化妆品连锁总部要随时动态地掌握到连锁分店的库存变化，利用信息技术进行各门店的库存集中管理，即由总部统一管理门店库存。
具体作法是在连锁门店管理系统中，统一保存所有门店的商品库存帐，由总部统一登录各门店的库存帐。当配送单制单完成并确认登帐时，在总部库存帐变更的同时，该配送单所涉及的门店商品库存帐做相应的变更。制单完成的配送单随货同行，送达门店。门店据单验货收货。
若发生货单不一致的差错，则在单据上注明差错内容，并及时在系统内勾对配送单，系统可根据管理需要授权给门店，让门店根据双方签收的配送单差异数及时修正库存，且按实际品种数量收货。该单据的回执联返回总部。
总部在对差错单据核对后，检查门店修正的库存数据准确性，同时修改门店商品库存帐和配送中心商品库存帐。化妆品门店可以通过网络从连锁总部服务器访问查询本门店的库存情况和配送单等信息，也可以通过网络将库存数据下载到门店的计算机上，以便进行有关管理时使用。
总部登记的门店化妆品库存帐是唯一的有效库存数据，不会出现总部与门店在库存帐数据上相互衔接不上的情况。门店签收的配送单回执联是总部登记门店库存的原始凭证，当门店对库存数据出现疑问时可以根据它进行核对。
同时，要求系统支持多计量单位转换，也支持整包装拆零销售的功能。
对于门店向总部的退货及门店之间的货物调拨，其退货单、调拨单的制单、登录均由总部完成，从而保证库存数据准确性和一致性。
对于门店的盘点业务，由门店将其盘点数据录入计算机系统，并上传至总部的主机中，由总部进行库存商品帐的溢缺处理，其处理结果由配送中心下传给门店。
采用总部集中管理各连锁分店库存的好处可以概括为以下几点：
1、门店库存数据的更新是即时的，保证了总部各种业务活动对门店库存数据的实时需求。而传统门店分散管理库存则很难做到这一点。
2、可以保证库存数据的唯一正确性，不致在总部和门店之间引起混乱。
3、可以提高效率，降低成本。减少门店对专职录入人员的需要，减少录入设备数量，使门店能专心于商品实物的管理和销售管理。