物品超过一定范围海关就可以认定是货物，货物需要报关，你可以找家有进出口权的公司代理向海关申报，带上其要求的“1，签章后的《授权代办报关委托书》。2，货物的正式发票或形式发票、装箱清单。3，进出口货物报关单。4，合同（正本、副本、复印件）。5，本通知单。（《邮件报关通知单》）”，然后办理其他验、征、放等手续。合同发票装箱单等可以叫代理公司制造，他们都会的。若忘记里面的详细物品，可以向海关申请提前验视货样（需到海关办一个手续）就清楚了。另，货物退回客户后可直接把货物提回去并不需要交什么费用。
你的这个情况比较复杂的，毕竟传真机不是典型的个人自用物品，你具体咨询报关中心，如果可以按照个人物品来申报的，交20%的税就行了，如果需正式报关的话，你要找专业的外贸公司代理进口了，而且涉及到商检证书等材料，基本上搞不定了。