外贸单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单和归档等一系列业务活动，它贯穿于进出口合同履行的全过程，具有工作量大、涉及面广、时间性强和要求高等特点。
主要做以下操作：
1、审核客户信用证，在第一时间将信用证上不能接受的条款或信息传递业务主管或业务员，同时向主管汇报；
2、负责所有订舱、报关、清关、结汇等单证的制作，做好与商检员、报关员、业务员、财务人员之间的衔接，确保所有出口单证准确无误，能按时顺利报关、清关、结汇；
3、负责同船务公司、出口货贷之间的联系工作，落实好订舱、出口报关、出口退单等事宜；
4、负责所有出口单证、票据、函电等资料的整理、归档工作。
5、出货前一星期做海运委托书并传给代理，要求她租船订仓．并告知是到厂装柜还是送货到仓库。得知船期后告诉采购最终交货日期．采购把准确包装尺寸，箱数给我做准确的List．如果LIST上的体积与原来的LIST相差太多或者体积超出集装箱的体积或不能装满（20FT不到25立方，40HQ不到62立方），那么上报看如何解决。
6、根据客户的定单估算List(根据以前的出货数据,如没有就大概匡算)，品名,数量,数量/箱,件数,体积/箱,体积,毛重/箱,毛重,净重/箱,净重。
扩展资料：
外贸单证员是国际贸易的先行官。各种单证的操作实务既是外销、货代、报关和报检等“四大员”的重要组成部分，也是“四大员”入门的首要条件。
在国际贸易的每一笔“生意”进行过程中，不论外销、货代、报关、报检中的“哪一员”，其“合同、定单、报关、报检、运输、仓储、银行、保险”等各个环节，无一不是通过各种单据凭证来维持。
上海市外贸单位的总数增加约300倍，进出口的总量每年递增约50％。目前本市拥有外贸经营权的企业近5万家，相关从业人员20多万名，经过专业培训取得各种从业资格或岗位证书者不到10％。具有单证操作经验的外贸人才成了职业市场上的“抢手货”，招聘广告中的“紧俏品”
国际货运出口流程操作是怎样的？
船务工作流程1、客人把订单下到公司，经公司各部门的产能评估后，作出的生产日期和出货日期的安排。
2、船务部接到业务部下达的订单后，根据订单出货日期录入出货排程。2.按PO数量排柜按可以拼柜的货算出总材积再分别看能装多少个柜，什么柜型？一般货柜有20’GP--（L）591*（W）234*（H）238CM=32.91CBM40’GP--（L）1204*（W）234*（H）238CM=67.05 CBM40’HQ--（L）1204*（W）234*（H）268CM=75.50 CBM45HQ--（L）1360*（W）234*（H）268CM=85.28 CBM以上为理论尺寸,即完全没有空隙的地方,实际因为箱子的大小不同,不可能装柜率达到100%一般货柜实际尺寸为 (柜门尺寸 W:2286 mm H:2278 mm)20’GP-----28CBM 5.890*2.350*2.390M 26CBM 17.5吨40’GP-----56~59CBM 12.029*2.350*2.390M 54CBM 22吨40’HQ-----65~67CBM 12.029*2.352*2.698M 68CBM 22吨45’GP-----75~77CBM (PO----Purchase Order 采购订单, 长X宽X高（米）=CBM长X宽X高 (inch英寸)/1728/35.315=CBM1inch=2.54CM 3.BOOKING(订舱)BOOKING 一般做FOB的客户都会指定它的货代来帮他出货，不同的客户向不同的货代订舱，现在网络通讯发达，一些比较大的货代要求客户在网上系统中订舱。比如马士基（MEARSK）要求在MPS上订舱，NKY要求在它的NYK E-BOOKING 上进行订舱。其他的小公司一般要求填写他们公司的BOOKING FORM。然后E-MAIL或传真给它就行。BOOKING需填写的内容有： SHIPPER（出货人），CONSIGNEE（收货人）NOTIFY（通知人）；PORT OF LOADING（装运港）PLACE OF RECEIP（收货地）；PORT OF DISCHARGE（目的港），MARKS & NUMBERS 唛头；NO OF PKGS（件数）DESCRIPTION OF GOODS （产品描述） KG （总重） CBM （总材积）若付款条件是L/C是话，以上内容必须跟L/C 一致，（最好大小写，标点符号也一致）还要在FREIGHT PERPAID （预付） 或 FREIGHT COLLECT （到付）后面打个V，DOCUMENT REQUIRED 后面选择是文件要出B/L，还是FCR形式的提单。（B/L 表示BILL OF LOAD， FCR 表示 FORWARDER CARGO RECEIPT，二者都叫提单，这要看L/C 上要求要的是BL 还是FCR） 填完BOOKING后发给FORWARDER（货代），一般一个星期内会跟你确认，注意，一般BOOKING要在货期前2~3个星期向FORWARDER BOOKING， 如果太晚向他BOOKING，会拿不到船位，因为在旺季的时候经常爆舱，要提前预订。（客户指定的FORWARDER 一般都很拽，你要对他客气一点才会及时给你S/O,而自已选择的FORWARDER 你就可以对他们拽一点，他会毕恭毕敬滴。常常被人凶的人这时可以报仇啦！！！！ 4.确认BOOKING拿到S/O.收到FORWARDER 的S/O，要检查的是，S/O# （SHIPPING ORDER NO 或BOOKING NO）柜型与货柜数量是不是与你所订的一致。CY CLOSING （DATE）（结关日）；VESSEL /VOYAGE （船名/航次）SI CUT OFF DATE （截补料时间）美洲线补料在开船前3~4天。欧亚线在开船后也可。（附：SI是ＳＨＩＰＰＩＮＧ ＩＮＳＴＲＵＣＴＵＲＥ（提单补料）的意思
