管理的标准化是为了连锁企业便于进行自身发展过程中的快速复制。它是包含企业发展战略、流程、服务等贯穿企业全程管理的一项复杂的系统工程,并要有优秀的人才技术支持。这也恰恰构成了企业之间难以复制和效仿的核心竞争力。
明确战略发展目标
现代商业竞争的不断加剧,使得企业必须通过各种手段有效降低经营成本,提高工作效率,增加销售收入,而收入的提高在规模无法迅速扩大的情况下是一种奢望,销售成本的降低在无法提高批量采购的现实中同样不会有太大起色,因此解决方法之一就是不断扩大企业规模。连锁企业之所以成为现代企业的一种发展趋势,就是因为企业通过这种形式可以实现快速有效的扩张和跨地区经营,实现规模效益,提升竞争能力。而仅仅扩大企业规模并非就可以高枕,规模的扩大必然要有相应的管理进行匹配,否则可能会适得其反,能否有效地进行管理的标准化将成为企业连锁发展成败的关键。
要实现标准化管理,首先必须要有一个明确的战略发展目标,而且这个目标必须是惟一的。企业ERP的设计必须以这个目标为核心。战略经营目标主要是在长期利益与短期利益之间寻求平衡,如果过于专注远期战略利益,则就需要承担较长的低赢利期或亏损期,如果过于重视近期赢利状况,则可能会丧失一些未来的发展机会,专注点的不同,不仅影响企业的投资方向,并且同时会影响绩效评估、管理流程、组织机构、商品结构、考核指标及其ERP系统设计。
在制定好总体战略目标之后,接下来就要实施流程、店铺、销售、库存、结算、品类管理和顾客服务的标准化,同时通过现代信息技术手段的应用予以保障。
制定各项工作标准
良好的管理需要有科学规范的业务流程做基础,在连锁企业中,标准化流程是保障企业进行低成本营运的基本原则,是配送中心和采购职能部门大规模高效运作的前提,这与战略目标的惟一化和明确化紧密相关。流程的改造是一个复杂的系统工程,它关系到组织结构、部门岗位职责及其工作习惯甚至部门及个人利益等等,会带来一些阵痛,必然会有一个过程。所以流程一旦确定下来,就不宜频繁变化,多变的流程会导致职责不清和管理混乱以及不必要的资源、时间等浪费。标准化流程需要具备单一、简单、固定的特征,它的前提是店铺标准化。如果店铺都是个性化的,每个店铺的管理就不可能统一,更多地依赖于“人治”而不是“法治”,从而使得管理随意性增强,最终造成没有流程的混乱局面。
店铺标准化即是对战略经营目标中主营业态的选择,无论企业如何扩张,都必须制定自己的主营业态,并且要有标准化的门店,因为连锁的特征之一就是具备可复制性,个性化的门店会造成事实上的单店经营,难以实现真正意义上的连锁管理。
流程的标准化必然需要有标准化的环节,销售与库存管理是其中重要的两个部分。销售标准化是对商品陈列、商品售价、折扣促销等都予以标准化,通过设立专业的部门和专业的岗位人员进行集中管理,而将门店的职能从决策加执行模式转变为单纯的销售执行,这也是高效率低成本经营的基本要求。库存管理标准化的目的是简化库存管理的程序,提高门店的运营效率。前提就是将销售管理与库存管理予以分离,也就是现在已经被越来越多的企业采用的进销分离。因为,对于连锁企业来说,不可能通过单一门店的库存变化来进行市场的预测,真正意义上的库存管理必须由“进”方也就是采购中心负责,以便及时掌握商品的销售状况和趋势,不断调整商品结构,应对市场的变化。而门店主要的职能就是销售,在库存方面的责任仅是实物的临时保管和提供补货信息,在门店流程标准化程度足够高的时候,应该逐步推行自动补货模式,实现流动库存或者零库存,限度地降低库存管理的成本。
物流服务的需求方通过物流服务项目的招标方式进行业务外包,将使其以较低的成本得到较高质量的物流服务。随着物流市场的进一步规范与发展,进行物流项目招投标将成为物流服务交易的主要形式。
招标准备
按邀请投标人的公开程度划分,招标方式可分为公开性招标和邀请性招标。公开性招标是不限定范围,通过发布招标信息向全社会的企业进行招标;邀请性招标是向特定的某些企业发出邀请进行招标。按照邀请投标人的地域划分,招标方式可分为国内招标和国际招标。
企业进行物流项目招标,目的是为了以较低的成本得到其需要的物流服务。为了使招标得以成功,必须做好招标的每一步工作,主要包括:第一,需求表述。首先需要分析自身的物流服务需求,并明确地表达出来。第二,招标前准备工作,如物流企业资格审查、研究招标方案、制定招标文件、确定招标形式及标的等。第三,公开发布招标公告或书面邀请投标人。第四,出售或派发招标文件。第五,接受投标。第六,进行开标和评标。第七,根据评标结果,结合企业自身需要,选择中标人签订物流服务合同。
