研究生调档案的流程如下：
1、拟录取
在经历了考研的初试、复试、拟录取公示这三个步骤之后，学校这时候才能够根据学生的情况进行录取的操作，其中档案的调取是比较重要的一个步骤。
2、发布调档函
在进行完拟录取公示之后，学校会向学生发布调档函，这个调档函上面会写明学校收取档案的具体地址还有调档函的有效时间，因为大家都知道档案是一个很特殊的东西，它属于是机密文件，所以大部分的院校会选择将调档函直接邮寄到个人所属的院校。
然后再由院校进行档案的移交，但是这当中也会出现将调档函寄给学生的情况，然后由学生交给档案所属的学校，但其实无论是哪一种情况，在档案移交的时候，都是以学校的形式去进行的，基本上不会出现档案交给学生的情况。
3、移动档案
原学校在接收到调档函之后，会查询学生本人的录取情况，看是否与调档函上的信息确认，这一步确保了档案的真实性，审核完成后，学校再将档案移交给研究生院校，由于档案的机密性，所以运输过程采用的也会是机要渠道，会安排专人专车进行运输。
4、接收档案
通过机要渠道转移到研究生院校的档案也会统一经过审核去审核。因为审核过程的严格把控，所以基本上是不会出现档案的缺失或丢失这种情况，在等学校审核完之后，院校会将档案统一存放，等到学校审核完成之后，就会统一将档案进行存放。
研究生调档函取档案流程
研究生调档分三种情况，需要的材料各不相同，具体如下：
1、未签约应届毕业生：调档函原件；调档函复印件；空白就业协议书；推荐表原件等。
2、已签约应届毕业生：调档函原件；调档函复印件；公司同意解除就业协议的证明公函原件；原公司、毕业生保留的就业协议书等。
3、往届生：调档函原件；调档函复印件；身份证复印件等。
调档函是是调入单位向拟调入人当前所在单位发出的调阅拟调入人个人人事档案的函件。是档案转递的必备文件，档案管理单位之间凭借调档函进行档案调动。
毕业生在毕业后有很多情况需要调档，比如升学考上了研究生，工作过程中考上了公务员和事业单位以及换了工作单位都需要档案的调动。由于档案属于机要性文件，根据规定，任何单位和个人不得私下转递档案，必须凭调档函进行档案的调阅和转递。
研究生介绍：
研究生是国民教育的一种学历，一般由拥有硕士点、博士点的普通高等学校开展，研究生毕业后，也可称研究生，含义为具有研究生学历的人。
研究生分为硕士研究生及博士研究生。按照学位类型的不同，分为学术型研究生及专业型研究生两种。学术型研究生一般是指拥有学术型学位的人员，按学科设立，其以学术研究为导向，偏重理论和研究，培养大学教师和科研机构的研究人员为主。
专业型研究生与学术型学位研究生处于同一层次，是培养具有扎实理论基础，并适应特定行业或职业实际工作需要的应用型高层次专门人才。统招研究生包含全日制研究生和非全日制研究生，是通过硕士研究生和博士研究生统一招生考试或推荐免试、申请考核等方式来进行招生。
研究生调档函取档案流程如下：
1、院校的研究生院（二级学院）上报拟录取名单给院校招生办，由院校招生办统一发出调档函，一般会发到考生报名时所填写在“档案所在地”的地址。
2、考生收到调档含后，如果写的是个人户口所在地，考生收到调档函后需要到当地教育局或劳动局的档案管理部门办理档案调取手续，然后寄回录取院校。
如果写的是工作单位人事处收，调档函就直接发到了单位人事处，考生需要去人事处协助调档，按照单位人事处要求补全各种手续。如果档案寄存在某人才交流中心，考生需要去到人才交流中心自行办理或请人代办（只要办理好委托资料就可以）。
3、考生取到档案后，要原封不动的寄给院校招生办，院校招生办就会根据各种材料进行档案审核工作。如果没有什么问题，就会发出正式录取通知书。
研究生调档及取档注意事项：
1、研究生调档函是院校对复试合格的考生进行进一步考察而调取档案的书面函件通知。档案封存在档案袋里面，考生不能自己拆开，更不能检查里面的东西，必须是相关部门的工作人员来拆封，考生只要把档案袋寄给院校招生办就可以。
2、调档有时间限制，因为学校要收到考生的档案并审查后才会发出录取通知书。所以，考生一定要保证在调档期限内把调档手续全部完成，否则会影响录取及入学手续的办理。