单据制作还要遵循“从上到下,从左到右”的原则,这样不容易出错.
所谓从上到下,即从一张单据的最上面的项目开始,做完上一行的项目再做下一行的项目,遇到一行有多个纵向项目,则要遵循从左到右的原则.这样,一不容易把需要改动的项目漏改;二把整张单据划分成单元小块完成制作可以提高精确度.因为我们在做单据时,每个公司都有其一套固定格式,通常每次都会套用固定格式,但在套用的同时容易出现“应该修改的项目而没有改过来”的错误.比如同一种商品不同订单批次的出口单据,往往套用相同格式、抬头、品名的单据, 但由于是不同批次订单的票据在日期,数量,和编号等小方面有细微的差别,这些差别很容易被忽略.然而,只要奉行从上到下,从左到右的原则来制作单据,并在这个原则下切实做到“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”基本上就可以避免这方面的错误.
前面是做单据的基本思路,但具体怎么做是非常灵活多变的,要视不同业务的具体情况而定.
外贸单据是记录整笔外贸业务的见证，应该与合同和实际相符合。在非信用证业务项下的单据虽然没有在信用证项下的单据要求严格，但也要求正确、准确、精确。
在信用证业务项下,对单据的要求很严格,除了要符合单据间的逻辑关系和国际习惯,最重要的是要符合信用证规定.这就使得审理信用证对单据的要求工作变得尤为重要.
首先是发票。发票是整套外贸单据中的核心单据，在制作发票时，
1. 最重要的是正确的输入收货人的名址，精确到标点、空格和字母。但这里的精确要以信用证为主。有时候由于开证人的疏忽，搞错了一个字母或一个空格，出于单证一致的原则，也要跟着信用证错。在审理信用证时，如果发现这种特殊的地方最好用荧光笔画出来，以示突出。
2. 其次要注意唛头。唛头一般在附加条款里规定，也最好用荧光笔重点画出来。就如在周枫化工品业务中，基本上是没有唛头的，但有时也冷不丁给我规定个唛头，如果我按照以往的经验来了个N/M，就会犯一个很严重的错误。
3. 大小写金额一致。周枫化工品业务量少，但订单多，因此基本上每次做单时可以套用以前的格式。有时只要稍微改动一下数量就可以了。这样就出了一个经常犯的错误：大小写金额不一致。因为把小写的金额改过来之后，很容易忽略大写金额相应改动。
4. 盖章、手签。这是一个需要注意的问题。有的买家要求卖家出发票时不仅要盖章还要手签。
以上这些都是我在做发票过程中曾经犯过错误的地方，也是我学习的笔记。制作单据不是很智能的工作，但需要制作者及其的细心。我认为避免制作单据时出错，最好的办法莫过于细心再细心。只有这样才可以最大可能地避免因制单失误而产生的损失和费用。然而，错误只能尽最大可能去避免，因此单据做完后并不是一了百了，还要再核实核实，以使有错可以在不可能之前及时改正。
其次是提单。提单是外贸单据中最重要的单据，它是国外买家据以提货的物权凭证。提单是由船代根据托运人的海运委托书填制的，填制完毕后传真给托运人修改确认，一经备托运人确认，即可签发。所以认真填制海运委托书，可以减少提单的修改工作。确认提单的过程需要十二分的细心。要严格根据信用证真真切切地遵照“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”的要求。因为提单不想别的单据，一经签发很难更改。就像有一次，我们确认提单时，没有把一个单位cans根据信用证改成cartons，造成了很大的麻烦。最后只能跟客户协商，凭保函付款。
产地证制作出除了要注意日期不能早于发票日期和不能晚于提单签发日期之外，去贸促会打印时，留底发票的日期一定要与产地证上的发票日期一致。因为这个问题，我还往贸促会多跑了几趟。另外就是，如果是改证重发，一定要把原作废产地证交回贸促会，才可申请新证的申请。关于产地证这个问题我深有体会，觉得对问题认识的深入，有时往往是跑出来的，即跑得多了也就明白了，且理解的深。这也就是经验的可贵之处吧。
