互换局缮发国际邮件验单是一项重要的工作，因此，相关业务人员应严格遵守《国际及台港澳邮件处理规则》以及《邮联公约实施细则》规定，在具体操作时要特别注意以下问题。
在将总包彻底查验以后，应立即用验单（函件CN43,包裹CP78）将所发现的不符合规定情况通知总包的原寄互换局。如系经转的，还应通知发来总包的上一个经转互换局。
验单应尽可能明确地指出差错发生在哪一袋、哪一套、哪一包或第几页第几格、哪件邮件。如果有重大不符合规定情况，令人怀疑邮件已有可能丢失或被窃时，在验单上还应尽可能详细地指出总包收到时的封装情况。如系保价函件或包裹，还应缮备CN24记录单，随验发出。记录单同样要明确、详细地描述清楚各栏事项。如果描述不清楚，发验内容含糊其辞，物证不能说明问题，验单和记录单将被视为无效。
除非能说明不可能办到的理由，下列物品应自查验之日起完整地保管六个星期。如果原寄邮政有要求，应将以下部件寄送该邮政：
1.邮袋、封套、袋绳、袋牌、封志、铅志或总包封志；
2.封装保价函件和挂号函件的所有内、外封皮或邮袋；
3.能从收件人处收回的破损邮件的封皮。
邮件总包经由运输部门运递，经转邮政或寄达邮政在接收总包时发现的不正常情况，应尽可能由承运部门或其代表在CN37、CN38或CN41路单上签字，以说明向运输部门提出了保留；在此情况下，还可以用电信方式通知原寄局或上一经转局。
当总包有明显被窃痕迹时，应当一律用电信方式通知，以便原寄局或经转局能够立即进行追查。如有必要，经转局还应用电信方式通知上一邮政，以便继续追查。
如果总包因邮运误班未到或总包未到的理由已在路单上说明，寄达局只有在下一次邮班仍未收到该总包时，才缮发验单。
在短少总包情况已通知原寄局和上一经转局后收到相关总包时，应通过最快邮路向这些局缮发第二份验单，通知已收到该总包。
应该查验总包的接收局如果未通过最快邮路向原寄局或上一经转互换局缮发验单，指出所发现的各种不正常情况，在提出反证之前，应视为相关总包及其内件已被妥收。
收到验单的邮局应在审核验单内所列各项情节并注明其意见以后，尽快将验单退回。验单在发出之日起一个月内没有退回，应认为验单已被正式接收。