本来希望ERP能够帮助企业提高管理水平,谁料在业务最繁忙的时候ERP却不能很好地被应用。也许有人会坚持用这套系统而导致业务停滞,也许有人会从此彻底放弃这套系统,厦门娜其尔日化有限公司(以下简称娜其尔)的选择却是,先停掉系统,等业务不繁忙的时候再重新梳理――不能由于时间仓促草率上线ERP。
企业管理两头复杂
坐落在厦门市湖里区高崎工业园的娜其尔组建于2003年8月,投资规模1200多万元,是一家集研发、制造和销售为一体的民营科技企业,主要生产并出口专业生产环保型的沐浴礼品组合。从成立之日起,娜其尔始终坚持“质量第一,信誉至上”的原则,为顾客提供优质的服务,产品主要远销欧美市场,深受广大客户的青睐。
从其业务内容可以清楚地看到,娜其尔既属于化工生产行业,又属于外贸行业,兼备两个行业的管理难点。
一方面,作为一个按订单生产的化工生产企业,娜其尔面临生产的产品种类多、物料管理复杂、交货周期短、生产重复性低等多个管理难点。而且和一般的化工生产企业不一样的是,娜其尔的产品包装材料包括有金属、陶瓷、木材、塑料等多个品种,又增加了其管理的难度。
另一方面,作为一个外贸企业,娜其尔的产品要满足不同进口国的不同要求,比如说,要向不同进口国提供不同的第三方资格认证,这需要非常熟悉出口标准的工作人员来处理出口业务。此外,出口产品对产品质量的要求更高,娜其尔需要更加严格地对原材料进行把控。
与此同时,不但因为颜色、气味或者包装不一,产品的名称就不一样,而且由于娜其尔生产的产品100%出口,还会因为出口国的不同,产品名称不一样,更是加大了管理的复杂性。
可见,如果没有一套合适的信息化系统,娜其尔很难高效地管理其业务。为此,在2004年,娜其尔就将ERP建设提上日程,希望能够借此对企业生产经营全过程进行有效控制和跟踪,加强企业物流和制造流程管理,实现生产、采购及账款管理、库存管理、出口管理的完美集成。娜其尔总经理毛文证非常重视此项目,并积极参与其中。
停滞两月后成功
厦门离台湾很近,毛文证非常了解台湾企业的管理先进性,所以就有意让娜其尔向台湾企业学习管理。所以在ERP选型的时候,毛文证重点关注具有台湾软件背景的正航软件。通过多方了解,毛文证最终选择了正航软件专注于中型制造企业的ERP产品――正航T357。
根据化妆品行业生产工序特点,正航软件做到了在每个业务单据之间、业务流程之间形成一个全面、严密的信息网,这种联系确保了业务信息与流程之间的统一,数据内直接和间接的联系使得整个ERP信息流不间断传输于各个部门中的各个流程,保证单据和资料之间的信息递推式的传播和即时获取,提高整个系统的综合运作水平和效率。
但是,实施应用的过程并非一帆风顺。首先遇到的困难是产品编码问题。除了因为化工制造行业本身的编码就复杂以外,还因为娜其尔自身业务的复杂性,大大增加了编码的复杂性:一方面,产品种类太多――同一种产品,包装不一样,产品的编码可能就不一样;另一方面,娜其尔的很多产品是在各个展销会上根据客户的要求而定的,产品多数按单研发生产,产品结构时常变动,物料计算非常复杂。另外,商品标签不同,就算是同一产品,出口不同国家的文字也不一样,比如说,出口加拿大的要用英文和法文,而出口英国的就只有英文就可以了。这些问题困扰娜其尔已久,他们希望借此机会能够获得解决。为此,如何制定有诸多特性的编码规则让ERP项目组头疼不已。正航软件项目小组通过调研了解到情况后,结合正航ERP在两岸的一些化工企业的实施经验,经过几次商讨以后,才提出了比较理想的编码方案――将年度和展销会纳入编码前几位,而产品的特征,如组合情况、颜色等由娜其尔人工介入,按每期情况自定义,纳入编码后几位。
实施100天以后,项目开始并线运行。在正航软件公司的建议下,项目上线之初娜其尔保留了手工做账模式,系统、手工两套账并行。这是确保员工在适应ERP的环境过程中,不因为遗漏单据数据的录入而出错,但这样无形中加大了娜其尔相关员工的工作量。
此时正值娜其尔为了完成欧美客户圣诞节的订单而业务最繁忙的时候,时间非常紧,两条线同时忙碌。相关员工常常要加班加点录入数据,大大加重了他们的负担,而且匆忙之余难以保证数据的准确性。为了不影响业务的正常运行,同时保证ERP的实施效果,不因为业务繁忙而导致导入的数据不准确,降低员工对ERP的信心,毛文证决定暂停ERP的实施,还是采用手工方式处理业务。
也许很多人认为,娜其尔的ERP项目可能会就此失败。然而,事实却远非如此。过了那个业务繁忙的季节,毛文证重新将ERP项目提上日程,将原来所遇到的问题进行重新梳理。第二次启动,前期的积累并没有白费,有了第一次的经验,企业更有经验,同时更清楚自身的需求,因此,实施起来反而事半功倍,很快即宣告上线成功。
走进发展快车道
功夫不负有心人。次年初,停滞近两个月的正航ERP终于开始正式应用,而且给娜其尔的管理提升提供了非常大的帮助。毛文证总结了以下几点:
首先,系统为娜其尔的信息保存和维护提供了一个很好的平台,使得管理更加规范。系统使得娜其尔的内部流程和人员责任得到固化。这样,毛文证不用像很多企业那样担心熟悉业务的业务人员离职后找不到经验丰富的继任者了,新的员工借助固化在系统中的流程就能快速适应新的工作。
其次,借助系统的应用,娜其尔的业务信息提取、汇总和分析变得更加容易和准确,大大提高了整个公司的工作效率,并降低了整体的人力资源成本。
再次,系统清晰地记录了娜其尔的历史交易信息,帮助娜其尔更好地维护客户。值得一提的是,系统能够提供针对不同客户的产品历史报价,销售人员在报价的时候就有据可依了。此外,前文提到的各个国家不同的进口标准在系统中会有详细的记录,产品出口时相关人员只要查看这些记录就可以了,再也不用担心会忽略哪个进口国的要求。
最后,系统详细记录了进销存等各种数据,使得娜其尔的无形资产得到了保护。以前娜其尔的这些数据主要通过Excel文档来保存,很容易被人删除,存在很大的隐患。毛文证说,曾经有个公司的一位员工在离职的时候与管理人员发生冲突,离开前有意篡改了保存在Excel文档中的库存信息。事后,这家公司只好重新盘点库存。这种事情很难避免,而系统中的数据却不是一般人都有权限来处理的,而且即使删除了,还有备份。
这些,都使得快速发展的娜其尔大大减少了后顾之忧,在快速发展的同时保持稳健的步伐。至此,正航携手娜其尔的发展快车也将沿着化工行业信息化车道驶向未来。