在出正本提单之前，要将提单上所要需要显示的资料提供给船公司或货代，由做单员根据你提供的资料做出提单确认件，并经你检查无误后出正本提单。而你提供给船公司货代的这些资料就是提单补料。） 5.在结关前安排拖柜，补料。把S/O给到拖车行到堆场去提柜。装货即可出货。补料———即把货柜资料传给FORWARDER，FORWARDER再传给船公司。补料内容一般包括，货柜号码，封条号码，所装货物的品名，数量，才积。重量（马士基的补料FORM 为 CONTAINER LOAD PLAN，内容要填出货港，目的港，船名/航次，船公司名称，货柜号码，封条号码，所装货物的品名，数量，才积。重量6.报关7.货已上船，对提单8.做出货文件。一般有COMMERCIAL INVOICE，PACKING LIST； C/O （美国）；FORM A （欧亚，加拿大）还有一点其他的文件，各个客人各不相同。 以上文件，内容必须与L/C， 还有提单一致，这就是单证中的单证一致，单单一致。 9采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，一般是15天或21天，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
10采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
11如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
不过，有的公司因为客人信用好，也可以收到订金后出货，出货后，把提单资料和其他的文件传真给客人，再收余款的。然后把提单等文件立即寄给客人。
12业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
13．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
14．单证员平时应注意收集运价变动，船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助 另在准备货物的同时需要做商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同、发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 FORM A原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单、提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。 前言 1.1 船务和关务的工作属于国际贸易实务的范畴，至我国加入世界贸易组织以来，船务和关务的工作引起了社会各界的广泛关注。 为了适应我国对外经济贸易发展的需要，进一步规范船务工作，其综合素质、产品的交付率和业务水准的高低，特制作此作业细则；一方面直接关系关系到国家进出口率，另一方面也关系到在国际贸易出口流程中，对具有进出口经营权的公司，对出本公司 出口货物实际操作流程、单证制作、贸易知识及对外贸易的出口额的实务过程。同时，船务负责华联电公司出口货物的运载（车、船、飞机等）安排及货物的全程跟踪，对文件的制作，发送及控制，执行公司所制定的质量目标和各项管理制度。 在出货方面，与相关部门进行协调与沟通，使货物顺畅的交付。 记录客户在船务方面的投诉或意见并及时回复、处理，对船务的文件按次序归类存放，以便查找。 2 目的 2.1 为了使船务各项工作、管理系统化、作业规范化，特编制该工作作业细则。 3 适用范围 3.1 适用本公司运务课船务所有作业。 4 作业细则 4.1 船务订单管理 4.1.1 收到业务订单（内部订单）制作出货排期，（同一天出货，交同一个仓或者同 一个客人的订单，同一天交货的订单排在一起，方便以后出货时计算总的重量、件数和方数，以便预计出货时根据货物的多少来订相应大小类型的车。 4.1.2 应客人要求做出货相关文件装箱单、发票、商检、产地证明等相关出货的证明文件，其目的是巳有资料可做参考、可预先估计航班/船期 装箱明细分发给生产部，以便生产部按照船务提供的资料包装，符合船务的文件规定. 4.2 订仓流程 4.2.1 填写订仓单：应客人的订单要求在出货前一周向相应的货代订仓，制定订仓单要根据客人的要求进行填写，如：客人在信用证是要求的目的港需要申请免堆期，就需要及时在订仓单上体现，特别是做信用证的客户最好能把信用证传给货代一份。