外贸企业出口退税系统中的申报批次是按月分的。
外贸企业出口退税申报系统操作流程：
操作环境：MacBook，macOS（10.15.7）系统，google版本92.0.4515.131。
1、下载最新版的外贸企业出口退税申报系统。安装后，首次进入系统需要进行企业信息的配置，请注意填写时不要出错，否则只能卸载重装。用户名为sa，密码为空，确认，进入申报系统，并输入申报所属期。
2、进入申报系统后，首先进行数据的采集。通过退税向导→免退税明细数据采集→出口明细申报数据录入，进入到出口货物明细的录入界面，增加按钮，进行报关单数据的录入。
关联号：建议编写规则为申报年月+流水号，例如1906100001。注意这是出口和进货数据唯一关联的标志。原币/美元汇率：都是100原币/美元兑人民币汇率，例如美元兑人民币汇率是6.9298，那么录入出口明细时就应录入692.98。报关单号：18位报关单编号+0+两位项号，共21位。然后在退税向导—免退税明细数据采集—进货明细申报数据录入中填写进货发票的相关信息。
关联号：应填写相对应的出口明细的关联号。进货凭证号：增值税专用发票的发票代码＋发票号码共同组成的18位数字。注意：如果超过一条数据，需要进行序号重排。对于录入完成的出口、进货明细数据需要进行“审核认可”，审核认可后标志变为“R”才算成功。
3、免退税申报数据检查在退税向导的第三步“免退税申报数据检查”中先进行进货出口数量关联检查，检查同一关联号下，同一商品，出口数量与进货数量是否相等。没有问题后再进行换汇成本的检查。
4、确认免退税明细数据检查无误后，进行明细数据的确认。在退税向导第四步“确认免退税明细数据”确认明细申报数据。核对下所属期是否正确，无误后确定。会弹出申报数据列表，显示确认的明细数据条数。确定后提示确认明细申报数据成功。
注意：如果确认明细数据后需要进行修改，要在退税申报向导第四步确认免退税明细数据撤销本次申报数据中进行明细数据的撤销，再回到退税向导第二步明细数据采集中进行修改。
5、免退税申报进入退税向导免退税申报退税汇总申报表录入，增加按钮，敲回车键，自动带出退税汇总表数据，保存。然后免退税申报生成退（免）税申报数据，进行免退税数据的申报，会弹出“生成申报数据”的路径，确定生成申报数据。
6、打印报表数据生成成功后，进行报表的打印（也可以在做完数据自检确认申报后打印报表）。一般需要打印《外贸企业出口退税出口明细申报表》、《外贸企业出口退税进货明细申报表》、《外贸企业出口退税汇总申报表》。其他报表根据实际情况选择。
7、上传数据到综合服务平台进行数据自检，自检无疑点后确认申报，到税务机关审核。
8、撤销已申报数据生成后，如果想修改数据，需在退税向导第六步“审核反馈处理”撤销已申报数据，输入所属期和批次，确认后，再回到退税向导第二步明细数据采集中进行修改。
9、携带相关资料到税务机关审核首次申报的企业，主管税务机关会进行实地核查。首次申报后，可以根据实际情况申请无纸化。