在这里再总结一下各种单据的日期顺序：
发票>箱单>原产地证明书>商检检验证书>船公司证明>保单>提单>装船通知>受益人证明
提单不得早于L/C规定的最早装运期，也不得晚于L/C规定得最晚装运期。
另外，在制作单据时还需要注意的一点是，有些信用证在附加条款里特别规定每张单据都必须显示本信用证的号码。受益人证明，船公司证明的制作，要原封不动地抄写信用证的证明原句，然后再做必要修改。
海运委托书可以从简，但装运通知一定要严格按照信用证规定，特别是在FOB、CER条件成交的业务中，因为这直接关系到买方及时安排货物保险。如果因为卖方的装运通知内容不清楚或延迟发送（一般在提单日后三天内），由此引起的损失，卖方负责。
上述这些都是我在跟侯恒学习制作单据时，她给我的指点以及自己的体会。说到底，通过这些单据制作，我觉得做外贸业务时需要很大耐心、细心及信心的。为什么这样说呢？首先，外贸业务比较繁杂，要有耐心去接受处理；其次，外贸的每个细节都需要付诸极大的细心，才可以避免多处错，出大错，减少损失；再次，外贸要学的东西很多，遇到的新情况也不计其数，且不大容易预料，这就需要我们有信心去接受这个挑战，敢于学习新的东西，及以学习的心态去克服新情况、新困难。
总而言之，认真细致做工作，不会的不明白的就问懂的人，不断积累经验，这是最重要的。
一 国际商务单证员证书怎么延期
证书有效期三年。参加继续教育培训及考核后，延期四年。
国际商务证书员的专业证书不需要在企业注册或每年审核，需要延续到发证机关进行注册(需要经过一定的培训和审核)。
国际贸易结算凭证(InternationalBusiness凭单)是指根据销售合同和信用证的条款，从事审查、制作各种贸易结算单据和凭证、提交银行办理议付手续或委托银行在国际贸易结算业务中收款的人员。
(1)国际商务单证员资格证书扩展阅读：
申报条件
（一）具有一定的国际商务单证实践经验或已接受过国际商务单证业务培训的从事国际商务单证业务的在职人员。
（二）具有高中以上学历并有志从事国际商务单证工作的求职人员或在校学生。
（三）参加上一年中国对外贸易经济合作企业协会组织的国际商务单证员全国统一考试单科未获得通过的人员。
考试内容
考试方式
考试以闭卷笔试答题方式进行。《国际商务单证基础理论与知识》科目试题为客观性试题，考生应试时用2B铅笔将选定的答案填涂在答题卡上。考生必须按要求正确填涂答题卡，未按规定填涂的不得分。主观题则由考生按试卷要求作答。
考试时间
国际商务单证员考试一年1次，考试时间为每年六月。报名时间一般为每年3月10日-5月20日，考试资格确认同时进行。
考试教材
考试指定教材：全国国际商务单证培训认证考试办公室编印并由中国商务出版社出版的《国际商务单证理论与实务》及《国际商务单证培训认证考试复习指南》。
二 全国际商务单证员 证书
这个证书一点用处都没有，用人单位没有看这个的，据我了解80、90%做单证的没有这个，因内为容i我以前也考过并且前好几年就拿到了这个证书，现在也在从事外贸这方面的工作，没有会看这个更别说有什么权威性了，没有什么价值。如果以后想从事这方面的工作可以尝试一下考个报关、报检员证书这个还有点用处。
三 国际商务单证员的证书含金量如何在国外有用吗
含金量很大，国际商务，尤其是外贸专业人才的需求总量依然供不应求。单证员岗位资格认证也刚刚起步不久，2003年才刚刚开始，今年才开始全国统考。
所以，拥有专业资格证书的人很少，而企业正需要这类有专业技能的人才。此外，国际贸易单证操作技能是每个从事外贸业务工作者必备的基本功，大学生进入外贸、外资企业从事外贸工作，一般都从单证操作员做起，因此，求职前最好先考张单证员证书。