招标书的编制对于招标能否成功至关重要。一般情况下,招标书主要涉及企业自身情况和产品生产现状,以及对物流服务各个环节的要求,如货物运输、仓储控制、配送时效等等,有的还可能涉及产品包装和流通加工等环节。大体上说,编制物流项目招标书一般应包括如下几个部分:
1.招标邀请书、投标人须知。
2.招标方的企业介绍和发展历程。
3.招标方具体的物流服务需求,越详细越好。
4.物流服务的详细操作要求、操作流程等。
5.物流服务费用的构成。
6.对投标书的要求和招标组织情况。
7.物流服务招标范围和不在招标范围的说明。
8.计划的招标程序和时间安排。
投标准备
物流项目投标是投标人(即物流企业法人)寻找并选取合适的投标信息,在同意并遵循招标方核定的招标文件的各项规定和要求的前提下,提出自己的投标文件,以期通过竞争为招标方选中的交易过程。
物流项目投标活动具有三大特点:第一,投标人之间的竞争比较直接。招标方在一定的期限内接受各种投标人提出的各种服务方案和报价,并进行比较,势必使投标人之间面临相对直接的竞争。第二,投标人之间的竞争比综合优势。投标人要想被招标方选中,不仅要在物流技术、物流服务方案上具有竞争力,还要在企业资信、应付突发事件等方面具备优势。这样,投标人之间的竞争就体现出高度综合的竞争特点。第三,投标人之间形成价格博弈之势。在招投标过程中,招标方处于主动地位,其目的是以较低的成本获得需求的物流服务。投标人若想在此过程中胜出,除了提供满意的物流服务外,必须充分考虑好定价策略。
物流企业在达成投标意向后,随即着手投标的准备工作,主要包括如下步骤:
1.组织物流项目投标小组。抽调有物流服务经验、有物流方案策划和设计能力的人员组成技术完备的投标小组,并给予充分的人、财、物、时间的方便,举全体员工智慧做好投标工作。
2.收集招标企业的资料,深入了解招标企业的状况,包括成长经历、产品类型和特点、市场状况,掌握招标企业的组织结构和未来企业发展态势。
3.认真研究招标文件,分析招标内容,提出招标文件中的质疑问题,并做好询标工作。分解招标内容,组成解决各个有关内容的工作小组,编制投标文件,确定项目实施的资源、人力以及费用等,进行投资效益分析、可行性研究等。
4.严格按照招标书的时间要求,确定投标活动的时间表,并制订投标工作计划。
投标实施
怎样进行投标工作与企业能否投标成功密切相关。实施投标工作的关键步骤如下:
1.在投标小组的领导和计划下,有步骤、有节奏地按照招标书的要求,参与投标活动。投标小组可召开各种会议,明确目标,做好内部分工,制订详细投标工作计划。
2.仔细分析研究招标书内容。对招标书中不清楚、不明白或有问题的地方,做认真记录。然后有计划地与招标方进行讨论,讨论结果由招标方确认,作为招标过程的支持文件。
3.精心编写投标书。投标文件是投标活动中最核心、最关键的文件,投标书不但是一个完整的物流服务方案,而且是投标方能否中标的依据。
4.将投标书精心装订成册,在指定时间内送到招标方手中。
5.精心准备投标答辩。就招标方可能提出的问题做好回答准备。在答辩会上,进一步展示投标方的合理化建议,以及提高服务质量,降低物流服务成本的措施。
投标书
物流项目投标书是在分析招标企业的概况和物流需求后,做出的向招标方应标的一种表示方法。同时,投标书也是物流企业介绍自己服务能力的机会,对投标的成功与否起着决定性作用。物流项目投标书主要由如下部分组成:
1.总则。表示愿意投标,以本企业拥有的物流资源提供招标方所需的物流服务,以及与招标方共同发展的愿望。
2.本物流企业介绍。对本物流企业发展历程、企业的实力尤其是取得的物流服务的历史业绩向招标方作说明。
3.提出本企业物流服务优势。如具有经验丰富的物流运作团队,能为客户高质量地完成各项物流服务;具有先进的IT技术和物流信息网络技术,高效而实用的物流运作平台,具有足够的物流服务资源,先进的仓储设施和强大的运输网络等等。
4.提出物流服务措施。针对招标方的物流需求,提出实施物流服务的具体办法。
5.根据提供物流服务的种类和数量,结合市场实际,对提供的物流服务给出报价。
物流项目目标实现
招投标结束后,中标的物流企业将与招标方签订物流服务合同,提供招标方所需求的物流服务。为了使物流项目目标得以实现,需要招投标双方充分交换信息、相互信任、共同协作。在物流服务项目进行的过程中,应对服务的每一阶段进行监督,看物流项目每一阶段的目标是否实现,是否满足需求,是否存在有待改进之处。双方应本着共赢的原则,积极理顺沟通渠道,妥善解决出现的问题,这样才能使物流项目的目标得以最终实现。