书信由笺文及封文两部分构成。
笺文即写在信笺上的文字，也就是寄信人对收信人的招呼、问候、对话、祝颂等等。笺文是书信内容的主体，书信的繁简、俗雅及至其他方面的风格特征，几乎都由内容主体决定。
封文即写在信封上的文字，也就是收信人的地址、姓名和寄信人的地址、姓名等等。封文是写给邮递人员看的，使邮递人员知道信从哪里来，寄往哪里去；万一投递找不到收信人，还能将信退给寄信人。完整的书信应该是笺文封文俱全，并且将笺文装入写好封文的信封内，然后将口封好付寄的。
书信的分类与格式
书信分为一般书信和专用书信两大类。一般书信主要有家庭成员之间的家书类书信，朋友和同事之间的问候类书信、请托类书信、规劝类书信、借贷类书信、庆贺类书信等。这类书信多用于个人和个人之间。专用书信主要有表扬信、感谢信、邀请信等。这类书信多用于单位与人、单位与单位之间。
一般书信由信封和信瓤两部分组成。信封是显示于外的东西，信瓤则是信的正文。
（一）信封的书写格式
信封分为竖式信封与横式信封两种。现在所通用的则是横式信封。
信封上应准确填写下列内容：
邮政编码 中国国内，除台湾省外，已经开始使用统一的邮政编码。邮政编码是由阿拉伯数字组成，用来表示邮局和它的投递区域的专用代号。目前的邮政编码由6位数字组成。例如吉林省长春市第五中学的邮编是130061。书写邮政编码时要注意，信封正面左上方空格内应填写收信人所在地邮政编码，而右下方的空格则是发信人所在地的邮政编码。
收信人的详细地址 寄往城市家庭的，要具体写上收信人所在的省（市、自治区）、市（县）、城区、路、街（弄）和门牌号码，如果是高层建筑，还应写上室号。寄往农村家庭的，则要写出省、县、乡、村甚至街。寄往收信人工作单位的，不仅要写上收信人详细地址，还应写明单位全称和具体部门。书写地址时，可在一行内写完，也可分两行写出。在大地名和小地名、地名和号码之间，都应空开一个字的位置。
收信人姓名 姓名要写完，不能省略。常见的错误写法如：“老王”、“小杨”、“董事长”。在收信人姓名后面空两个字的距离，写上“同志”、“先生”、“**”等字样，也可以不写。千万注意的是，信封上不要使用写信人对收信人的亲属称谓，这是因为信封主要是给投递员看的，如写上“×××伯父收”、“××爷爷收”等就有可能引起投递员的不悦。
寄信人的地址和姓名 寄信人的地址和姓名必须写在信封上，因为当由于某种原因这封信不能寄达收信人时，邮局必须以此点信息退还所寄信件。“本市王寄”、“内详”之类做法绝不可取。
上述情况，主要针对邮政信件。如是托人捎带的信件，则应该在信封上方偏左的地方，视具体情况，写上“请交”、“面交”、“烦交”等字样。如捎信人熟悉收信人的地址，则不必写出收信人的地址。写信人的地址一般也省略，只写“××托”、“×××拜托”即可。有时，为了表示对捎信人的尊重与信任，或信件的内容一般，不涉及公私秘密者，信封以不封口为好。
（二）信瓤的书写格式
信瓤是书信的内页，一般分为开头、正文、结尾、署名、附信等几部分。
1.开头。开头写收信人的称呼，要单独成行，顶格书写，表示尊重和礼貌。称呼之后加上冒号，以示领起下文。
平时对收信人如何称呼，信上也如何称呼。写给长辈的，按长辈称呼，如“祖父”、“伯父”、“伯母”等；写给平辈的，比自己年长的称“哥哥”、“姐姐”等，比自己年幼的，称“弟弟”、“妹妹”等，也可以直接称呼名字；写给晚辈的，可以直接写名字。
2. 正文。这是信的主要部分。寄信人要向收信人询问、回答，叙述的内容，都在这里表述。
正文要另起一行，空两格写起，转行时顶格。根据内容可适当分段，它包括以下几个方面内容：
（1）单独成行，空两格写起。向收信人表示问候。
（2）另起一段，空两格写起。说明何时收到对方来信，表示谢意；或者询问对方情况，表示关怀。总之，应首先谈对方的事情。
（3）谈自己的事情。每一件事都要分段写，使对方一目了然。回答对方的问题要有针对性，有的放矢。
（4） 可写有何希望、要求或希望再联系的事项。
3．结尾。一般是写表示祝愿或敬意的话。普通的信多用“祝你健康”
、“此致”、“敬礼”之类的话。祝愿的话可因人、因具体情况选择适当的词，不要乱用。
结尾的习惯写法有两种：
（1） 在写完正文之后，紧接着写“此致”，另起一行顶格或空两格写“敬礼”。
（2） 不写“此致”，只是另起一行空两格，写“敬礼”、“健康”、“安好”等词。一定要另起一行空两格，不得尾缀在正文之后。也可以在正文结尾下另起一行写“祝你”、“敬祝”，再空两格写上“安好”、“健康”等。
4.署名。是书信的最后一行，署上写信人的姓名。署名应写在正文结尾的右方空半行的地方。如果是写给熟识的亲属、朋友的，可加上自己的称呼，如第、妹等。后边写名字，不必写姓。如是写给组织的信，一定要把姓与名全部写上。名字后边，或在名字的下一行右下方，写上发信的年、月、日，以便于收信人查考。
5.附言。有四种情况：
（1）附告详细地址。初次通信或写信人的地址有变动，应把通讯处或详细地址通知对方。
（2）托带问候的话。如“请代问婶子好”。有的是别人托写信人代向收信人问候，如“姐姐附笔问安”。
（3）附件说明。信中附有照片、票据等，要加以说明。
（4）附加的话。信写完以后，发现还有内容要补充，可以加在后面。为醒目起见，常见“另”、“又”或“还有”开头。或先写附加内容，最后注明“又及”或“某某（写信人的名字）又及”作为结束。
写作基本要求
由于书信是人类借助文字交流思想感情、互通信息或联系各种事务的一种方式，因此在撰写书信时，态度要诚恳，意想要鲜明，叙述要清楚，内容要具体，语言要得体，书写要工整。这样才能使实现交际的目的。
书信要用毛笔黑、或蓝色水笔、圆珠笔写。不能用铅笔，以防模糊不清。也不能用红笔写，这会让对方以为是绝交信。信纸要用专门信纸或稿纸。
（1）称呼、问候用语及信中语气、措词要符合写信人的身份。
（2）要考虑收信人的文化水平及经历，使收信人看得懂信。
（3）要抓住重点，力求写的充实、圆满、简短。