为了减少不会正确书写国际邮件封面而致使邮件因误写封面被退回事件发生，加快国际邮件的传递，减少损失，应规范书写国际邮件封面。须注意：１．国际邮件的封面应用英文、法文或寄达国通晓的文字书写。如使用英、法文以外的外国文字书写，还应用中文或英、法文加注寄达国名和地名。２．收件人的名宇和地址应写在邮件封面的右半部，寄件人的名字和地址应写在邮件封面的左上方或邮件的背面。邮件上只准书写一个寄件人地址。３．寄往香港、澳门地区的邮件，封面可以用中文、英文或法文书写。４．注意ＦＲ（）Ｍ（寄自）、ＴＯ（寄往）的区别，千万防止颠倒。５．国际邮件《报价信函除外）的封面卜，可以粘贴注有收、寄件人的名字和地址的签条。６．注意贴足邮票额，并且要贴在邮件封面上。(本文共计1页) 赞
国际商务英语信函基础知识：英文事务书信
第一章 基本规定第一条 凡已开办国内电子信函业务的局，可以根据社会需求，向所在省、自治区、直辖市邮电管理局（以下简称管理局）申报办理国际电子信函业务。申报时应填报“开办国际电子信函业务申请表”（附录一），附相关调查资料。由管理局核准并报部业务主管部门备案后即可开办此项业务。
各管理局批准开办业务的文件应于业务开办前两个月报备，以便进行业务资料修改和同国外邮政联系工作。第二条 各局在办理国际电子信函业务前，应落实好业务人员的技术培训、业务管理及传真机设备、长途直拨电话线路。第三条 经核准开办国际电子信函业务的局均称为“国际电子信函业务开办局”（以下简称开办局）。
各开办局除负责本市（县）范围内进、出口国际电子信函邮件处理外，还应根据本地业务量分布情况，合理地设置收寄点，组织好揽收服务工作。第四条 为便于国际电子信函业务管理和国际帐务工作的进行，各开办局（含收寄点）所收寄的国际电子信函邮件一律传发至省内指定的中继局，不得直接传发至国外。对已提供国外用户自备传真机号码的国际电子信函邮件，目前亦应通过中继局转发。第五条 各开办局的作业组织必须服从于统一的处理时限规定，并纳入本局邮政通信组织管理体系，实行统一的指挥调度和监督检查。第六条 国际电子信函业务中继局（以下简称中继局）是指负责向国外邮政电子信函业务中继局（以下简称国外中继局）传发国际电子信函邮件和接收、处理国外中继局发来的国际电子信函邮件的局。
中继局同时负责省内各类进、出口国际电子信函邮件的转发、规格质量查核、业务统计及国际电子信函邮件帐务工作。
中继局的设立和撤销，由部业务主管部门确定。第七条 各中继局必须备有符合国际电报电话咨询委员会（CCITT）规定的三类传真机和国际长途直拨电话（IDD）线路。并取得国际用户传真使用权。传真机应处于全天（24小时）开机状态。第八条 中继局因业务需要同国外中继局进行业务联系时，可以缮发国际电子信函业务验单（电函1007）、查单（电函1008）、简函及复电。非中继局不得向国外中继局缮发验单、查单、简函、复电等。
中继局所发的验单、查单、简函、复电应用英文或对方通晓文字书写，由本局主管业务人员签发。涉及重大问题的应由主管局长签发并报送相关管理局备查。第九条 中继局缮发的验单、查单、简函及复电可按国际电子信函业务公事传发。除此之外的国际电子信函邮件一律实行纳费交寄。第十条 国际电子信函业务不办理邮件改寄、更改名址和异地查询业务。第十一条 国际电子信函业务应归口于各局邮政速递部门办理。按址投递的进口国际电子信函邮件一律纳入国际特快专递邮件投递渠道进行。第十二条 各局应严格按照邮电部“关于处理邮件应当注意的安全保密事项的规定”做好安全保密工作。第十三条 国际电子信函业务的通达国家（地区）、开办日期等有关事项由邮电部业务主管部门与相关国家（地区）的邮政主管部门商定后，通知各地执行。第十四条 各管理局、各级业务主管部门及业务检查部门要对国际电子信函业务实施有效的管理和监督检查工作。第二章 业务传发质量的测试第十五条 开办局正式办理业务前，应按照“国内邮政电子信函业务处理试行办法”第二章的规定与中继局进行传发质量测试，并将测试样张真迹件报管理局，核定传输质量是否合格。第十六条 中继局的传发质量测试工作按照部业务主管部门的通知办理。测试工作结束，应将测试情况及所收到的测试样张由管理局报部业务主管部门核定后，将最终结果通知相关管理局。第十七条 中继局进行质量测试实施程序规定：
（一）在测试前应将本局传真机号码（包括国际长途直拨区号）输入传真机存储系统中。
（二）按照业务主管部门测试通知中规定的日期、时间向国外中继局传发“邮政电子信函测试函”（电函1001甲）和“邮政电子信函测试样张”（电函1001乙）各一份。
（三）按时接收国外中继局发来的“电子信函测试样张”并尽快给予机上确认。
如发现进口国际电子信函测试样张传输质量差时，各接收中继局应立即通知国外有关中继局重新传发。经二次传发传输质量仍差时，不再要求对方传发，并将这一情况书面电告对方。
1.事务书信的格式
事务书信通常由下面七部分组成：信头、收信人名称地址、称呼、正文、结尾套语、签字及其他。另外，有的事务书信还有下列项目：投递说明、收件人或注意事项、事由、备查、抄送说明。
2.事务书信的写作要求
信头：
信头位于信纸的中上方，印有包括公司名称、地址、电话号码、传真号、电报挂号，以及公司负责人的姓名等。信头的设计要美观、简洁。
如临时打印信头，则寄信人的名称和地址，应打在信纸的右上角，位于日期上面。正式函件只在第一页信纸印上或打上信头，其他续页可用空白信纸，只需写上页码、收信人名称及日期即可。
日期：
事务书信的日期不可漏写。日期应打在信头下四至六行的右方，或在寄信人地址的下方。月份不要使用略字，也不可用数字来代表，必须完整地写出来。有两种写法：英式为19（th）April，1995；美式April 19，1995。英式写法日在先，月在后，而美式则相反。如全部使用数字表示日期，容易引起误解，应避免使用。
收信人名称及地址：
信内名称地址仍应重写一次，并与信封上的收信人名称地址一样。通常打在信纸的左边，低于日期二三行，也有打在信末端左边，在签名下约二至四行处。
收信人的单位名称如何排列，应严格按收信人所定的方式，出于礼貌和准确性，切勿擅自更改。
敬语的用法及略写也有一定习惯。比如，Mr.
