不用几天你光寄样的费用都可以导致你破产。样品是要寄，但只可以寄给的确 有合作意向的人，减少点成本嘛，反正你网费是包月的，你发不发都要交钱给网络公司，你发资料应该比你寄样要节省得多。
第四、学会谈判商榷
当客人看了你的资料后，回来找你谈生意了。那就去谈吧，就想平常一样，他会问你产品的规格，价格，质量这些，记着要为自己争取合理的最高价。