再写上公司名称/目的港/柜的数量/柜型/品名/为了保护双方的利益最好盖上公章。 4.2.2 发送订仓单：将填写好的订仓单传真或者邮件给到货向船公司或者货代，船公司或货代接到订仓单后根据和客户谈好的情况向船公司订舱。 4.2.3 向船公司或货代拿入仓号：船公司或者货代收到我司传真后,确认有舱位并直接释放放入仓号给我公司船务或者货代,再由货代传给我司船务。 4.3 出货流程 4.3.1 约车约柜： 我司船务拿到货代或者船公司的入仓号后，与生管确认货物及验货情况，如果货物交货都没问题则就把订仓单传真至运输公司，根据货物的重量及体积来约不同型号的车辆。不同型号的车辆运费不一样。 4.3.2 装货时间：通常情况下在货好前三天约车及约柜，如果当天出货当天赶结关的话， 则所产生的费用将是原来的三倍以上，甚至更多的费用产生。如当遇上塞车及海关查车的等意外情况发生，有可能会导致这批货不能赶上这一班船及及当日航班。 4.3.3 出货时间：如果赶当天结关的货物一定在当天早上10：00前离工厂。如果赶次日结关时间的，则必须在结关的前一天安排出货。 4.3.4 根据入舱单上给予的信息提前安排订车，制作相应的内部联络单和外部联络单è生管确认è协理审核è总经理核准è复印一式三份给生管、仓库及门卫。 4.3.5 一般的贸易条款：在制作外部联络单时，要注明贸易条款，并提供正确的文件联络运输公司按指定时间进行装货，我们公司通常的贸易条款有以下3种。 4.3.5.1 FOB 船上交货： 运费到付，我司支付付货物越过船舷前的费用。 4.3.5.2 FCA 货交承运： 运费到付，我司支付货物交给承运人前的费用。 4.3.5.3 EXW工厂交货： 客人到厂提货，运费由客人支付。 4.3.6 车到厂装货：当运输公司收到我司提供的订仓单后，根据订仓单上的信息，运输公司持我司的订仓单到码头打单提取吉柜并到厂装货或安货车[吨车]到我厂收货。 4.3.7 出货监督管理 当车到厂装货后，船务及生管需到出货场所监督出货。其目的是为了防止错出，漏装，溢装货物的发生。装货时，船务需到装货现场对出货产品的数量、件数、唛头进行核对，并将车牌号、柜号、封条号记下，以便做提单补料给船公司用。 4.1.9 产地证处理方式 4.3.7.1 需加签的：空运的司机带去香港加签后随货一起飞;海运的司机带去香 港,加签后返回厂内或直接寄给客户。 4.3.7.2 无需加签的：空运的，随货一起排飞。海运的，与正本提单和其它单据一起寄给客户。 4.3.8 货物放行管理 4.3.8.1 船务放行：确认好出货数量及产品的件数、包装及唛头无误后在放行条上 面签名放行。 4.3.8.2 仓库放行：仓库确认所出货物数量及产品的件数、包装及唛头无误后签 名，给到协理签确认，然后放行。 4.3.9 提供补料：当车或者柜离办厂后要做提单补料，在第一次的订仓单上面的内容只是大概，所以要确认最后提单上的详细内容，将做好的资料传真或者邮件到船公司，船公司依照我司船务提供的资料做得单给我司船务审核，Ok后方可出正本。 4.3.10 船公司费用付款方式：当货物上船或上飞机后，安排付款付货代或者船公司或者航空公司的代理费用，一般的船公司或者航空公司在货物上船后会向我们公司开出发票，确认无误，就安排物流公司按指定帐户付款做月结，正本提单交给我公司船务，由船务按照客人的批示，连同装箱单、发票、产地证一起寄给客人。 4.3.11 文件存盘管理：当所有的出口手续办理完成后，付应该付的费用给物流公司，由物流公司出据对账单并付相应能证明此费用产生的单据于次月的3号前送达我司，由我司船务核对，上级领导审批后提交给财务安排付款。然后填写出货记录，计算每张订单所产生的出口环节费用后文件归档。 4.4 快递出口流流程： 4.4.1 本公司需要以快递方式寄出的货物，先填好快递申请单给到本部门主管签字批准，再到运务课领取快递单进行对所寄出货物实际内容填写。 4.4.2 填好相应内容后并开放行条与货物放在前台，由前台叫快递公司到厂取货。 4.4.3 货物寄出后前台将快递公司留底的运单交回运务课，以便运务课对账用，所有的快递公司费用均为月结。月底结束后，将快递公司传真过来的对账单由我司船务核对，上级领导审批后提交给财务安排付款。 4.5 外购成品出货流程： 目前，供货商出货的产品主要有昆仰和勇新货交香港，其它的均为工厂交货。 4.5.1 昆仰（供货商） 业务在与供货商昆仰下订单时，与供货商的业务建立的贸易条款为FOB 香港。 4.5.1.1 当供货商昆仰的货交华联电电子（深圳）有限公司时，至交货后由我司开出DEBIT NOTED给昆仰签回，并提交给财务，由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货，则文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费按重量计算。 4.5.1.2 如果货物交我司指定的香港Forwarder, 则只需在货款里扣除FORWARDER费用。 