1. 背景:
运单是由十位数字组成的， 最后一位是较验位。按照排列组合的原则，理论上DHL的号段是在0000000011------9999999996间循环使用。 每一个国家都在此范围内分了一段号段，因为中国的业务量每年都有很大的增长, 运单的使用量也是逐年递增，分配给中国的号段原来可能2年才循环一次， 但现在已缩短到13个月。在运单的全程管理上，如果任意一环不遵循先进先出的原则, 就会造成运单的重号。 重号会给快件的查询、收款、转运时间和服务质量等方面带来影响。为了避免运单重号现象的发生, 并遵循全球运单管理指南， 我们特制定中外运敦豪国际航空快件有限公司运单管理办法,，以有效避免重号运单的发生。
2. 涉及部门:
采购部, 作业部, 销售部, 客户服务部
3. 运单管理
3.1 中国目前号段（见附件）
3.2 预测: 各分公司以服务中心为单位遵从采购部的要求, 对运单做出年度用量预测。 预测应考虑到淡旺季， 业务增长， 适当的库存等要素。原则上要求预测要准确， 减少浪费。 采购部将汇总的运单需求以最近12个月的实际使用量及下一年度业务增长的预测对分公司申报的数据进行评审，评审批准后，提交给亚太区，安排统一的生产和配送。
3.3 国际运输及仓储管理： 采购部与亚太区采购部及时沟通，确保运单在正确的时间以正确的数量到达中国的物料库。并保存每一批到货运单号码分配表（纸质的和电子版本的），以季度为单位发给作业部， 销售部，客户服务部；中国物料库中， 运单要遵循先进先出的管理原则；每半年中国物料库要进行盘库一次，采购部要系统保留盘库记录，出现较大差异时要及时通知相关部门以采取必要的措施。通过检查在库运单的外包装箱和运单本身，判断运单的有效性，参见附图。所有超过13个月的运单都要及时销毁。（此周期随采购部指示做相应的调整）
3.4 征订：各分公司以分公司为单位每月向采购部申购运单。每次申购的运单数量以最多不超过两个月的用量为标准。采购部收到申请后，会根据各分公司的上月库存和最近三个月的领用量判定当月申请量是否合理，之后由中国物料库安排国内运输运送到分公司指定的地点。 采购部要记录每个分公司领用的运单的起止号码和有效期，以备后查。
3.5 分公司运单库存管理：各分公司要遵循先进先出的管理原则。每季度， 各分公司物料协调员要盘库一次， 通过检查在库运单的外包装箱和运单本身，判断运单的有效性，参见附图。所有超过13个月的运单都要及时销毁。 在作业部的服务审记中，在库运单有效性将是审记的内容之一， 记入服务审记的最终得分。
3.6 运单的领用：各路区的派送员，前台人员及销售人员每次领用运单时要核实运单的有效性，并根据客户的发件量，提供合理数量的运单。
3.7 客户端运单管理：
3.7.1 销售人员在客户拜访时，要与客户沟通我们运单的管理办法，提醒客户在使用运单前要检查运单的有效性，避免重号现象的发生。
3.7.2 根据采购部提供的运单分发记录，销售部要阶段性地撰写客户沟通信，提醒客户检查存储运单的有效性。
3.8 代理端运单的管理：
3.8.1 正常情况下，代理每月申领一次包装物料；代理需填写《包装物料领用申请表》，申请表需有代理负责人签字并加盖公章；代理专员严格按照公司有关规定检查申领手续，并给予及时确认；将填写完整的《包装物料领用申请表》提供给包装物料发放人员，并督促其按时发放。
3.8.2 各分公司物料协调员要记录代理领用的运单的起止号码及有效期，以备后查；并与代理沟通我们运单的管理办法，监督代理在使用运单时遵从先进先出的原则。
3.8.3 代理交件时，接收人员要对代理交接的快件使用的运单进行10%抽查，以检查运单的有效性，如果发现有过期运单，要求代理及时更换。通过PC-DOC系统，作业部要每月对代理交接的快件进行10%抽查，并将抽查结果记录在案，此项纪录在 服务审记中将做为检查的一项内容，记入最终得分。
4．运单监控：
4.1客户服务部：根据客户的反馈信息收集相关的数据并定期提交给采购部和作业部。
4.2 作业部：如果运单是在7天内被重复使用，出口系统无法录入，由出口负责录入
的同事将这部分数据记录下来以便进行整合。
4.3 销售部：销售同事从客户渠道得到快件重号的情况可以记录并提交给采购部和作业
部。