（Mister）冠于男子姓氏前。Messrs.（Messiears）是英语 Mr.的复数，相当于Gentlemen，不含人名而冠以定冠词the的公司名称，均不用Messrs.在英国，如公司行号含人名时，多用Messrs.。例如：Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd；Mrs.为已婚女子，则在后面写其夫姓，Mrs. Judd；Miss为未婚女子，其复数为Misses；Dr.（Doctor）冠于博士姓名前；Rev（Reverend）用于神职人员姓名前，可加定冠词the。另外还有市长、内阁部长、议员、大使、法官姓名前用Hon.，总统、总经理、会长、大学校长的姓名前用Pres，教授姓名前用Prof.
信内地址写法，英美格式差别较大。美式写法：门牌号前没有No.字样，后面也没有逗点。而英式写法则相反。如：
Mr. Clark Cooper
No.8，Queen Victoria Street
London，E.C.2
England
注：E.C.2指伦敦东区2。
称谓：
事务书信中的称谓应是礼貌称呼。公文中常用较正式的礼貌称呼：Sirs。公司行号等商业书信多用Dear sirs，英国人在其后还要加上逗号；美国人多数用Gentleman称呼公司行号，但仅限于复数，在其后用冒号，Gentleman和Dear Gentleman根本不用。当收信人只有职称而无姓名时，不能单独用单数Sir，而要在Sir前面加上Dear，即Dear Sir。也可写上姓，如“Dear Sir Lewes：”。
正文：
正文就是信的内容、主体。正文在称谓下两行开始，顶端书写（不像中文信要空两格）；段落之间空双行。正文的文字不要太长，尤其是头尾两段，一定要简短一些。正文在打字时，普通纸占用信纸的四分之三位置，两边及信纸上方要留有适当的边缘，下方的空白要更大。左边边缘垂直整齐，右边则尽可能整齐。
结尾套语：
结尾套语相当于中文书信信末的“××敬上”等词。通常紧贴信文最后一行下一二行书写，并加逗号。较常见的有：Yours truly，Yours very truly，Truly yours，Very truly yours，Yours faithfully，Faithfully yours。如果收信人是个人，则可用：Yours sincerely，Sincerely yours。
签署：
签署就是签上发信人的姓名。因是代表笔者，所以其形体和写法应保持固定。签名用钢笔。署名必须难以模仿又要清晰易解。为便于辨认，一般事务书信，常在结尾语下面空五行处签名，然后将发信人的姓名用打字形式打出，也有将其职衔一道打出的。其签署格式和规则如下：
签名者代表公司、行号名义时，应在结尾套语下方打出全部大写的单位名称，然后再签署。
女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（miss）或（mrs）。
当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by、for或perpro字样。
其他事项：
其他事项包括：注意事项、事由、备查、附件、附言等。
注意事项（Attention，缩写：Attn），这是发信人要求特定的人注意时用的，谓指“请某人亲阅”、“请某人注意”。通常放在信内“姓名及地址”下面，或与称谓同一行之右边。
事由（Subject），其作用是便于收信人迅速了解信的主要内容，它位于正文的上方，以提醒阅信人注意。
备查，为明确责任，便于日后查考，在信纸下端写上发信人和打字员姓名的第一个字母。其排列方式很多，发信人的姓名缩写要大写并要排在前面。
附件（Enclosure，缩写为Encl），在“发信人及打字员姓名首字”下面，应附注表明有几个附件，以方便收信人查点。如：Encl.：One check（指附有一张支票）；Encl，a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）。
附言（Postscript的缩写P. S.）。“附言”要用得合理，一般情况下不要用。如附言的主体与信文分开时，或信文写完后，又有新情况而又必须通知对方时，才能使用。它通常用P.S.开头，写在信的最后一行，附件下一行处。