由我司开出DEBIT NOTED 并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货，文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费用按重量计算。 4.5.2 永新（供货商）：业务在与供货商勇新下订单时，与供货商的业务建立的贸易条款为FOB 香港。 4.5.2.1 当供货商昆仰的货交华联电电子（深圳）有限公司时，至交货后由我司开出DEBIT NOTED给昆仰签回，并提交给财务，由财务在供货商的货款里扣除中港运费、FORWARDER费及相关费用。如有两家货并货，文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费以该批货的总重量&总材积计算，取大优先。 4.5.2.2 如果货物交我司指定的香港Forwarder, 则只需在货款里扣除FORWARDER费用。 由我司开出DEBIT NOTED 并在供货商的货款里扣除。如有两家货并货，则文件费、手续费、港口安全费需除以2，散货费用按重量计算。 4.6 文件管理 4.6.1 单据的管理：船务在接收到各部门的文件后放在相应的活页夹统一管理。 4.6.2 受控文件：有专门的活页夹，并按照发票号依次归类存放，以便回收及查找。 4.6.3 出货相关文：(装箱单、发票、产地证、订仓单、提单) 按整套文件放入船务全套活页夹中。 4.7 船务相关单据 4.7.1 《船务全套文件》 4.7.1.1 《装箱单》 4.7.1.2 《发票》 4.7.1.3 《订仓单》 4.7.1.4 《产地证》 4.7.1.5 《提单》 4.7.2 《联络单》 4.7.3 《快递申请单》 4.7.4 《生产通知单》 4.7.5 《内部订单》 4.7.6 《出货通知单》 4.7.7 《出货统计表》 4.7.8 《出货跟踪表》 4.7.9 《受控文件》
国际货运出口流程操作是：
一、接受货主询价1、 海运询价：
① 需掌握发货港至各大洲，各大航线常用的，及货主常需服务的港口，价格； ② 主要船公司船期信息；
③ 需要时应向询价货主问明一些类别信息，如货名，危险级别等。（水路危规） 2、 陆运询价：（人民币费用）
① 需掌握各大主要城市公里数和拖箱价格； ② 各港区装箱价格； ③ 报关费、商检、动植检收费标准。
3、 不能及时提供的，需请顾客留下电话、姓氏等联系要素，以便在尽可能短的时间内回复货主。
二、接单（接受货主委托）接受货主委托后（一般为传真件）需明确的重点信息：5、 付费条款、货主联系方法6、 做箱情况，门到门还是内装 三、订舱
1、 缮制委托书（十联单）；制单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性，以减少后续过程的频繁更改。
2、 加盖公司订舱章订舱：需提供订舱附件的（如船公司价格确认件），应一并备齐方能去订舱。
3、取得配舱回单，摘取船名、航次、提单号信息。 四、做箱
1、 门到门：填妥装箱计划中：做箱时间、船名、航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、门点、联系人、电话等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。 2、 内装：填妥装箱计划中:船期船名航次、关单号、中转港、目的港、毛重、件数、体积、进舱编号等要因，先于截关日（船期前两天）1~2天排好车班。
3、取得两种做箱方法所得的装箱单（CLP）五、报关（有时同时、有时先于做箱） 1、 了解常出口货物报关所需资料。 ① 需商检 ② 需配额 ③ 需许可证 ④ 需产地证
⑤ 需提供商标授权、商标品名
⑥ 出口香港地区货值超过$10万，其他地区超过$50万，核销时需提供结汇水单（复印件）⑦ 需提供商会核价章
2、 填妥船名航次，提单号，对应装箱单(packing list)，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。
3、 显示报关单所在货物的 "中文品名"，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。
4、备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，核销单，配舱回单（十联单第五联以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
5、 跟踪场站收据，确保配载上船。6、凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。六、提单确认和修改1、 问明顾客"提单"的发放形式：
① 电放： 需顾客提供正本"电放保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司电放。 ② 预借(如可行)需顾客提供正本"预借保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司预借。③ 倒签(如可行)需顾客提供正本"倒签保函"（留底），后出具公司"保函"到船公司倒签。 *此种情况下，多半是签发HOUSE B/L.