据悉，一家出口额在7000万美元的企业中需单证员12—13名。预计未来5年，我国单证员缺口高达数百万人，他们的薪水也是节节攀升，部分月薪已在3000元以上。
此外，国际贸易单证操作技能是每个从事外贸业务工作者必备的基本功，大学生进入外贸、外资企业从事外贸工作，一般都从单证操作员做起，因此，熟练掌握单证操作技能或者取得一张单证员资格证书是进入外贸企业的必须条件。
四 国际商务单证员考试的证书申请
单证员证书是从业资格证书。同国际货运代理员一样，逐步在全国推行持证上岗制度。证书颁发机构为商务部中国对外贸易经济合作企业协会。证书的有效期暂定为5年，不需要进行年审。
各地负责承办报名、资格审查、组织考试的工作都是由中国外经贸企协审批的考试点负责实施的，资格证书的颁发工作由考试中心统一实施。考试成绩合格的考生，可凭本人身份证向当地考试点领取国际商务单证员资格证书，不再另行向合格考生收取证书工本费。
单证员通常对学历没有硬性要求，但是英语要有一定基础，因为要缮制和处理大量英文单据。应具备国际贸易实务、外贸英语函电等基本知识。此岗位较外贸业务员的工作流程要相对简单些，而且几乎不用出差，工作时间比较固定。但是一定要耐心、细心，一旦出现错误或单据、单单不一致的问题，对将来的结汇和申请出口退税等一系列程序都会有影响。
五 国际贸易单证员证书
一、从事单证员需要国际贸易单证员证书。单证员是指在对外贸易结算业回务中，买卖双方凭借在进出口业答务中应用的单据、证书来处理货物的交付、运输、保险、商检、结汇等工作的人员。单证员的主要工作有审证、制单、审单、交单与归档等—系列业务活动，具有工作量大、涉及面广、时间性强与要求高等特点。
二、国际贸易单证操作技能是每个从事外贸业务工作者必备的基本功，大学生进入外贸、外资企业从事外贸工作，一般都从单证操作员做起，因此，求职前最好先考张单证员证书。
对符合报考条件并经培训认证合格者，颁发 “全国外贸单证员资格证书”。资格证书由发证机构编号、发放，并建立证书查询系统，为用人单位和持证人员提供查询服务。
三、国际商务单证员资格证书不需要到企业注册，也不需要年审，在到有效期前需要到发证机关进行延期注册登记（需要经过一定的培训和考核）。有效期三年。正式办法尚未出台，正在论证阶段，请等待。
六 国际商务单证员的证书管理
国际商务单证员专业证书不需要到企业注册，也不需要年审，在到有效期前需要到发证机关进行延期注册登记（需要经过一定的培训和考核）。
证书有效期三年。参加继续教育培训及考核后，延期四年。
七 国际商务单证员证书到期后怎么办
国际商务单证员证书到期后，就要重新参加培训再考。
1、国际商务单证员资格证书不需要到企业注册，也不需要年审，在到有效期前需要到发证机关进行延期注册登记，需要经过一定的培训和考核，有效期三年。国际商务单证员指在国际贸易结算业务中，根据销售合约和信用证条款从事审核、制作各种贸易结算单据和证书，提交银行办理议付手续或委托银行进行收款等工作的人员。
2、以外贸单证处理为主要工作内容的国际商务单证员是各企业开展外贸业务的基础性人才之一，目前不论是学历教育体系还是职业教育体系中针对该岗位的职业培训较少，现有的少量培训也存在内容单一，覆盖面狭小等问题，大量岗上人员未经过较系统的职业培训，企业也很难招聘到符合业务需要的人员，使得外贸业务风险大大增加。
八 国际商务单证员资格证书与单证员岗位合格证书 是一样的吗
单证员岗位合格证书没听说过，所以估计是一样的
九 关于全国国际商务单证员资格证
绿皮的是初级，红皮的是高级，这个当然是等级越高越好了。单证我以前考的贸易协会的，听说劳动部也可以考这个，我现在自己创业，没用到单证员，但有听说，这个的就业前景也不是很可观，要是能考报关还是考报关吧！