一：发货人
1：提供货物资料：品名，件数，重量，箱规尺寸，目的港及目的港收货人名称、地址、电话、出货时间，发货人名称、电话、地址。
2：应具备的报关资料：
A：清单、合同、发票、手册、核销单等。
B填 填写报关委托书并盖章及盖章空白信纸1份以备报关过程中备份需要，交由委托报关的货代或报关行进行处理。
C：确认是否具有进出口权以及产品是否需要配额。
D：根据贸易方式将上述文件或其他必备文件交由委托报关的货代或报关行进行处理。
3：寻找货运代理：发货人可自由选择货运代理，但应从运价、服务、以及货代实力和售后服务等方面选择适合的代理公司。
4：询价：向所选择的货运代理公司进行运价协商，航空运输价格等级分为：
M N +45 +100 +300 +500 +1000
各航空公司因所具有的服务不同，给货运代理公司的运价也不同，一般来说重量级别越大价格就越优惠。也可申请更优惠的运价。
二：货运代理公司
1：委托书：发货人与货运代理确定运输价格以及服务条件后，货运代理将给发货人一份空白“货物托运委托书”，发货人将如实填写此份托运书，并传真或交回货运代理。
2：商检：货运代理将检查委托书内容是否齐全（不全或不规范的要补充），了解货物是否要做商检，并对需要做商检的货物进行协助办理。
3：订舱：货运代理根据发货人的“委托书”，向航空公司订舱（也可由发货人指定航空公司），订舱一般要提前一周进行，用来确认价格，避免下周发生太大的波动而引起纠纷，同时向客户确认航班以及相关信息。
4：接货：
A：发货人自送货：货运代理应传真货物进仓图给发货人，注明联系人、电话、送货地址、时间等，以便货物及时准确入仓。
B：货运代理接货物：发货人需向货运代理提供具体接货地址、联系人、电话、时间等相关信息，以确保货物及时入仓。
5：运输费用结算：双方在未接货物时应该确定：
预付：本地付费用 到付：目的港客人付费用
6：小贴士：
A：运输方式：有直达、空空转运、海空联运、陆空转运（天津以及河北货物较多）。
B：运费组成：空运费（以货代和发货人协商运价为准）、报关费（300元以内/票），燃油附加费以及战争险（以航空公司收费为准，一般情况下分别为2--4元/kg，根据不同航空公司收取不同的费用），货站地面处理费（0.6元/kg），安检费用根据货物不同而定，地面调拨费用50元/票，以及可能因货物不同而产生的其他杂费。
北京地区有专门做应急空运出口的货运代理公司，处理客户应急的需求（比如当天的货物要在当天出口通关装机的，但收费很高，采取一票一议的方式收取费用）
北京出口的空运货物，有的标明起运空港为天津的，一般为国航的货运，国航在天津有比较大的货运基地，在京津地区转关操作。
、真诚和热情。 虽然竞争激烈，许多进出口公司或者外贸业务员都有自己合作的伙伴，介入的可能性小，但大家还是要热情和认真的追踪。这里的追踪是要保持不断的联系，和不断的交流，不用刻意追求什么定单，而是先交朋友。我现在用的货代就是从别人介绍到成为朋友，有时虽然收费高，但我仍然安排货物由他负责。因为信任和稳定比服务费更重要。之所以，许多外贸公司不好打入，也是由于外贸公司考虑稳定的一个原因。
2、运价方面的实力。 一个韩国集装箱，你报260，他报220，当然你不具备优势。为什么价格会有差距，因为客户关系问题。APL的北京地区经理还要请我吃饭呢，你说我拿的价格能和普通公司拿的价格一样吗？肯定不一样。所以，现在许多货代和船公司的业务都是朋友，就是靠朋友拿一些价格低的运价来接业务。但大家这里也要知道一点，不是价格低就一定好。因为外贸公司的业务员不会太刻意追求运费的高低，在之前就预估了运费。常做进出口的都希望价格稳定。这便于核算成本。毕竟合同要长期做。虽然，南方有些小工厂也在出口，价格压得低，不能作为普遍来讨论。
这里建议大家可以建立自己的优势航线，有些货运公司就明确表示，走美加我最优惠，有的是日本，等等。建立一个自己在你所在地区最优惠的价格是你迈向成功的一个基石。我曾在经理会上讲，要建立小范围垄断。垄断就是优势，你获得了别人没有的优势，那么你就有了成功的可能。
3、持之以恒的关心你的顾客。 有些货代送了一趟名片，然后就消失了，这样不好，如果你想获得一个客户，需要不断在你的客户和潜在客户名单中不断联系，建立你的客户群，建立你的客户熟悉，建立你的服务优势。每个月或每两个月打个电话。我们要求业务人员每个月都要访问大客户，虽然没有合同，但相互交流也帮助今后的合作。
4、建立和海关的良好合作关系。 这的确是一个可以打动外贸公司的一个地方。中国加入WTO以后，许多公司，工厂都获得了进出口经营权从事自营工作，但业务人员没有很好的综合水平，因此，报关，通关都需要货代的帮助。你有良好的海关关系可能比运费高低更重要。
5、单证业务能力要强 。要能帮助客户了解，解释单据，甚至帮助客户做单据。这是一个基础知识能力。并不是所有的外贸人员都了解单证的，有时你就是他们的老师，要给他们解释需要什么单据。可能他们能卖出产品给外国客户，但未必了解外贸必须的单据。
6。和船公司保持良好的关系。 这里说的是有些船公司可以免除洗箱费和修箱费。这是可以帮助进口公司可以做到的服务，很容易产生良好的印象。
7、有一家外贸合作公司。 现在一些工厂也在出口，未必有进出口权，但也有外国厂商通过互连网找来了，那么你在揽业务的同时，发现这种没有进出口权的工厂，就可以帮助他。既揽了业务，又代理了出口。
8、和保险公司建立合作关系。 出口有自己找保险公司的，也有委托货运代理公司做的。
总之，货运代理要加强业务的学习，多掌握综合的知识，多建立自己的优势服务内容。谈吐举止要优雅，不卑不亢，给客户留下良好的形象。