④ 分单：应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。
⑤ 并单： 应等船开以后3~4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单
⑥ 异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单之联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。
2、依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。 七、签单
1、 查看每张正本提单是否都签全了证章。 2、 是否需要手签。 八、航次费用结算
1、 海运费① 预付(FREIGHT PREPAID) ② 到付(FREIGHT COLLECT) 2、 陆运费 ① 订舱
② 报关(包括返关之前己经报关的费用) ③ 做箱(内装/门到门)
④ 其他应考虑的费用：冲港费/冲关费商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改九、提单、发票发放（提单样本） 1、 货主自来取件的,需签收
2、通过EMS和快递送达的,应在"名址单",上标明诸如:"提单号"、"发票号"、"核销单号"、"许可证号"、"配额号"等要素以备日后查证十、应在一个月内督促航次费用的清算并及时返还货主的"核销退税单"十一、海关退税有问题的,需更改并要提供如下资料:l、报关数据正确、舱单不正确的① 经预录后的〈海关返还的〉报关单复印件；② 场站收据复印件〈十联单的第七联即黄联〉；
③ 提单正本复印件两张；
④ 装箱单(Container Load Plan)复印件； ⑤ 更正单（三联、正本）。 2、短装（多报少出）、溢装（少报多出）
① 船开5天（工作日）内没能及时更正的: 先交纳罚款金3000-5000; 货主重新提供的发票、装箱单（Packing list） 货主重新提供报关单 提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"） ② 船开5天（工作日）内更改的 提单副本复印件（加盖"提单副本确认章"） 正本、正确的报关单 正本、正确的发票、装箱单 单据的时间顺序
各种单据的时间顺序!
各种单据的签发日期应符合逻辑性和国际惯例,通 常提单日期是确定各单据日期的关键,
汇票日期应晚于提单、发票等其他单据，但不能晚于L/C的效期。 各单据日期关系如下：发票日期应在各单据日期之首；
提单日不能超过L/C规定的装运期也不得早于L/C的最早装运期； 保单的签发日应早于或等于提单日期（一般早于提单2天），不能早于发票； 箱单应等于或迟于发票日期，但必须在提单日之前； 产地证不早于发票日期，不迟于提单日；
商检证日期不晚于提单日期，但也不能过分提单日，尤其是鲜货，容易变质的商品； 受益人证明：等于或晚于提单日；
装船通知：等于或晚于提单日后三天内； 船公司证明：等于或早于提单日。 ------------------------------------------- -[U]外贸单证流程[/U]1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。
2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，proforma Invoice 给客户做正式报价。 3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单purchase Order。
4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。
5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。
6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产：
6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。
6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7． 验货：
7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。
7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
8．制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。
9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10． 租船订仓： 10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（bookING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。
10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。
经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。
10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。
10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11． 安排拖柜：
11.1．货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等
11.2．传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。
11.3．要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。
12．委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。 13． 获得运输文件：
13.1． 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。
13.2． 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。
13.3． 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。
14． 准备其他文件
14.1．商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。
14.2．FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。
14.3．一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
14.4．装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时
L/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。 14.5．装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。 15．交单：
15.1．采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
15.2．采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
15.3．如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。
16．业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
17．文件存档：所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
18．单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助 出口货物报关单应当随附的单证
出口货物报关单应当随附的单证包括： （一）合同； （二）发票； （三）装箱清单； （四）载货清单（舱单）； （五）提（运）单；
（六）代理报关授权委托协议； （七）进出口许可证件；
（八）海关要求的加工贸易手册（纸质或电子数据的）及其他进出口有关单证。 海关应当留存进出口许可证件的正本，其余单证可以留存副本或复印件。